Startgids: Factuurlayout

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

Met Reeleezee Factuur maakt u in een handomdraai de mooiste facturen. Bij de eerste keer inloggen kunt u kiezen tussen verschillende standaard layouts die wij voor u hebben klaar gezet. In deze startgids leest u hoe u de layout van uw keuze vervolgens geheel naar eigen wens kunt aanpassen, net zolang tot u tevreden bent. Bedrijven met meerdere handelsnamen kunnen werken met meerdere layouts tegelijk en indien u eigen briefpapier heeft, kunt u dit uploaden in Reeleezee. De mogelijkheden zijn eindeloos!

1 Instellingen factuur lay-out

De lay-out van een factuur is te vinden in de map Inkomsten > Instellingen inkomsten >Layout documenten. In dat overzicht klikt u onder het kopje ‘Factuur’ op de lay-out waar ‘(standaard)’ achter staat.

Let op: Indien de standaard lay-out ook een systeem lay-out is, kunt u de lay-out niet aanpassen. U kunt dan na het aanklikken van de systeem lay-out via de knop ‘Kopiëren’ een kopie voor eigen gebruik maken.

Als u de lay-out geopend heeft, kunt u de instellingen opvragen met de knop ‘Instellingen’. U krijgt nu een dialoog waar u een aantal zaken kunt instellen. U kunt hier de naam van de lay-out wijzigen en instellen met welke e-mail layout en pakbon u wilt gaan werken. Tevens kunt u via dit scherm het logo en de achtergrond voor op de facturen uploaden. Meer informatie over de achtergrond vindt u in de Startgids Achtergrond Facturen.

startgids-factuurlayout-1

2 Elementen op de factuur

Met behulp van de knop ‘Elementen’ kunt u een lijst met beschikbare onderdelen op de factuur opvragen. Hier kunt u aangeven welke u op de factuur wilt zien.

Let op: als u eerder vrije tekstvelden hebt toegevoegd aan uw factuur dan ziet u deze in de lijst als ‘CustomReportItem’. Hoe u de vrije tekstvelden activeert staat beschreven onder punt 4.

3 Elementen bewerken

startgids-factuurlayout-2

Door een element of veld op de factuur lay-out aan te klikken krijgt u aan de rechterzijde van het scherm een dialoog waar u het kan bewerken.

U kunt de locatie van het element met behulp van centimeters horizontaal (x) en verticaal (y) instellen. Daarnaast kunt u de grootte instellen met ‘Breedte’ en ‘Hoogte’. Ook het lettertype, de lettergrootte, kleur, achtergrondkleur en uitlijning van de tekst is instelbaar. U kunt een tekstveld een kader geven via ‘Rand’.

De uitlijning van de velden kunt met meerdere velden tegelijk instellen. Met de CRTL toets en de muis kunt u meerdere velden tegelijk selecteren. Aan de rechterzijde verschijnen vervolgens extra functies om de velden op een gelijke positie te krijgen, gelijk uit te lijnen en even groot te maken.

4 Vrije tekstvelden en lijnen

Met de knop ‘Voeg toe’ kunt u eigen tekst-onderdelen aan uw factuur toevoegen. U heeft de keuze uit vrij in te voeren teksten of lijnen. Met uw muis kunt u het onderdeel op de gewenste locatie zetten.

Als u een veld wilt verwijderen selecteert u deze met de muis en haalt vervolgens rechts in het scherm het vinkje bij ‘Tonen’ weg.

5 Teksten aanpassen

Om de tekst van een veld aan te passen klikt u rechtsboven het betreffende veld op het wieltje.

Op deze manier kunt u bijvoorbeeld het woord ‘Factuur’ wijzigen naar ‘Declaratie’ en uw bedrijfsgegevens die op de factuur vermeld worden aanpassen.

De enige tekst die u niet op deze manier kunt aanpassen is de tekst in het element ‘Toelichting betaling’. Meer informatie over dit element vindt u onder punt 7.

6 Instellingen factuurregels

startgids-factuurlayout-3

De instellingen van de factuurregels vraagt u op door het wieltje rechtsboven het blok van de factuurregels aan te klikken. U kunt hier aangeven welke kolommen u op de factuur wilt zien. De kolom ‘Omschrijving’ en ‘Bedrag’ zijn verplichte kolommen. Daarnaast kunt u in deze dialoog de opmaak van de factuurregels en de belijning tussen de kolommen instellen.

De breedte van de kolommen stelt u in door met uw muis tussen twee kolomkoppen te gaan staan. Er verschijnt nu een pijltje dat twee kanten op wijst. Als u de linker muisknop ingedrukt houdt, kunt u nu de grens verslepen. Let u er op dat de rechter grens van de meest rechtse kolom binnen het omvattende kader van de factuurregels valt.

7 Toelichting betaling

Op elke factuur kunt u een regel ‘Toelichting betaling’ plaatsen. Hierin vermeldt u bijvoorbeeld ‘Gaarne betalen binnen 30 dagen’. Deze regel kunt u per betaalwijze instellen. Als uw klant zelf betaalt via overschrijving wilt u waarschijnlijk een andere tekst op uw factuur plaatsen dan wanneer u het factuurbedrag incasseert.

Via Map Inkomsten > Instellingen inkomsten > Toelichting betaling kunt u de tekst voor de verschillende betaalwijzen aanpassen. Daarnaast stelt u via Map Relaties > Klanten > Overzicht > Klant XXX > Tab Financieel de voorkeurs-betaalwijze in van uw klanten. Stelt u hier in dat uw klant per automatische incasso betaalt? Dan verschijnt op de facturen in het veld ‘Toelichting betaling’ de tekst die u bij de betaalwijze ‘Automatische incasso’ heeft ingesteld.

8 Lay-out aanpassen

Alle wijzigingen die u later aan de standaard gebruikte lay-out maakt, worden doorgevoerd over alle bestaande facturen ongeacht de status. Indien u alle aangemaakte en verstuurde facturen in de zelfde lay-out wilt bewaren, kunt u beter een nieuwe lay-out maken. U kunt een bestaande lay-out kopiëren en aanpassen. De nieuwe lay-out kunt u door middel van de instelling ‘Standaard layout’ onder de knop ‘Instellingen’ als standaard instellen. Vanaf dat moment wordt de nieuwe layout voor alle nieuw aan te maken facturen gebruikt.

9 Lay-out mail bericht

De lay-out van het e-mailbericht kunt u instellen in de map Inkomsten > Instellingen inkomsten > Layout documenten onder ‘E-mails’. U kunt de bestaande ‘Reeleezee Email’ aanklikken en daar zaken aanpassen. Zodra u de wijzigingen opslaat wordt er automatisch een ‘Kopie van Reeleezee Email (standaard)’voor u aangemaakt. U kunt de naam wijzigen door deze aan te klikken en vervolgens de ‘Instellingen’ op te vragen.

Als u een nieuwe e-mail lay-out maakt, vergeet dan niet deze bij de factuurlayout als de te gebruiken e-mail in te stellen. U kunt dat doen bij de ‘Instellingen’ van de factuur layout, zie punt 1 van deze startgids.

10 Lay-out pakbon

Bij elke bestaande factuur kan via de knop ‘Weergave’ een pakbon worden opgevraagd. De lay-out van de pakbon kunt u instellen op soortgelijke manier als voor de factuur. Voordat u een pakbon kunt gaan gebruiken zult u eerst een eigen lay-out moeten maken en daarop de juiste teksten invoeren.

In de map Inkomsten > Instellingen inkomsten > Layout documenten, vindt u onderin de pakbon. Om een eigen layout te maken klikt u ‘Reeleezee default’ aan en maakt met behulp van de ‘Kopiëren’ knop een kopie die u een eigen naam geeft.

Als de opmaak van de pakbon klaar is, kunt u bij de gebruikte factuur lay-out via de knop ‘Instellingen’ de gewenste lay-out van de pakbon instellen, zie punt 1 van deze startgids.

11 Factuurnummering

Als u voor het eerst met Reeleezee Factuur start kunt u aangeven wat het nummer van de eerste factuur in Reeleezee moet zijn. Daarna zal dit nummer automatisch worden opgehoogd.

De factuurnummering stelt u in de map Instellingen > Algemene Instellingen > Instellingen volgnummers in. Op die pagina kunt u de nummering voor zowel offertes, facturen, proforma facturen als betalingsherinneringen aanpassen.

Bij ‘Factuur’ kunt u een factuurnummer van maximaal 10 cijfers intikken. Indien u wilt dat de eerste factuur het nummer 20120001 krijgt, vult u hier in: 20120000.

startgids-factuurlayout-4

Met het vinkje ‘Alleen unieke nummers toestaan’ voorkomt u dat u facturen per ongeluk hetzelfde nummer geeft.

Het nummer is niet automatisch gerelateerd aan het jaar. Dit betekent dat u in het nieuwe jaar zelf de factuurnummering moet aanpassen als u dat wilt.

12 Betalingstermijn

U kunt een standaard betalingstermijn invoeren voor uw verkoopfacturen in de map Inkomsten > Instellingen Inkomsten > Algemeen. Dit is een standaard betalingstermijn die wordt overgenomen op het moment dat u een nieuwe klant invoert. U kunt deze termijn per klant aanpassen in de map Relaties> Klanten. De betalingstermijn die bij een klant staat ingesteld wordt meegenomen naar de factuur die u voor die klant maakt.

Deze termijn wordt niet automatisch op de factuur vermeld maar is wel van belang voor het bepalen of de klant op tijd betaald. Indien de betalingstermijn overschreden is zal Reeleezee voor u een betalingsherinnering klaarzetten.

startgids-factuurlayout-5

13 BTW inclusief of exclusief

Op dezelfde pagina in de map Inkomsten > Instellingen Inkomsten > Algemeen kunt u instellen of de bedragen die u bij uw producten of diensten en op de factuur invoert, inclusief of exclusief BTW zijn. Bij beide opties rekent Reeleezee automatisch het BTW gedeelte uit. U kunt deze instelling overigens per factuur aanpassen via de knop ‘Opties’.

14 Betalingskenmerk

Op elke factuur kunt u automatisch een betalingskenmerk laten plaatsen. Het kenmerk bestaat uit 4 x 4 cijfers. U kunt in de map Inkomsten > Instellingen Inkomsten > Algemeen bij ‘Instellingen betalingskenmerk’ aangeven hoe u wilt dat het nummer samengesteld wordt.

15 Factuur mailen met UBL bijlage

Als u uw factuur elektronisch verstuurt per mail, wordt de factuur in pdf als bijlage meegestuurd. U kunt daarnaast een UBL bijlage meesturen. Dit is een data bestand in UBL, de Nederlandse standaard voor elektronische facturen. Dit bestand bevat de essentiële gegevens van de factuur. Het bestand kan door verscheidene boekhoudpakketten automatisch worden verwerkt.

Indien u de UBL bijlage niet wilt versturen dan kunt u in de map Inkomsten > Instellingen Inkomsten> Algemeen de optie ‘Zonder UBL-Bijlage’ activeren bij ‘Verzending van facturen en herinneringen per e-mail’.

16 Factuur mailen met leesbevestiging
Als u een factuur per mail verstuurt aan uw klant, kunt u automatisch laten vragen om een leesbevestiging. Indien u dit standaard wilt, kunt u in de map Inkomsten > Instellingen Inkomsten > Algemeen de optie ‘Met leesbevestiging’ activeren bij ‘Verzending van facturen en herinneringen per e-mail’.