Wijziging abonnementenstructuur

Wijzigingen tellingen in abonnementenstructuur per 15 augustus 2016

Reeleezee voert per 15 augustus een aantal wijzigingen in de abonnementenstructuur van de ondernemersabonnementen door. In dit document worden de wijzigingen tav de abonnementen uitgelegd.

1) Een andere manier van tellen in de administratie abonnementsvormen

In het abonnementen-model van Reeleezee wordt een wijziging doorgevoerd met als doel de abonnementsvormen makkelijker en eenduidiger te maken.

Ter vergelijking: de afgelopen jaren werkten wij met bundels in de Administratie-module die waren gebaseerd op twee criteria:

  1. het aantal mogelijke ‘te boeken’ betalingen, ofwel het aantal maandelijkse afschrijvingen op bankrekening en kas, en op
  2. het aantal maandelijkse boekingen van gescande facturen.

 

Ter illustratie, het oude Administratie-module model bestond uit:

uitleg-adminmodule

Het nieuwe Administratie-model gaat bestaan uit:

uitleg-admin-newmodel

En add-ons:

uitleg-admin-newmodel-addons

Boekingen

Wij hebben besloten om af te stappen van de complexe en afwijkende telling van ‘betalingen’. De nieuwe bundel in de Administratie module zal volledig gebaseerd zijn op aantallen boekingen die in een administratie handmatig of via een webservicekoppeling kunnen worden aangemaakt. Dit kunnen inkoop-, verkoop-, bank&kas – en memoriaalboekingen zijn. In boekhoudkundige termen spreken we hierbij over ‘boekstukken’.

NB. Presentatieboekingen (specifiek type memoriaal boekingen) worden niet geteld.

De basis voor een bundel is het aantal boekingen per kalendermaand. De document- of factuurdatum van een boeking bepaalt in welke kalendermaand de boeking thuishoort en elke boeking die definitief wordt gemaakt, ofwel ‘geboekt’ wordt, telt. Voor de goede orde: dit geldt ook voor een boeking die na het ‘boeken’ wordt verwijderd. De abonnementsvorm, bijvoorbeeld ‘Economy’, bepaalt welke bundel op het moment van het invoeren van de boekingen van toepassing is.

Scans

De telling van het aantal gescande inkoop- en verkoopfacturen zal ook worden aangepast. Alle scans die via de Inbox in een administratie binnenkomen, zullen per scan op het moment van binnenkomst worden geteld, ongeacht de status van de bijbehorende boeking. De datum van ontvangst in de Inbox is dus bepalend en niet meer de boekdatum van de bijbehorende boeking.

Als een scan uit meerdere pagina’s bestaat, zal Reeleezee deze automatisch proberen samen te voegen voordat deze zichtbaar worden in de Inbox. Pagina’s die niet automatisch samengevoegd worden, tellen in eerste instantie als aparte scans. U heeft tot het einde van de lopende abonnementsperiode de tijd om de bij elkaar horende pagina’s handmatig samen te voegen. Hiermee wordt voorkomen dat bijlagen als aparte scans tellen.

De boekingen die voortkomen uit de gescande facturen worden geteld als boeking zoals hierboven beschreven. Alleen definitieve boekingen worden geteld. Ook voor deze boekingen geldt dat de factuurdatum bepalend is voor de kalendermaand waarin deze thuis hoort. Concept boekingen worden buiten beschouwing gelaten.

Een factuur, die naar de Inbox wordt gemaild, resulteert dus in een scan én een boeking. De scan telt mee op het moment van binnenkomst en behoort tot een bundel van scans. De boeking telt pas mee als de status van Concept naar Openstaand (of Betaald bij een 0-factuur) wordt gezet en behoort tot de bundel van boekingen.

Belangrijk: Scans die in een Administratie Free binnen komen (per mail, upload of API) na het bereiken van de grens van uw bundel worden als volgt behandeld:  de extra scans zijn wel zichtbaar in de Inbox maar het boekingsvoorstel zal leeg zijn. De boeking is wel handmatig in te vullen. U krijgt  bij het bereiken van de bundelgrens in een Administratie Free automatisch een e-mail met uitleg.

Bankkoppeling

In het nieuwe model geldt voor alle abonnementsvormen dat een bankkoppeling per bank telt en niet meer per bankrekening. Een Administratie Basic bevat 1 bankkoppeling, dit betreft dan (eventueel) meerdere rekeningen van dezelfde bank. Dit geeft u de mogelijkheid om uw bankrekening bij Knab of ING te splitsen.

In Administratie Free is het niet meer toegestaan om een bankkoppeling te hebben. Betaalde administratie modules kunnen niet naar Free gedowngrade worden als er een actieve bankkoppeling is. Bij het downgraden naar Administratie Free wordt hier uitleg over gegeven.

2) Extra gebruik

Elke abonnementsvorm bevat een bundel die een aantal documenten van een specifieke functionaliteit toestaat: boekingen, scans, AutoCollect facturen, en verkoopfacturen.

In alle betaalde administratie- en factuurabonnementen introduceren wij de mogelijkheid dat u, bij het bereiken van de bundelgrens, extra gebruik per stuk kunt afrekenen. Hiermee hoeft u uw abonnement niet meer met terugwerkende kracht voor een hele maand aan te passen naar een hogere abonnementsvorm (upgraden) terwijl de overschrijding wellicht minimaal is.

De extra documenten en boekingen worden à € 0,75 per stuk afgerekend en verschijnen op de eerstvolgende factuur van de nieuwe abonnementsperiode. Op een abonnementsfactuur van Reeleezee worden naast de abonnementskosten van de komende periode na 15 augustus ook de kosten van extra documenten en boekingen van de voorgaande periode vermeld.

U heeft echter tot het begin van uw nieuwe abonnementsperiode de gelegenheid om uw abonnement alsnog (met terugwerkende kracht over de lopende abonnementsperiode) te upgraden naar een abonnementsvorm met een hogere bundel. In het geval dat u voor de upgrade kiest, vervallen de kosten voor het extra gebruik uiteraard!

N.B. Extra gebruik is niet mogelijk in een Administratie Free en Factuur Free abonnement.

3) Uw verbruik zichtbaar in de administratie

U kunt uw gebruik op ieder moment zien, via de functie Instellingen > Mijn abonnement |Verbruik, waar u de actuele aantallen verkoopfacturen, boekingen, scans en AutoCollect facturen per kalendermaand kunt vinden.

N.B. de pagina ‘Verbruik’ is uitsluitend beschikbaar in Reeleezee Mobile. Uw abonnementsgegevens worden vermeld op de pagina ‘Abonnementsgegevens’. Op deze pagina is het ook mogelijk uw abonnement aan te passen.

4) Berichten over extra gebruik

Bij het bereiken van een bundelgrens ontvangt u direct bericht in de vorm van pop-ups en e-mails.

U ontvangt bij het bereiken van een bundelgrens direct een e-mail, op hetzelfde e-mailadres waar ook de Reeleezee factuur naar toe wordt gestuurd. Deze e-mails worden bij ieder type extra gebruik verstuurd en kunnen dus verkoopfacturen, boekingen, scans of AutoCollect facturen betreffen.

Tenslotte ontvangt u als er sprake is van extra gebruik,  2 werkdagen voor het begin van uw nieuwe abonnementsperiode, een e-mail met daarin vermeld van welke bundels het maximale aantal is overschreden.

Ten Slotte

Het nieuwe abonnementenmodel komt beschikbaar op maandag 15 augustus 2016. U heeft tot 15 november 2016, dus 3 maanden de gelegenheid om zelf de overstap te maken d.m.v. een instelling, die u vindt bij Instellingen > Mijn abonnement in Reelezee Mobile en NG. De overstap kan eenmalig ingesteld worden en is niet omkeerbaar. De nieuwe abonnementenstructuur wordt dan per eerstvolgende abonnementsperiode actief.

Indien u niets doet, zal uw abonnement automatisch per 15 november a.s. naar het nieuwe model worden omgezet.