Startgids: eindejaarsverwerking

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

Aan het begin van het nieuwe jaar zult u het afgelopen jaar boekhoudkundig moeten afronden. Voordat u de jaarrekening kunt maken of uw aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting kunt indienen, is er een aantal zaken dat u moet controleren. In Reeleezee hoeft u een jaar niet af te sluiten, voordat u in een nieuw jaar gaat boeken. De gegevens van voorgaande boekjaren zijn namelijk altijd beschikbaar. In deze Startgids laten we zien welke zaken u dient te controleren en wat voor afsluitende boekingen u kunt doen om het boekjaar af te ronden. Wij adviseren om dit in overleg te doen met een accountant of boekhouder.

1 Bedrijfsspecifieke boekingen

Afhankelijk van de bedrijfssituatie kan het zijn dat u aandacht aan de volgende zaken moet besteden;

  1. Het boeken van loonjournaalpost(en) voor personeel dat bij u in dienst is.
  2. Het boeken van afschrijvingen op vaste activa.
  3. Het boeken van btw-privégebruik (over dit onderwerp is een aparte Startgids beschikbaar).
  4. Het boeken van de vennootschapsbelasting bij een BV.

Wij adviseren u om deze boekingen in overleg met een accountant of boekhouder te doen. Op onze website vindt u een overzicht van administratiekantoren in Nederland die werken met Reeleezee. Onze helpdesk zit klaar om u bij te staan.

2 Controle balans

Er is een aantal posten op de balans die gecontroleerd moet worden. De balans vindt u in de map ‘Financieel > Rapporten’.

a) Controleer de banksaldi op de balans.

De eindsaldi van uw bankrekeningen worden vermeld op de balans maar staan ook in de map ‘Kas & Bank’. Klik hiervoor op de bankrekening en dan op ‘Maandoverzicht’. Selecteer de maand ‘december’ van het vorige jaar om het eindsaldo af te lezen. Als de saldi niet overeenkomen met de daadwerkelijke saldi, kan het zijn dat er afschriftregels ontbreken of dubbel in uw administratie zijn ingevoerd.

b) Controleer het saldo op de btw-rekeningen.

Er zou alleen een saldo op grootboekrekening ‘te ontvangen btw op aangifte’, of ‘af te dragen btw op aangifte’ en ‘aansluiting OB-aangifte’ mogen staan. Als er nog een saldo staat op andere btw-rekeningen staan er nog aangiftes op ‘Concept’ in de map Belastingen. Hier moeten alle aangiftes in het boekjaar de status ‘Aangegeven’ of ‘Betaald’ hebben.

c) Controleer of er een saldo staat op ‘Openstaande posten memoriaal’.

‘Openstaande posten memoriaal’ zijn alle interne overboekingen die nog niet volledig verwerkt zijn. Als er een saldo op ‘Openstaande posten memoriaal’ staat, betekent dit er nog openstaande boekingen zijn die via de bonsoorten ‘Bankoverboeking’, ‘Opname/storting’ en ‘RC-overboeking’ zijn ingevoerd. Deze zullen verwerkt moeten worden, of verwijderd als deze boekingen overbodig zijn door bijv. dubbele invoer.

In de map ‘Financieel > tabblad Memoriaal > Overzicht’ vindt u de lijst met memoriaalposten. Selecteer het afgelopen jaar en filter op de status ‘Openstaand’. Als er memoriaalboekingen in dit overzicht staan, zult u deze moeten boeken of verwijderen. Door een boeking te openen kunt u in het stempel zien hoe u deze verder moet verwerken. In het rood wordt weergegeven waar en op welke datum de openstaande post moet worden afgeboekt. In het blauw wordt vermeld op welke rekening de boeking al verwerkt is.

In het bovenstaande voorbeeld ziet u dat er een overboeking is geweest tussen bankrekening 14.60.18.427 en spaarrekening 0226.402.800. Deze boeking is gekoppeld aan het afgeschreven bedrag in de bankrekening, maar nog niet aan het bijgeschreven bedrag in de spaarrekening. U kunt deze boeking verwerken door deze in het maandoverzicht van de spaarrekening te koppelen aan de ‘nog te boeken’ transactie. Als deze transactie daar nog niet is ingevoerd, kunt u onder ‘Instellingen’ het filter ‘Toon betalingen onderweg > Ja’ gebruiken. U ziet een transactie verschijnen, die u kunt bevestigen door op de groene melding te klikken. Daarmee is de interne overboeking volledig verwerkt.

d) Controleer of er een saldo staat op ‘nog te rubriceren ontvangsten’ en ‘nog te rubriceren
uitgaven’.

‘Nog te rubriceren ontvangsten’ en ‘Nog te rubriceren uitgaven’ vertegenwoordigen alle onverwerkte transacties in de bank, kas, of in privé- of rekening courant. Deze bij- of afgeschreven bedragen waaronder in het rood ‘Nog te boeken’ staat, moet u nog verantwoorden.

Om te zien waar die transacties staan, klikt u vanuit de ‘Map Financieel > Rapporten > Balans’ verder naar de grootboekkaart. Het gaat om alle regels die als ‘Ongerubriceerd’ worden weergegeven.

startgids-eindejaarsverwerking-5

Door op een regel te klikken opent de boeking, waar u in de journaalpost kunt zien op welke rekening deze transactie nog verwerkt moet worden.

U kunt via de knop ‘Bon’ het stempel bekijken, met de mogelijkheid om door te klikken naar de betreffende ‘nog te boeken’ transactie op het maandoverzicht van de betreffende bank, kas, of in privé- of rekening courant. U kunt de transactie dan alsnog boeken.

Het kan ook zijn dat de ‘Nog te boeken’ transactie overbodig is. Dan is het mogelijk deze te verwijderen. Vink in het maandoverzicht de transactie aan en klik op ‘Verwijderen > Betalingstransactie verwijderen’.

e) Controleer of er een saldo op ‘Tegenrekening balansposten’ staat.

De beginbalans wordt in Reeleezee eenmalig ingevoerd op de eerste boekdatum van het eerste boekjaar. Als de beginbalans niet compleet is, zal Reeleezee deze automatisch compleet maken door een verschil te boeken op ‘Tegenrekening balansposten’. Als er een saldo op deze rekening aanwezig is, zult u de beginbalans eerst compleet moeten maken. Eventueel kan uw boekhouder u hierbij helpen.

f) Controleer of er een saldo staat op ‘Verrekeningen’.

Verrekeningen wordt gebruikt om openstaande facturen met creditfacturen te verrekenen. Het saldo van deze rekening hoort nul te zijn. Als er wel een saldo op staat kan het zijn dat er een (credit)factuur nog niet verwerkt is. U kunt dit controleren in de map ‘Financieel >Verrekeningen > Maandoverzicht’.

Uitgebreide informatie over de overige posten op uw balans vindt u in de Startgids ‘Controle Balansposten’

3 Privé-opnamen en privé-stortingen

Gebruikers met een eenmanszaak of een vof zullen gedurende het boekjaar privé-opnamen en privéstortingen hebben geboekt. Deze posten moet u aan het begin van het nieuwe boekjaar met een memoriaalboeking weer op ‘0’ zetten. De tegenboeking is meestal een kapitaalrekening.

4 Boeking van het resultaat

Op de winst- en verliesrekening staat een overzicht van de kosten en opbrengsten van uw bedrijf. Onderaan de winst- en verliesrekening staat het uiteindelijke resultaat. Dit resultaat moet overgeboekt worden naar een balansrekening.

Om deze boeking te kunnen maken dient u er eerst voor te zorgen dat u op de rekening ‘Resultaat lopend boekjaar’ kunt boeken;

  1. Ga naar de map ‘Instellingen > map Financieel > onderhoud grootboekrekeningen’.
  2. Zoek de rekening ‘Resultaat lopend boekjaar’ en open deze door er op te klikken.
  3. Zorg ervoor dat bij toegestane type boekingen een vinkje is geplaatst voor ‘Memoriaal’.

U kunt de rekening nu benaderen met een memoriaalboeking, die u kunt maken in de map ‘Financieel > Memoriaal’. Het is gebruikelijk om het resultaat naar een kapitaalrekening te boeken. Doe dit eventueel in overleg met uw boekhouder.

Als u de boeking heeft gedaan, vergeet dan niet om het vinkje voor ‘Memoriaal’ weer weg te halen; zo kan er
niet per ongeluk op geboekt worden.

5 Periode sluiten

Als u er zeker van bent dat het boekjaar compleet en correct is geadministreerd, kunt u de boekingsperiodes sluiten om te voorkomen dat u na de eindcontrole per ongeluk in een onjuiste periode boekt. Wacht met het sluiten van periodes tot uw boekhouder of accountant het jaar ook heeft gecontroleerd en de jaarrekening is gemaakt.

Het afsluiten van de periodes heeft geen boekhoudkundig effect. Het is mogelijk om een gesloten periode weer te openen.

Het afsluiten van een boekingsperiode doet u als volgt:

  1. Klik in uw administratie op de map ‘Financieel’.
  2. Klik op het tabblad ‘Periodes’.
  3. Klik op ‘Overzicht’.
  4. Kies in het overzicht dat verschijnt de gewenste periode.
  5. Geef in dit scherm aan dat u de status van de boekingsperiode wilt veranderen in ‘Sluiten’.
    Klik op ‘OK’. De boekingsperiode is gesloten.