Startgids: instellen van de voorraadadministratie

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

Als ondernemer koopt u sommige zaken in met als doel deze te verkopen. Deze goederen zijn uw handel. De inkoop van de dergelijke goederen wordt in uw administratie vaak als ‘voorraad’ verwerkt. U kunt met Reeleezee Voorraad deze voorraad bijhouden. Op het moment dat u inkoopfacturen invoert, wordt de voorraad bijgewerkt. Als de goederen worden verkocht zal Reeleezee de afname van de voorraad automatisch verwerken en boeken als inkoopkosten. Om de voorraadfunctie van Reeleezee te kunnen gebruiken zult u eerst een aantal zaken moeten instellen. In deze startgids wordt uitgelegd om welke instellingen het gaat.

1 Methode waardering voorraad

Om te beginnen stelt u in hoe de voorraad gewaardeerd moet worden. Dit stelt u in, in de map Instellingen > Algemene Instellingen > Instellingen boekhouding.

startgids-instellen-van-de-voorraadadministratie-1

Bij ‘Methode voor waardering van voorraad’ kunt u een keuze maken uit 5 methodes: ‘Alleen tellen’, ‘Vaste verrekenprijs’, Fifo (First in First out), Lifo (Last in, first out) en GIP (Gemiddelde inkooppprijs). Indien u van uw voorraadproducten alleen de aantallen wilt bijhouden kiest u voor ‘Alleen tellen’. Indien u naast de aantallen ook de waarde van de voorraad in uw financiële overzichten wilt zien, kiest u voor een van de overige opties. We adviseren u om met uw accountant of een financieel adviseur te overleggen over de voorraadwaardering. De keuze die u maakt is definitief; u kunt deze naderhand niet meer wijzigen.

2 Prijzen met of zonder BTW

Voor uw administratie moet u bepalen hoe u de inkoop- en verkoopprijzen van uw producten gaat invoeren of ingevoerd heeft: inclusief of exclusief BTW. In de map Instellingen > Algemene Instellingen >Instellingen Boekhouding vindt u deze instelling terug. Het is uiteraard van belang dat de productprijzen hierbij aansluiten.

startgids-instellen-van-de-voorraadadministratie-2

3 Grootboekrekeningen activeren

Om bij de producten de juiste grootboekrekeningen voor de voorraad en de inkopen in te kunnen stellen, moet er een aantal grootboekrekeningen geactiveerd worden. Dit doet u in de map Instellingen > Map Financieel > Onderhoud grootboekrekeningen.

Alle grootboekrekeningen waarop u de voorraad, de inkoopkosten en de prijsverschillen wilt bijhouden, zult u een voor een moeten controleren en eventueel aanpassen. In het standaard rekeningschema van Reeleezee vindt u bij de activa de voorraad-rekeningen onder ‘110 – Voorraden (ACT)’. De inkooprekeningen staan bij de kosten onder ‘700-Inkoopwaarde (KST’). De grootboekrekening voor prijsverschillen bij inkoop staat onderin dat rijtje. Mocht die laatste er niet zijn, dan kunt u deze toevoegen door met de rechtermuisknop op een andere inkooprekening te klikken en dan te kiezen voor ‘Regel kopiëren’.

Bij alle inkooprekeningen vinkt u in het tabblad ‘Algemeen’, bij ‘Gebruik’ de optie ‘Voorraad’ aan. Daarna slaat u de wijziging op.

Bij alle voorraadrekeningen vinkt u in het tabblad ‘Algemeen’ bij ‘Toegestane type boekingen’ de optie ‘Kosten & Inkoop’ aan. Bij ‘Gebruik’ vinkt u ook ‘Voorraad’ aan. Het activeren van de optie ‘Voorraad’ is belangrijk voor alle inkoop- en voorraad rekeningen die u voor uw voorraadadministratie wilt gebruiken.

startgids-instellen-van-de-voorraadadministratie-3

Bij de voorraad-rekeningen moet er nog wat meer gebeuren. In het tabblad ‘Bonsoorten’ zult u moeten controleren of de voorraad-rekeningen beschikbaar zijn gemaakt op een bonsoort zodat u straks uw inkoopfacturen kunt gaan invoeren. In het tabblad ‘Bonsoorten’ wordt aan de linkerzijde weergegeven onder welke documentsoort u deze grootboekrekening kunt benaderen. Ziet u daar ‘Inkopen/voorraad’ of een andere kostensoort staan? Dan hoeft u hier verder niets meer te doen.

Als aan de linkerzijde alleen maar de optie ‘Nieuw’ wordt getoond, klikt u daarop. Vervolgens kiest u bij ‘Documentsoort’ uit de lijst voor ‘Inkopen/voorraad’ of een van de andere kostensoorten. Daarna klikt u op ‘Opslaan’. U kunt deze grootboekrekening vervolgens benaderen met de door u gekozen bonsoort.

Als u al enige tijd een administratie bij Reeleezee heeft, is het raadzaam om ook in de map Instellingen > Map Financieel > Onderhoud systeemrekeningen te controleren of de systeemrekening ‘Prijsverschillen bij inkoop’ wel gekoppeld is aan een grootboekrekening in deze administratie.

startgids-instellen-van-de-voorraadadministratie-4

Als dit niet zo is, zult u in het rood ‘(Niet gekoppeld)’ zien staan. U kunt dan op de regel klikken en een grootboekrekening kiezen.

U hebt met bovenstaande stappen alle algemene instellingen voor het boeken van de voorraad doorlopen. U kunt nu verder met de producten waarvan u de voorraad wilt gaan bijhouden.

4 Producten instellen

Om de voorraad van uw producten te kunnen invoeren moet er bij die producten een aantal zaken worden ingesteld. Indien de producten nog niet in uw administratie in de map Producten voorkomen, kunt u deze met behulp van een Excel sheet importeren. Dit Excel sheet kunt u downloaden in de map Producten > Overzicht > knop ‘Import’. In dit sheet kunnen alle belangrijke voorraadinstellingen worden ingevuld.

Als de producten al in de administratie staan, kunt u de instellingen hiervan met een import van het eerder genoemde sheet bijwerken. Als u dit wilt doen is het belangrijk dat u de naam en de productcode niet wijzigt, anders zal er een nieuw product worden aangemaakt.

U kunt de instellingen van de producten ook met de hand doorlopen. Dit doet u in de map Producten > Producten > Overzicht. Het gaat om een 3-tal instellingen: prijzen, grootboekrekeningen en voorraadactivering.

Om te beginnen klikt u het tabblad ‘Voorraad’ aan. Hier stelt u dit product in als een Voorraadproduct met het daartoe bestemde vinkje. Verder vult u hier de grootboekrekeningen in voor inkoop en voorraad. Als u gebruik maakt van de waarderingsmethode vaste verrekenprijs vult u deze ook in. Let op: de vaste verrekenprijs moet u altijd exclusief BTW invoeren.

Daarna controleert u of alle prijzen correct zijn ingesteld in het tabblad ‘Prijzen’. Voor de correcte werking van de voorraadfunctie controleert u hier de verkoopprijs en de inkoopprijs. Let goed op of u de prijzen inclusief of exclusief BTW invoert en of de algemene BTW instellingen hierbij aansluiten (zie punt 2 van deze startgids).

Tenslotte controleert u op het tabblad ‘ Productgegevens’ of de grootboekrekening voor de verkoop juist is ingesteld.

startgids-instellen-van-de-voorraadadministratie-5

startgids-instellen-van-de-voorraadadministratie-6

Als alle hierboven genoemde instellingen van de producten goed staan, kunt u de voorraad gaan invoeren. Hiervoor kunt u de Startgids ‘Werken met een voorraadadministratie’ raadplegen.