Reeleezee Scan en Boek

Reeleezee Scan en Boek is de enige zelflerende accounting-oplossing op de markt.

Bovendien is het de eerste oplossing die gebruik maakt van een unieke Inboxfunctie. Inkoopbonnen, verkoopbonnen of verkoopfacturen scant u direct naar uw administratie, zonder daarvoor software te moeten installeren. Nog makkelijker is de Inboxfunctie. Deze ontvangt een gescand document of digitale factuur van een leverancier (in JPG-, PDF- of TIFF-formaat) per e-mail en zet deze automatisch klaar voor verwerking in uw administratie.

Scan en Boek is geïntegreerd in zowel Reeleezee Administratie voor ondernemers, als Reeleeezee Accounting en Reeleezee Accountancy Portal voor accountants- en administratiekantoren.

De zeven voordelen van Scan en Boek

Reeleezee versus de rest
Zelflerend door 'Wisdom of the crowd'

Reeleezee bereikt al meer dan 85% herkenning. Dit percentage groeit maandelijks omdat de Scan en Boek-functie steeds verbeterd wordt door zogenaamde ‘Wisdom of the Crowd’.

Wat is Wisdom of the Crowd?
Een factuur wordt dan gespiegeld aan voorgaande facturen – en dat zijn er ruim 80.000 per maand. Iedere afwijking in een nieuw document wordt herkend en vergeleken met al deze facturen (de Crowd). Denk aan KvK-nummers, IBAN- en BIC-gegevens, btw-nummers en -percentages en leveranciersgegevens. Dit levert een ‘big data’-database op waar alle nieuwe gescande facturen op hun beurt weer van ‘leren’. Zo wordt het systeem steeds nauwkeuriger en steeds beter herkende boekingsvoorstellen maken. Een bijkomend voordeel is dat spookfacturen eerder worden herkend en onderschept.

U hoeft vanaf nu niets meer handmatig in te voeren en dat elimineert de kans op fouten.

Snelheid

Er zijn grote verschillen in de verwerkingstijd van facturen per leverancier. Bij leveranciers die boekingsvoorstellen uitbesteden naar lagelonenlanden duurt de beschikbaarheid ervan vaak 1 tot 2 dagen. Reeleezee Scan en Boek levert uw boekingsvoorstellen binnen twee minuten af, real-time dus. Deze snelheid vergroot de mogelijkheden waarop u de Scan en Boek-oplossing in werkprocessen kunt opnemen. Bij het genereren van boekingsvoorstellen, kan binnen 2 minuten na het scannen van een serie facturen, gestart worden met de verwerking ervan.

Meerdere facturen in één bestand

Grotere kopieer- en scanapparaten zijn in staat een stapel facturen te scannen en te versturen per e-mail. Meestal worden deze verstuurd in een PDF-bestand waarin alle scans zijn verzameld. Reeleezee speelt daar op in en verwerkt automatisch zowel bestanden met één scan als met meerdere scans.

Als uw scanner of multifunctional beschikt over een sheetfeeder, kunt u meerdere facturen van verschillende leveranciers tegelijkertijd scannen. Uw scanner zal hier doorgaans één (PDF) bestand van maken. Reeleezee Scan&Boek kan hier prima mee overweg en zal het aangeleverde bestand automatisch terugbrengen tot de individuele facturen en boekingsvoorstellen. Als een factuur bestaat uit meerdere pagina’s zoals de bekende bijlagen van de telecomleveranciers, zal Scan&Boek deze pagina’s automatisch tot één boekingsvoorstel samenvoegen. Al deze handelingen vinden in realtime plaats en binnen twee minuten heeft u alle boekingsvoorstellen beschikbaar.

Facturen met meerdere pagina’s

Sommige leveranciers (zoals telecom- en leasemaatschappijen) sturen facturen die bestaan uit meerdere pagina’s. Reeleezee herkent het verschil tussen de factuur zelf (waarop het boekingsvoorstel wordt gegenereerd) en de bijlagen met kostenspecificaties van de factuur en voegt deze samen.

Reeleezee biedt zowel de mogelijkheid om handmatig pagina’s samen te voegen tot een bron-document en de optie om een pagina als bijlage aan te merken waardoor deze niet zal worden gebruikt voor het genereren van het boekingsvoorstel.

Boekingsvoorstel uitgesplitst per btw-categorie

Als een factuur producten of diensten bevat die tot verschillende btw-categorieën behoren, herkent Reeleezee automatisch de verschillende btw-totalen per categorie en boekt deze op verschillende voorkeur-grootboekrekeningen per leverancier.

Opbouwen en actualiseren van het leveranciersbestand

Reeleezee herkent een leverancier onder andere op basis van het KvK- nummer en IBAN- of btw-nummer dat op de factuur is vermeld. Als een leverancier nog niet bekend is in de administratie worden de gegevens automatisch toegevoegd als onderdeel van de ‘big-data’ leveranciersgegevens die Reeleezee beheert. Deze gegevens worden constant aangevuld door koppelingen met btw-bestanden en KvK- en bankgegevens. Zo kan zelfs in een lege administratie heel snel een actueel leveranciersbestand opgebouwd en bijgehouden worden.

Volautomatisch boeken

Reeleezee biedt een optie om automatisch te boeken per leverancier, mits de boeking aan een aantal criteria voldoet. Ook deze automatische boekingen komen voor in het overzicht van boekingen, voordat de gehele batch in de administratie zal worden geboekt.

Minder boekhouden, meer ondernemen

Bankkoppeling - Vergeet handmatige import van uw bankafschriften. Onze bankkoppeling doet voortaan al het werk.

Scan & Boek - Verwerk uitgaven met een scan of e-mail in uw administratie. Bevestig alleen het boekingsvoorstel. Klik en klaar.

UBL - Ontvang en verwerk UBL-facturen direct in uw administratie. En verstuur ze automatisch zelf, met een simpel vinkje.

Belastingdienst - Uw aangifte met één muisklik bijgewerkt en verstuurd. Automatisch 100% correct ingevuld. Dus 0% kopzorgen.

Webshops - Met talloze webshopkoppelingen zijn uw inkomsten direct in de administratie verwerkt. Nog minder boekhouden dus.

Accountants - Werk online en (kosten)efficiënt samen met uw accountant. Altijd alles onder controle, altijd actueel.

Boekhouden saai en tijdrovend? Niet met Reeleezee. Onze slimme automatisering maakt het u zo makkelijk mogelijk. U wordt efficiënter en bespaart kosten en tijd... Tijd waarmee u kunt doen wat u hóórt te doen. En dat is ondernemen.

Direct Gratis Starten

Samenwerken gaat verder in de cloud

Met Reeleezee bent u niet alleen in staat de boekhouding, maar ook andere financiële gegevens zoals documenten, aangiften en rapportages veilig en efficient te delen. Eén van de grootste voordelen van online werken is, dat u en uw klant te allen tijde toegang hebben tot dezelfde actuele gegevens.

Samenwerken in de cloud betekent óók samenwerken tussen toepassingen. Een goed voorbeeld is de integratie tussen een webwinkel en een administratie. In de afgelopen jaren zijn er al vele tientallen cloud-koppelingen met Reeleezee-toepassingen ontwikkeld door leveranciers en vormen een geweldige aanvulling op de financiële administratie en accountancy portal.

Deze online samenwerking is doorweven met uitgebreide veiligheidsvoorzieningen en maatregelen om dataverlies te voorkomen en privacy te garanderen. Reeleezee is in bezit van het Zeker-Online keurmerk, de overkoepelende instantie die aanbieders van online administratiepakketten aan de hoogste eisen van cloudveiligheid onderwerpt. Door verdergaande zelfregulering is de cloud een betrouwbaar medium geworden. Maak kennis met onze accountancy dienstverlening door contact op te nemen of een gratis proefperiode te starten. Wilt u meer weten over de tarieven die wij na de proefperiode hanteren? Klik dan op de volgende link.

Onze tarieven bekijken?