Het makkelijkst kunt u inkoopbonnen direct vanuit uw Reeleezee administratie scannen, gebruik makend van uw favoriete browser en zonder software te installeren.
U kunt natuurlijk ook een reeds gescand document of een PDF die u van een leverancier heeft ontvangen in uw Reeleezee administratie inlezen. Daartoe klikt u op 'Uploaden' in uw Inbox.
Achter de schermen
Zodra u een gescand document in uw inbox verschijnt, gaat de Reeleezee software achter de schermen aan de slag. Het formulier wordt zo nodig omgedraaid (als het ondersteboven blijkt te zijn ingevoerd) en gegevens op het formulier worden geanalyseerd. Het systeem zoekt de naam van de leverancier, het KvK-nummer, het bankrekeningnummer en het betalingskenmerk, en natuurlijk ook het totaalbedrag inclusief en exclusief BTW en het BTW-bedrag zelf.
Vervolgens wordt een aantal controles uitgevoerd, bijvoorbeeld of de optelling van totaalbedrag exclusief BTW met het BTW-bedrag tot het correcte totaalbedrag inclusief BTW leidt. Als er een KvK-nummer is herkend, wordt dat nummer opgezocht bij de Kamer van Koophandel om te controleren of de leveranciergegevens correct zijn ingelezen.
Als dit allemaal is gedaan (en dat kan een paar minuten duren), maakt Reeleezee een boekingsbon aan waarin alle aangetroffen informatie al is ingevuld. Klaar voor u om te controleren en vervolgens met één klik te boeken.
Hoe goed is het automatisch gegenereerde boekingsvoorstel?
Vanzelfsprekend streven we naar een hoog slagingspercentage bij het maken van een boekingsvoorstel. We zijn dan ook voortdurend bezig het herkenningssysteem verder te verbeteren, bijvoorbeeld aan de hand van documenten die niet volledig goed zijn herkend.