Startgids: Ontvangen facturen scannen en boeken

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

Met Reeleezee Scan en Boek is het mogelijk om inkoopfacturen digitaal in uw administratie te scannen, uploaden of e-mailen. U heeft dan meteen een digitale kopie van het originele document in uw administratie staan die u altijd kan opvragen en bekijken. De gegevens op de gescande factuur of bon worden uitgelezen en er wordt een boekingsvoorstelin de vorm van een boekingsbon klaar gezet. Het enige wat u dan nog moet doen is deze controleren, eventueel aanpassen of aanvullen en opslaan. Daarmee heeft u gemaakte kosten en de btw verwerkt in uw financiële administratie.

1Een scanner installeren

Om te beginnen sluit u de scanner lokaal aan op de PC, laptop of Mac waarop uw werkt. Indien u de scanner voor de eerste keer aansluit zult u deze met de bijgesloten CD volgens de instructies moeten installeren. Om vanuit Reeleezee te kunnen scannen moet er een TWAIN-driver geïnstalleerd zijn. U kunt gebruik maken van een netwerkscanner als u de TWAIN-driver installeert op de PC, laptop of Mac waarop u in Reeleezee werkt. Als er geen TWAIN-driver aanwezig is, zult u merken dat de scanner niet herkend wordt. U kunt de TWAIN-driver waarschijnlijk op de website van de leverancier van de scanner downloaden.

Indien de scanner correct geïnstalleerd is, kunt u in uw Reeleezee administratie naar de map Inbox > Inbox > Overzicht. De eerste keer dat u wilt gaan scannen, zal u gevraagd worden om de ‘DynamicWebTWAIN’ plugin te installeren. Deze plug-in verzorgt de communicatie tussen uw online Reeleezee administratie en de scanner.

ontvangen-facturen-scannen-en-boeken-1
ontvangen-facturen-scannen-en-boeken-2

Na het installeren van deze plugin kunt u beginnen met het inscannen van een of meerdere facturen.

2Facturen scannen, uploaden en e-mailen

Er zijn drie verschillende methoden om facturen digitaal aan uw Reeleezee Administratie toe te voegen.

1) Scannen Om een factuur te scannen doet u de factuur in de scanner en vervolgens drukt u in uw Reeleezee administratie op de knop ‘Scan’. Indien het besturingssysteem meerdere (eerdere) geïnstalleerde scanners kent, krijgt u de mogelijkheid om te kiezen om welke scanner het gaat. Na uw keuze drukt u op de blauwe knop ‘Scan’. De factuur wordt nu gescand en u krijgt een voortgangsbalk te zien.Zodra deze verdwijnt kunt u de volgende factuur scannen.

ontvangen-facturen-scannen-en-boeken-3

2) Uploaden Als u facturen al digitaal op uw PC, laptop of Mac heeft staan of u heeft ze per e-mail ontvangen dan kunt u die meteen uploaden en boeken in uw administratie. In de Inbox vindt u rechtsboven een knop ‘Uploaden’. U krijgt dan een dialoog waar u kunt bladeren naar het bestand wat lokaal of ergens op het netwerk is opgeslagen. Documenten in zwart/wit en een DPI tussen de 200 en 300 geven het beste resultaat.

ontvangen-facturen-scannen-en-boeken-4

3) Drag & Drop (uploaden) Wanneer u op uw PC, laptop of Mac meerdere digitale facturen heeft staan die u in 1 keer wilt uploaden, dan kunt u deze facturen allemaal selecteren in de map en deze vervolgens slepen (met de linker muisknop vasthouden) naar de Inbox en ze daar vervolgens droppen.

4) E-mailen Ten slotte is het mogelijk om facturen naar een e-mailadres te sturen dat u kunt aanmaken in de map Inbox > Instellingen Inbox. Het is op dit moment uitsluitend mogelijk om PDF bestanden aan te bieden per e-mail. Andere bestanden zullen niet in de Inbox verschijnen.

ontvangen-facturen-scannen-en-boeken-5

3Status

Een factuur die op een van bovengenoemde manieren is toegevoegd aan de Inbox verschijnt in het overzicht met de omschrijving ‘Scan’, ‘ Upload’, of ‘E-mail’, en de status ‘In bewerking….’. Dit betekent dat de gegevens van de factuur worden verwerkt.

ontvangen-facturen-scannen-en-boeken-6

Verwerkte facturen krijgen een documentnummer, relatie, bedrag (inc btwl, excl btw, het btw-bedrag en het totaal). IN eerste instantie krijgen de boekingen de status ‘Concept’. U kunt er echter voor kiezen dat Reeleezee voor u de factuur (bij volledige herkenning) al automatisch boekt. Deze instelling treft u aan bij Inbox > Instellingen Inbox > Algemeen

ontvangen-facturen-scannen-en-boeken-8

ontvangen-facturen-scannen-en-boeken-7

4Samenvoegen

Een factuur bestaat soms uit meerdere pagina’s. U kunt deze pagina’s als bijlage zelf samenvoegen. Voor facturen die uit meerdere pagina’s bestaan zal elke pagina in eerste instantie apart in het overzicht worden opgenomen. Het is in het overzicht mogelijk om één factuur van deze bladzijdes te maken door de betreffende regels aan te vinken en vervolgens onder de knop ‘Bijlage’ te kiezen voor ‘Samenvoegen’.

ontvangen-facturen-scannen-en-boeken-8

Door aan te geven welke pagina het hoofddocument is zullen de andere worden toegevoegd als bijlage. Reeleezee maakt vervolgens één concept-boekingsbon voor de samengevoegde pagina’s. U kunt via dezelfde optie er ook weer voor kiezen om samengevoegde documenten weer los te koppelen.

5De bon boeken

Door verwerkte facturen met de status ‘Concept’ aan te klikken krijgt u de gescande factuur te zien en aan de rechterzijde de boekingsbon met daarop de herkende gegevens.

ontvangen-facturen-scannen-en-boeken-9

U kunt nu de gegevens controleren, wijzigen en eventueel aanvullen. Daarna klikt u op de knop ‘Boeken’. De boekingsbon wordt nu opgeslagen en krijgt de status ‘Openstaand’.

LET OP; Wanneer Reeleezee de factuurdatum op de originele scan niet kan herkennen, dan krijgt de boekingsbon de datum van de dag waarop u deze heeft gescand.

6Digitale factuur bekijken

Een factuur die eenmaal als document aan de boekingsbon hangt, zal altijd bij deze boekingsbon blijven. In welke map u in Reeleezee de boekingsbon ook oproept, u kunt altijd via de knop ‘Journaal’ (of de knop ‘Document’) op de boekingsbon de gescande factuur weer oproepen en bekijken. Dit kan ook in de diverse rapportages op het scherm en in de BTW aangifte.

In de map ‘Uitgaven’ kunt u de bon aanklikken en dan met de muis over de knop ‘Journaal’ bewegen. U krijgt dan de optie om de scan aan te klikken. U krijgt dan weer de originele scan die bij de boekingsbon hoor te zien.

Filteren;
Daarnaast kunt u in de map Inbox ook de diverse filters die bovenaan staan gebruiken om een gewenste selectie te maken of om een factuur te zoeken.

ontvangen-facturen-scannen-en-boeken-10

7Verwijderen

U kunt een gescand document en de bijbehorende verwerkte boekingsbon ook verwijderen. Op boekingsbon vindt u een knop ‘Verwijderen’. Hiermee worden de boekingsbon en de hieraan gekoppelde digitale factuur allebei verwijderd.

ontvangen-facturen-scannen-en-boeken-11

8Afdrukken

U kunt een gescande factuur altijd weer afdrukken door boven de gescande factuur te klikken op de knop ‘Afdrukken’. De factuur kunt u dan afdrukken op papier of als u over PDF print software beschikt (bijv: Adobe) opslaan als een .PDF bestand.

ontvangen-facturen-scannen-en-boeken-12