Startgids: Betalingen verwerken op bankafschriften

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

Alle betalingen die via uw zakelijke rekening gedaan worden zult u in de boekhouding moeten opnemen. Deze betalingen voert u in uw Reeleezee administratie in als afschriftregels. De snelle manier om deze afschriftregels in te voeren is deze te importeren vanuit uw programma voor internetbankieren.

Wanneer u een zakelijke rekening heeft bij de ABN AMRO Bank of Rabobank kunt u een koppeling met Reeleezee maken. Met een actieve koppeling worden de afschriftregels automatisch in uw administratie geplaatst. Voor het aanvragen van een koppeling met de ABN/AMRO bank kunt u contact opnemen met de bank. De koppeling met de Rabobank kunt u zelf activeren. Meer informatie hierover vindt u in de startgids ‘Koppeling Rabobank – Reeleezee activeren’.

Alle geïmporteerde afschriftregels moeten ook verantwoord worden. Dit betekent dat u in uw administratie moet aangeven waarom u een bepaalde betaling ontvangen hebt of waarom u een betaling verricht hebt. Dit verantwoorden doet u door middel van het koppelen van openstaande facturen en boekingsbonnen of het maken van nieuwe bonnen.

1Downloaden van transacties bij de bank

Als u geen koppeling heeft met de ABN/AMRO Bank of Rabobank, kunt u toch op een eenvoudige wijze de afschriftregels in uw Reeleezee administratie importeren. Om te beginnen moet u inloggen in het programma voor internetbankieren en de transacties downloaden. Hoe dat precies werkt verschilt per bank, maar de meeste banken bieden vanuit het transactie overzicht de optie om de transacties op te slaan of te downloaden. Het resultaat is steeds een klein computerbestand. Dit bestand kunt u opslaan op de harde schijf van uw computer. U kunt het vandaar importeren in Reeleezee.

2Bankafschrift bekijken

Het bankbestand dat u op de PC heeft staan kunt u importeren in de map Kas & Bank > Bank imports> Overzicht door op de knop ‘Import’ te drukken.

Er verschijnt nu een venster waarin u gevraagd wordt het bestand te selecteren dat u via internetbankieren heeft gedownload. Klik op de knop ‘Bladeren’ en zoek het bestand op. Selecteer het bestand en klik op ‘Open’. Klik daarna in Reeleezee op de knop ‘Importeren’ om de import te starten.

Zodra het bestand is verwerkt geeft het systeem onder het invoerveld aan hoeveel regels er in het bankbestand staan, hoeveel daarvan er zijn geïmporteerd en wat de status deze regels is. Klik op de knop ‘Terug’ om de dialoog te sluiten.

Let op: Reeleezee zal voor u afschriftregels die u al eerder geïmporteerd heeft niet nogmaals importeren. Dit herkenningssysteem werkt zolang u altijd hetzelfde format bankbestand gebruikt. Gebruikte formats zijn bijvoorbeeld MT940, mut of csv. Als u wisselt van formats zal het ontdubbelings mechanisme niet werken.

De geïmporteerde regels worden automatisch op de maandoverzichten van de bankrekening geplaatst. U vindt deze in dezelfde map Kas & Bank > uw bankrekening > Maandoverzicht.

Tip: Indien u niet de mogelijkheid heeft om afschriftregels te downloaden en te importeren, kunt u ze stuk voor stuk handmatig invoeren met behulp van de knop ‘Nieuw (Nieuwe afschriftregel toevoegen)’. U vult dan datum, omschrijving en bedrag Bij/Af in en drukt op ‘Ok’.

3De afschriftregels boeken

De afschriftregels staan nu in uw administratie en het saldo van de bankrekening is bijgewerkt. Onder de afschriftregels op het overzicht staan nu rode meldingen ‘Nog te boeken’. Dit betekent dat de afschriftregels nu verwerkt moeten worden. U gaat de afschriftregels of betalingen nu stuk voor stuk boeken, ofwel verantwoorden waar ze voor gedaan zijn.

startgids-betalingen-verwerken-op-bankafschriften-3

Door met de muis over de regel heen te bewegen zullen er 2 knoppen verschijnen.
Er kunnen verschijnen ‘Nieuwe boeking’ en ‘Openstaande post’.

startgids-betalingen-verwerken-op-bankafschriften-4

U maakt nu een keuze tussen de beide knoppen.

1) U kiest voor ‘Openstaande post’ als de betaling hoort bij een factuur of bon die al in de administratie aanwezig is. Deze factuur of bon is al eerder ingevoerd en heeft de status ‘Openstaand’.
2) U kiest voor ‘Nieuwe boeking’ als er nog geen factuur of bon in de administratie aanwezig is waar deze betaling bij hoort. U krijgt dan de mogelijkheid om die bon of factuur alsnog in te voeren.

In de volgende punten 4 en 5 worden beide knoppen verder uitgelegd.

Als er een openstaande factuur is waarbij de gegevens overeenkomen met die van de afschriftregel zal de knop ‘Openstaande post’ als eerste met de kleur groen worden weergegeven.

startgids-betalingen-verwerken-op-bankafschriften-5

4Openstaande post

Indien de afschriftregel betrekking heeft op een bon of factuur die al in de administratie aanwezig is, en een groene melding wordt weergegeven, kunt u hierop klikken. De afschriftregel is daarmee meteen verantwoord en de factuur of bon krijgt daarmee de status ‘Betaald’.

Indien er geen groene melding wordt weergegeven, maar u weet dat er wel een openstaande factuur of bon in de administratie aanwezig is, klikt u op de knop ‘Openstaande post’. Er verschijnt een overzicht met openstaande facturen en bonnen, ook wel openstaande posten genoemd, aan de rechterzijde van het scherm.

startgids-betalingen-verwerken-op-bankafschriften-6

De openstaande posten uit een specifieke map zullen getoond worden. Indien u een lijst met alle openstaande posten wilt zien selecteert u bovenin de optie ‘Alle’.

Reeleezee zal voor u de best overeenkomende post al aangevinkt hebben. Indien u de post niet kan vinden kunt u gebruik maken van de ‘Zoeken’ functie linksboven of de ‘Groeperen’ optie rechtsboven in de lijst.

startgids-betalingen-verwerken-op-bankafschriften-7

Na een of meer juiste openstaande post(en) aan te vinken kunt u op de knop ‘Boeken’ drukken, rechtsboven in de lijst. Daarmee koppelt u de geselecteerde openstaande facturen en bonnen aan de betreffende afschriftregel. De afschriftregel is daarmee verantwoord en de factuur of bon krijgt daarmee de status ‘Betaald’.

5Nieuwe boeking

Indien er voor de afschriftregel nog geen openstaande bon of factuur aanwezig is, kunt u deze ter plekke aanmaken. U klikt dan op de knop ‘Nieuwe boeking’. U krijgt aan de rechterzijde het invoerscherm, de zogenaamde boekingsbon, te zien.

startgids-betalingen-verwerken-op-bankafschriften-8

Welke gegevens u hier kunt invoeren wordt uitgelegd in de startgids ‘Werken met boekingsbonnen of dagboeken’ onder punt 3. Na het invoeren van de benodigde gegevens klikt u op de knop ‘Boeken’.

U heeft daarmee de betaling of afschriftregel verantwoord en daarvoor een bon aangemaakt.

startgids-betalingen-verwerken-op-bankafschriften-13

Deze bon krijgt automatisch de status ‘Betaald’ en is terug te vinden in de map waar deze thuis hoort. U kunt deze bon ook vanuit het maandoverzicht van de bank bekijken door onder de afschriftregel erop te klikken. De bon wordt dan aan de rechterzijde van het scherm getoond.

6Deelbetalingen en betalingsverschillen

Bij het afboeken van openstaande facturen kunt u wel eens een betalingsverschil tegenkomen zoals bijvoorbeeld in het geval van een klant die een factuur niet volledig betaald heeft. U hebt dan 2 opties: (1) u laat de factuur openstaan totdat het resterende deel betaald is, of (2) u neemt het verschil voor eigen rekening omdat het zo klein is.

In beide gevallen klikt u op de knop ‘Openstaande post’ en selecteert de openstaande factuur in de lijst. U klikt op ‘Boeken’en krijgt dan een dialoog waar u de keuze kunt maken wat te doen met het verschil.

startgids-betalingen-verwerken-op-bankafschriften-10

Indien u voor optie (1) kiest, klikt u meteen op ‘Ok’. De factuur blijft dan voor het verschil openstaan. Als de klant het verschil betaalt voert u dezelfde handeling uit. Dan zijn er 2 betalingen op een factuur gedaan en heeft de factuur daarmee de status ‘Betaald’ gekregen.

Indien u voor optie (2) kiest klikt u het blok ‘Betaling’ open.Bij ‘Resterend op afschriftregel’ selecteert u de optie ‘Betalingsverschil’.

startgids-betalingen-verwerken-op-bankafschriften-11

Als u daarna op ‘Ok’ drukt zal de afschriftregel volledig verantwoord zijn en de factuur ook volledig als ‘Betaald’ geregistreerd zijn.

Als u met de muis over het stempel op de bon of factuur beweegt zult u zien dat er een ‘Betalingsverschil’ geboekt is. Het betalingsverschil is nu als kosten voor uw bedrijf genomen.

startgids-betalingen-verwerken-op-bankafschriften-12

7Correcties

Mocht u onverhoopt een fout maken bij het boeken van de afschriftregels, dan heeft u een aantal mogelijkheden om het te corrigeren.

1) U kunt de koppeling tussen de afschriftregel en de geselecteerde bon of factuur ongedaan maken. Indien u de afschriftregel met een bestaande openstaande factuur of bon wilde koppelen en u heeft per ongeluk de verkeerde openstaande post gekozen, dan kunt u dit als volgt herstellen. U klikt op het kruisje dat verschijnt wanneer u met uw muis over de verantwoording van de regel beweegt.

startgids-betalingen-verwerken-op-bankafschriften-13

Vervolgens drukt u direct op de knop ‘Loskoppelen’.

startgids-betalingen-verwerken-op-bankafschriften-14

Zowel de afschriftregel en de bon blijven nu bestaan. De bon heeft nu weer de status ‘Openstaand’ gekregen.

2) U kunt de aangemaakte bon verwijderen.
Indien u een nieuwe boeking heeft gemaakt en u wilt deze in zijn geheel verwijderen, dan doet u dat als volgt. U klikt op het kruisje dat verschijnt wanneer u met uw muis over de verantwoording van de regel beweegt. U vinkt de optie ‘Boekingsbon / factuur ook verwijderen’ aan. Vervolgens drukt u op de knop ‘Loskoppelen’.

startgids-betalingen-verwerken-op-bankafschriften-15

3) U kunt een afschriftregel verwijderen.
Als u per ongeluk met de hand een afschriftregel handmatig heeft toegevoegd kunt u deze als volgt verwijderen. U zet een vinkje in het hokje voor de afschriftregel. Vervolgens klikt u op de knop ‘Verwijderen (betalingstransactie)’ rechtsboven in het scherm.

startgids-betalingen-verwerken-op-bankafschriften-16

Let op: als de afschriftregel al geboekt is met een boekingsbon zal de bon hiermee niet verwijderd worden. Deze blijft bestaan en krijgt de status ‘Openstaand’.

4) U kunt een foutief verwijderde afschriftregel weer terugzetten. Als u per ongeluk geïmporteerde afschriftregels heeft verwijderd kunt u deze als volgt weer terug plaatsen. U gaat naar de map Kas & Bank > Bank imports > Overzicht. U klikt de betreffende bankimport in de lijst aan en drukt dan op de knop ‘Opnieuw importeren’. Alleen de missende regels zullen nu opnieuw geïmporteerd worden.

startgids-betalingen-verwerken-op-bankafschriften-17

5) U kunt een geïmporteerd bankbestand verwijderen. U heeft bijvoorbeeld een verkeerd bankbestand geïmporteerd en daardoor staan er veel dubbele afschriftregels in uw administratie. De gehele import ongedaan maken doet u als volgt. U gaat naar de map Kas & Bank > Bank imports > Overzicht. U klikt de betreffende bankimport in de lijst aan en drukt dan op de knop ‘Afschriftregels verwijderen’.