Startgids: controle eindbalans

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

Op de balans in een Reeleezee administratie komt u diverse posten tegen die door Reeleezee automatisch worden aangestuurd vanuit de verschillende dagboeken zoals Inkoop, Verkoop, Bank en Rekening-Courant (RC). Hieronder worden deze balansrekeningen behandeld in volgorde van Reeleezee grootboekrekeningschema 2.0.

Per balansrekening wordt beschreven waar de boekingen vandaan komen en hoe het saldo geanalyseerd en aangepast kan worden.

1 Debiteuren (1200)

Dagboek: Verkoop / Beginbalans
Deze balanspost wordt aangestuurd door het verkoopboek en de beginbalans en vertegenwoordigt het saldo aan openstaande debiteuren, ofwel openstaande verkoopfacturen.

Analyse:
Rapport ‘Totaal openstaande posten per klant’ in map/menu PDF Rapporten > Debiteuren/Klanten.
Het getoonde totaal zou gelijk moeten zijn aan het saldo van de grootboekrekening Debiteuren.N.B. let bij het opvragen van het rapport op de peildatum.
Als het totaal in dit rapport niet gelijk is aan het saldo, controleer dan de balansrekening ‘Betalingen onderweg’. Hier kunnen verkoopfacturen staan die met een incasso-opdracht vanuit Reeleezee zijn geïncasseerd, maar waarvan de betalingen nog niet zijn verwerkt op de bankrekening.
Indien bovenstaande nog geen inzicht geeft in het verschil: vraag rapport ‘Boeking op document’ op in map/menu PDF Rapporten > Financieel en kies bij ‘Type boeking’ voor Memoriaal Boeking. Mogelijk zijn er memoriaalboekingen op de rekening Debiteuren gemaakt. Deze resulteren namelijk niet in openstaande posten en worden niet getoond in het rapport ‘Totaal openstaande posten per klant’.

Aanpassen saldo:
Openstaande debiteuren kunnen worden afgeboekt in de bank met de bijbehorende betaling. Indien de verkoopboekingen dubbel zijn ingevoerd of afgeboekt moeten worden als oninbaar, kunnen ze afgeboekt worden in het dagboek Verrekeningen, te vinden in map/menu Financieel of onder Dagboeken in de accountantsweergave.

N.B. Het advies is om het saldo van de grootboekrekening Debiteuren niet aan te passen via een memoriaalboeking. U creëert daarmee juist een verschil tussen het daadwerkelijke totaal aan openstaande verkoopfacturen en de grootboekrekening Debiteuren.

2 Nog te factureren omzet (1402)

Dagboek: Verkoop
Deze balansrekening wordt gebruikt in het verkoopboek voor transitorische posten: bij alle verkoopboekingen waar de boekdatum voor de factuurdatum ligt. Deze grootboekrekening loopt automatisch op 0 op de factuurdatum.

Analyse:

Rapport ‘Analyse rapport herkomst saldo’ per gewenste peildatum in map/menu PDF Rapporten > Financieel.
Hierop worden alle verkoopboekingen getoond die het saldo veroorzaken.

Aanpassen saldo:
Het saldo loopt automatisch op 0. Indien het echter niet correct is kan de boekdatum van de betreffende verkoopboekingen gewijzigd worden.

3 Vooruit betaalde inkoopfacturen (1403)

Dagboek: Inkoop
Deze balansrekening wordt gebruikt in het inkoopboek voor transitorische posten: bij alle inkoopboekingen waar de betaaldatum (=datum kas- of afschriftregel) voor de factuurdatum ligt. Deze grootboekrekening loopt automatisch op 0 op de factuurdatum.

Analyse:

Rapport ‘Analyse rapport herkomst saldo’ per gewenste peildatum in map/menu PDF Rapporten > Financieel.
Hierop worden alle inkoopboekingen getoond die het saldo veroorzaken.

Aanpassen saldo:
Het saldo loopt automatisch op 0. Indien het echter niet correct is kan de factuurdatum van de betreffende inkoopboekingen of indien van toepassing de datum van de betalingen gewijzigd worden.

4 Nog te boeken uitgaven(1404)

Dagboek: Inkoop
Deze balansrekening wordt gebruikt in het inkoopboek voor transitorische posten: bij alle inkoopboekingen waar de boekdatum later is dan de factuurdatum. Deze grootboekrekening loopt automatisch op 0 op de boekdatum.

Analyse:

Rapport ‘Analyse rapport herkomst saldo’ per gewenste peildatum in map/menu PDF Rapporten > Financieel.
Hierop worden alle inkoopboekingen getoond die het saldo veroorzaken.

Aanpassen saldo:
Het saldo loopt automatisch op 0. Indien het echter niet correct is kan de boekdatum van de betreffende inkoopboekingen gewijzigd worden.

5 Nog te rubriceren uitgaven (2000)

Dagboeken: Bank, Kas, Rekening-Courant, Verrekeningen
Deze balanspost bevat alle ‘nog te boeken’ regels van alle bankrekeningen, kas, Rekening-Courant verhoudingen en Verrekeningen-dagboek met een bedrag AF. Als alle regels zijn geboekt hoort het saldo op deze balansrekening 0 te zijn.

Analyse:
Grootboekkaart in map/menu Financieel > Grootboek: mutaties met bonsoort ‘Ongerubriceerd’.
Klik door naar de boeking. Klik op knop ‘Bon’, ga naar het stempel en klik dit open.
Druk op ‘klik hier om betaling te openen’. U komt direct op de ‘nog te boeken’ regel terecht.

eindbalans2

U kunt ook naar de maandoverzichten van bank, kas, Rekening-Courant en Verrekeningen gaan en filteren op ‘Nog te boeken’.

Aanpassen saldo:
Boek de ‘nog te boeken’ regels of verwijder deze indien niet meer van toepassing.

6 Verrekeningen (2001)

Dagboek: Verrekeningen
Deze tussenrekening wordt gestuurd vanuit het dagboek ‘Verrekeningen’. Dit dagboek fungeert als een verlengstuk van het memoriaal. In dit dagboek kunnen openstaande posten worden afgeboekt: facturen en creditfacturen kunnen met elkaar verrekend worden en facturen kunnen als oninbaar of dubieus worden afgeboekt. Het saldo op deze balansrekening hoort dan ook 0 te zijn.

Analyse:

Grootboekkaart in map/menu Financieel > Grootboek.
Een saldo op de grootboekrekening Verrekeningen wordt veroorzaakt door een onvolledig ingevoerde verrekening. Er mist dus nog een boeking of er staan te veel boekingen in.

Aanpassen saldo:
Ga in map/menu Financieel of onder Dagboeken in de accountantsweergave naar Verrekeningen. Voeg ontbrekende boekingen toe en verwijder de incorrecte boekingen en/of ‘nog te boeken’ regels.

7 Betalingen onderweg (1012)

Dagboek: Inkoop en Verkoop
Deze balansrekening wordt aangestuurd vanuit het inkoop- en verkoopboek en is alleen actief als er vanuit de administratie betalings- en incasso-opdrachten aangemaakt en verstuurd worden naar de bank. Zodra de betalingen in de bank zijn afgeboekt verdwijnt het saldo.

Analyse:

Grootboekkaart in map/menu Financieel > Grootboek: klik door op de mutatie om te zien om welke factuur het gaat.

Aanpassen saldo:

De openstaande verkoop- en inkoppfacturen, waarvan de betaling binnen is, afboeken in de bank.

8 Openstaande posten memoriaal (1014)

Dagboek: Memoriaal
Deze balanspost is een automatische kruispostenrekening die wordt aangestuurd vanuit memoriaalboekingen op grootboekrekeningen van bank, kas en RC. Zodra de openstaande memoriaalboekingen zijn afgeboekt in de bank, kas of Rekening-Courant loopt deze tussenrekening op 0.

Analyse:

Rapport‘Analyse rapport herkomst saldo’ per gewenste peildatum in map/menu PDF Rapporten > Financieel.
In dit rapport worden de openstaande memoriaalboekingen getoond die het lopende saldo op de grootboekrekening ‘Openstaande posten memoriaal’ verklaren.

U kunt ook naar map/menu Financieel > Memoriaal gaan en filteren op de status ‘Openstaand’. Let op dat de peildatum vandaag is. Bekijk de posten die daar getoond worden.
Per boekstuk wordt de gewenste journaalpost getoond. In het stempel wordt in rood bij Betaling verwacht op vermeld welke nog niet in het betreffende bank, kas of RC dagboek is afgeboekt.

eindbalans3

Aanpassen saldo:
Boek de openstaande post af in het betreffende bank, kas of RC dagboek. Ga hiervoor naar het maandoverzicht van het desbetreffende dagboek, activeer rechts bovenin onder de optie Instellingen het filter ‘Toon betalingen onderweg’ en kies hier voor ‘Ja’.

eindbalans4

Klik onder de lichtgrijze regel die nu verschijnt op de groene tekst, daarmee wordt de regel afgeboekt.

Let op: Boekstukken met 2 regels en 2 openstaande posten (2 rode regels in het stempel) kunnen over het algemeen verwijderd worden. Er is hier sprake van ‘zwevende’ boekingen, zeer waarschijnlijk ontstaan door een onvolledige correctie.

9 Resultaat lopend boekjaar (0509)

Op deze balanspost wordt per periode het resultaat automatisch verwerkt.
Het saldo moet met een handmatige boeking een maal per jaar op 0 worden gebracht.

Analyse:
Grootboekkaart in map/menu Financieel > Grootboek met omschrijving ‘Resultaat deze periode’.
Het beginsaldo van een boekjaar hoort op 0 te zijn geboekt.

Aanpassen saldo:
De overboeking van het resultaat naar een kapitaalrekening moet met de hand gedaan worden per boekjaar met een memoriaalboeking.
N.B. Doe dit pas nadat alle andere balans- en winst & verlies posten van het betreffende boekjaar het juiste saldo weergeven.

Om het saldo van ‘Resultaat lopend boekjaar’ over te kunnen boeken moet de grootboekrekening geactiveerd zijn voor memoriaalboekingen in map/menu Instellingen > Map Financieel > Onderhoud grootboekrekeningen.

eindbalans5

Maak een memoriaalboeking in het memoriaal in map/menu Financieel > Memoriaal of ga naar de kolommenbalans in map/menu Financieel > Rapporten > Kolommenbalans en kies met rechtermuisknop voor ‘Boeking maken’.

Als u de boeking heeft gemaakt, kunt u het vinkje bij Toegestane type boeking ‘Memoriaal’ in de instellingen van de grootboekrekening weer uitzetten, zodat er niet per ongeluk op geboekt kan worden.

10 Privé betaalde facturen (0618)

Dagboek: Rekening-Courant verhouding (Privé en RC)
Dit rekening-courant dagboek wordt alleen gebruikt bij een eenmanszaak of v.o.f.
Deze balanspost vertegenwoordigt het saldo aan zakelijke kosten die niet via de zakelijke bank- of kasrekening maar privé zijn betaald. Het saldo moet met een handmatige boeking een maal per jaar op 0 worden gebracht.

Analyse:

Grootboekkaart in map/menu Financieel > Grootboek: klik door op de mutatie om te zien om welke factuur het gaat.
Het beginsaldo van een boekjaar hoort op 0 te zijn geboekt.

Aanpassen saldo:
De overboeking van het saldo naar een kapitaalrekening moet met de hand gedaan worden per boekjaar met een memoriaalboeking. Ga in map/menu Privé en RC of onder Dagboeken naar Privé betaalde facturen. Voeg in het betreffende maandoverzicht een nieuwe regel toe voor het eindsaldo. Maak een nieuwe boeking met als tegenrekening de gewenste kapitaalrekening. Na deze boeking dient het eindsaldo van Privé betaalde facturen op 0 te staan.

11 Crediteuren (1600)

Dagboek: Inkoop / Beginbalans
Deze balanspost wordt aangestuurd door het inkoopboek en vertegenwoordigt het saldo aan openstaande crediteuren, ofwel openstaande inkoopfacturen.

Analyse:

Rapport‘Totaal openstaande posten per leverancier’ in map/menu PDF Rapporten > Crediteuren/Leveranciers.
Het getoonde totaal zou gelijk moeten zijn aan het saldo van de grootboekrekening Crediteuren. N.B. let bij het opvragen van het rapport op de peildatum.
Als het totaal in dit rapport niet gelijk is aan het saldo, controleer dan de balansrekening ‘Betalingen onderweg’. Hier kunnen inkoopfacturen staan die met een betaalopdracht vanuit Reeleezee zijn betaald maar nog niet afgeboekt zijn in de bank.
Indien bovenstaande nog geen inzicht geeft in verschil: vraag rapport ‘Boeking op document’ op in map/menu PDF Rapporten > Financieel en kies bij ‘Type boeking’ voor Memoriaal Boeking. Mogelijk zijn er memoriaalboekingen op de rekening Crediteuren gemaakt. Deze resulteren namelijk niet in openstaande posten en worden niet getoond in het rapport ‘Totaal openstaande posten per leverancier’.

Aanpassen saldo:

Openstaande crediteuren kunnen worden afgeboekt in de bank met de bijbehorende betaling. Indien de inkoopboekingen dubbel zijn ingevoerd of afgeboekt moeten worden als oninbaar kunnen ze afgeboekt worden in het dagboek Verrekeningen, te vinden in de map/menu Financieel of onder Dagboeken in de accountantsweergave.
N.B. Het advies is om het saldo van de grootboekrekening Crediteuren niet aan te passen via een memoriaalboeking. U creëert daarmee juist een verschil tussen het daadwerkelijke totaal aan openstaande inkoopfacturen en de grootboekrekening Crediteuren.

12 Nog te boeken omzet ( 1804)

Dagboek: Verkoop
Deze balansrekening wordt gebruikt in het verkoopboek voor transitorische posten: bij alle verkoopboekingen waar de boekdatum later is dan de factuurdatum. Deze grootboekrekening loopt automatisch op 0 op de boekdatum.

Analyse:
Rapport ‘Analyse rapport herkomst saldo’ per gewenste peildatum in map/menu PDF Rapporten > Financieel.
Hierop worden alle verkoopboekingen getoond die het saldo veroorzaken.

Aanpassen saldo:
Het saldo loopt automatisch op 0. Indien het echter niet correct is kan de boekdatum van de betreffende verkoopboekingen gewijzigd worden.

13 Nog te ontvangen facturen leveranciers (1805)

Dagboek: Inkoop
Deze balansrekening wordt gebruikt in het inkoopboek voor transitorische posten: bij alle inkoopboekingen waar de boekdatum voor de factuurdatum ligt. Deze grootboekrekening loopt automatisch op 0 op de factuurdatum.

Analyse:

Rapport ‘Analyse rapport herkomst saldo’ per gewenste peildatum in map/menu PDF Rapporten > Financieel.
Hierop worden alle inkoopboekingen getoond die het saldo veroorzaken.

Aanpassen saldo:
Het saldo loopt automatisch op 0. Indien het echter niet correct is kan de boekdatum van de betreffende inkoopboekingen gewijzigd worden.

14 Vooruitbetaalde verkoopfacturen (1806)

Dagboek: Verkoop
Deze balansrekening wordt gebruikt in het verkoopboek voor transitorische posten: bij alle verkoopboekingen waar de betaaldatum (=datum kas- of afschriftregel) voor de factuurdatum ligt. Deze grootboekrekening loopt automatisch op 0 op de factuurdatum.

Analyse:

Rapport ‘Analyse rapport herkomst saldo’ per gewenste peildatum in map/menu PDF Rapporten > Financieel.
Hierop worden alle verkoopboekingen getoond die het saldo veroorzaken.

Aanpassen saldo:
Het saldo loopt automatisch op 0.
Indien het echter niet correct is kan de factuurdatum van de betreffende verkoopboekingen of indien van toepassing de datum van de betalingen gewijzigd worden.

15 Nog te rubriceren ontvangsten (2100)

Dagboeken: Bank, Kas, Rekening-Courant, Verrekeningen
Deze balanspost bevat alle ‘nog te boeken’ regels van alle bankrekeningen, kas, Rekening-Courant verhoudingen en Verrekeningen-dagboek met een bedrag BIJ. Als alle regels zijn geboekt hoort het saldo op deze balansrekening 0 te zijn.

Analyse:
Grootboekkaart in map/menu Financieel > Grootboek met bonsoort ‘Ongerubriceerd’.

Klik door naar de boeking. Klik op knop ‘Bon’, ga naar het stempel en klik dit open.
Druk op ‘klik hier om betaling te openen’. U komt direct op de ‘nog te boeken’ regel terecht.

eindbalans7

U kunt ook naar het maandoverzicht van bank, kas, RC en Verrekeningen gaan en filteren op ‘Nog te boeken’.

Aanpassen saldo:
Boek de ‘nog te boeken’ regels of verwijder deze indien niet meer van toepassing.

16 Tegenrekening balansposten (2101)

Dagboek: Beginbalans
Deze balansrekening wordt standaard gebruikt als automatische sluitpost op de beginbalans. Als hier een saldo op staat betekent dat dat de beginbalans nog niet volledig is ingevoerd.
Als de beginbalans volledig is ingevoerd hoort deze balansrekening geen saldo meer te hebben.

Analyse:
Grootboekkaart in map/menu Financieel > Grootboek met omschrijving ‘Openingsbalans’.

Aanpassen saldo:

Ga naar de beginbalans in menu/map Financieel > Grootboek > Beginbalans. Voeg de ontbrekende balansposten toe of verwijder eventueel incorrecte regels. Zodra de bedragen van alle handmatig toegevoegde regels op de beginbalans met elkaar in balans zijn, zal de laatste regel op de rekening Tegenrekening Balansposten’automatisch verdwijnen.