Startgids: Factuur maken en versturen

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

Een factuur is een berichtgeving aan uw klant dat hij u geld moet betalen voor een bewezen dienst. Maar een factuur is ook het bewijs in uw administratie dat u nog geld moet ontvangen van uw klant. Als de klant betaald heeft, dient de factuur als verantwoording voor die ontvangst. Bovendien administreert u met uw factuur ook de BTW die u in rekening brengt. Kortom, uw facturen vormen een belangrijk deel van uw administratie. Door gebruik te maken van ‘Reeleezee Factuur’ maakt u niet alleen snel en eenvoudig uw eigen facturen, u verwerkt ze ook automatisch in uw Reeleezee Administratie. Zo spaart u veel tijd en u voorkomt fouten. In deze startgids wordt uitgelegd hoe u facturen aanmaakt, verstuurt en
administreert met Reeleezee.

Als u de lay-out van uw factuur nog wilt instellen, zie dan de startgids “Opmaak en lay-out van de factuur”.

1 Een factuur maken

In de map Inkomsten > Facturen > Overzicht kunt u direct facturen aanmaken in uw administratie. Die facturen kunt u printen en aan uw klanten sturen net zoals u dat normaal vanuit uw tekstverwerker doet. U kunt ze ook meteen vanuit Reeleezee e-mailen aan uw klanten.

Als u het (lege) facturenoverzicht opent, vindt u rechts een rij knoppen, met daarin de knop ‘Nieuw’.

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-1

Als u rechtstreeks op deze knop klikt, maakt u een nieuwe factuur aan. Als u met uw muis over de knop beweegt zonder te klikken, krijgt u naast de optie ´Nieuw´ de optie ´Credit´. Hiermee kunt u een creditfactuur maken.

2 De klantgegevens invullen

Het lichtblauwe blokje bovenaan de factuur is voor de naam en het adres van de klant. Als u er op klikt verschijnt er een venster waar u de naam- en adresgegevens kunt invoeren.

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-2

De naam van de klant die u invoert wordt samen met de adresgegevens opgeslagen in de map Relaties> Klanten. De volgende keer hoeft u deze niet nog eens in te typen. U kunt deze dan selecteren uit de lijst.

Door buiten het invulvenster op de factuur te klikken, wordt de tekst op de factuur geplaatst.

3 De betreft regel invullen

Op de factuur kunt u de betreft regel invullen. Op deze regel kunt u de algemene informatie over deze factuur kwijt.

4 De eerste factuurregel invullen

De factuur wordt gevuld met de producten of diensten die u aan de klant heeft verkocht. Dat gebeurt door op de factuur steeds een regel in te voeren met de omschrijving van het product of de dienst, het aantal verkochte producten of uren en de prijs.

Klik in de (lege) factuur op de eerste lege regel waar ‘Klik hier om een nieuwe regel toe te voegen’ staat.

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-3

Vul afhankelijk van uw ingestelde factuurlay-out, de gevraagde gegevens in: een omschrijving, eventueel het aantal producten dat u verkocht heeft en de prijs per product. Als u al producten of diensten heeft ingevoerd kunt u deze kiezen uit de lijst of zoeken door een deel van de omschrijving te typen.

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-4

Als u op het pijltje aan de rechterzijde van de regel klikt krijgt u de mogelijkheid om meer specifieke zaken aan te geven.

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-5

U kunt de zojuist ingevoerde gegevens opslaan als standaard product door ‘als product opslaan’ aan te vinken. Daarnaast kunt u een korting op deze factuurregel toepassen.

Als u Reeleezee Administratie gebruikt kunt u ook de boekhoudkundige gegevens van deze factuurregel als grootboekrekening en kostenplaatsen of dimensies zoals afdeling, werknemer en project aanpassen.

Bevestig de invoer van de factuurregel door buiten de factuurregel op de factuur te klikken. Herhaal deze stap vervolgens voor iedere regel op de factuur.

5 De factuur definitief maken

Als uw factuur klaar is kunt u deze definitief maken of ‘Boeken’. Dit doet u door bovenaan het factuurblad op de knop ‘Boeken’ te drukken. Er verschijnt nu een scherm waarin u bij ‘Factuurgegevens’ de ‘Factuurdatum’, ‘Boekingsdatum’, de ‘Betalingstermijn’ en het ‘Factuurnummer’ kunt invullen.

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-6

De factuurdatum is de datum die u aan deze factuur wilt geven. Dit is vaak de dag van vandaag. De boekingsdatum is de datum
waarop u de omzet in de rapporten wil zien. Deze datum is alleen van belang als u ook Reeleezee Administratie gebruikt. Het factuurnummer wordt automatisch ingevuld. U kunt dit desgewenst hier wijzigen.

De opties bij ‘Betaalwijze’ hoeft u niet te gebruiken. Deze opties zijn alleen van toepassing als u Reeleezee Administratie gebruikt en u een opdracht voor automatisch incasseren van deze factuur zou willen versturen naar uw bank.

Onder ‘Boeking betaling’ zet u alleen een vinkje als u geen Reeleezee Administratie heeft en de factuur al meteen betaald wordt. Als de factuur nog niet betaald is, zet u hier geen vinkje.

Klik onderin op de knop ‘Boeken’ om de factuur af te ronden.

6 Afdrukken of mailen

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-7

Door bovenaan het factuurblad op de knop ‘Afdrukken’ te drukken kunt u de factuur direct afdrukken of meteen vanuit Reeleezee per mail versturen aan uw klant. U kunt de factuur ook opslaan als PDF bestand.

Indien u een afdruk wilt maken voor uw eigen (papieren) administratie, dan kunt u uw factuur voorzien van een stempel. Met het aanklikken van ‘Stempel’ en vervolgens ‘Statusstempel mee printen’ wordt de stempel met daarin de betaalstatus afgedrukt op de factuur. Met het aanklikken van ‘Kopie stempel mee printen’ wordt het woord ‘Kopie’ groot op de achtergrond van de factuur geprint.

7 Openstaande factuur

Nadat u een factuur definitief heeft gemaakt, verandert het stempel van ‘Concept’ naar ‘Openstaand’. Als u op de stempel klikt wordt weergegeven wanneer u de factuur heeft afgedrukt of heeft verzonden. Ook ziet u daar het einde van de betalingstermijn vermeld staan.

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-8

8 Betaalde factuur

Als de factuur betaald is kunt u de status naar ‘Betaald’ zetten. Als u geen Reeleezee Administratie gebruikt doet u dat als volgt. U klikt de factuur aan en drukt op de knop ‘Betaal’.

In de dialoog die dan verschijnt, klikt u op het blauwe pijltje naast ‘Boeking betaling’. U vinkt vervolgens de optie ‘Betaling op afschrift plaatsen’ aan. U kunt dan de datum van ontvangst van de betaling invullen.

Als u geen Reeleezee administratie heeft, kiest u bij ‘Afschriftnummer’ voor ‘-‘ . Vervolgens tikt u bij ‘Omschrijving op afschrift’ een korte omschrijving in. Het bedrag onderin kunt u aanpassen als het om een deelbetaling gaat.

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-9