Startgids: opstellen van de beginbalans

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

Als u begint met Reeleezee heeft u misschien al een lopende onderneming. Wellicht heeft u al een boekhouding, of alleen een kas- en bankboek en besteedt u uw administratie uit aan uw accountant. De gegevens uit uw vorige administratie, die de staat van uw bedrijf weergeven, zult u als beginstand moeten invoeren in uw Reeleezee administratie. Dat gebeurt in de beginbalans. Daarop noteert u met welk banksaldo u begint en bijvoorbeeld hoeveel uw investeringen, uw inventaris en uw voorraad waard zijn. Overigens is het niet noodzakelijk uw beginbalans in te voeren voordat u begint met boeken in Reeleezee. U kunt dit altijd nog op een later tijdstip doen. Ook is het niet noodzakelijk om de beginbalans al volledig in te voeren. U kunt de beginbalans later altijd aanvullen.

Het is heel goed mogelijk om uw Reeleezee administratie te laten starten op een datum in het verleden. Zo kunt u altijd de meest geschikte datum voor de overstap naar Reeleezee kiezen. Het is bijvoorbeeld handig om uw administratie te beginnen aan het begin van een nieuw boekjaar, of aan het begin van een nieuwe BTW periode, bijvoorbeeld een kwartaal.

 

1 De beginbalans openen

 

De beginbalans vindt u in de map Financieel > Grootboek > Beginbalans.

Links bovenin ziet u de datum van de beginbalans. Deze datum is de ‘Eerste boekdatum’ die u kunt aanpassen in de map Instellingen > Algemene Instellingen > Instellingen boekhouding. Dit is de startdatum van uw boekhouding in Reeleezee. Op de beginbalans vult u dan ook de waarde in van een aantal posten op die datum.

startgids-opstellen-van-de-beginbalans-1

Op de beginbalans wordt u geconfronteerd met wat meer boekhoudkundige termen, namelijk ‘Debet’ en ‘Credit’. Het soort post dat u wilt gaan toevoegen bepaalt aan welke kant u het bedrag moet invullen. De posten op een balans worden opgedeeld in 2 soorten: activa en passiva. Activa zijn de bezittingen en vorderingen van uw bedrijf. Als u zo’n post opneemt zult u het bedrag bij ‘Debet’ moeten invullen. Passiva zijn het eigen vermogen en de schulden van uw bedrijf. Als u zo’n post opneemt zult u het bedrag bij ‘Credit’ moeten invullen.

Om de eerste post in te voeren klikt u op de eerste lege regel waar staat ‘Klik hier om een nieuwe regel toe te voegen’.

 

2 Bezittingen invoeren

 

De bezittingen van uw bedrijf bestaan uit de saldi van alle zakelijke bankrekeningen en een eventuele zakelijke kas, de waarde van de voorraad en de waarde van de bedrijfsmiddelen zoals computers, software of meubilair. Voor al deze bezittingen voegt u een aparte regel toe. De waarde voert u in bij ‘Debet’ in.

Stel dat u computers bezit met een totale waarde van €3500,-. Bij ‘Rekening’ selecteert u de post ‘ICT apparatuur’. Als u het nummer van de grootboekrekening heeft kunt u deze ook intikken. Het bedrag van €3500,- voert u in bij ‘Debet’.

startgids-opstellen-van-de-beginbalans-2

Met behulp van een tab/enter of door naast de actieve regel te klikken wordt de regel opgeslagen.

De beginsaldi van uw zakelijke bankrekeningen kunt u rechtstreeks op de beginbalans invoeren. Bij rekening kiest u de grootboekrekening van de bankrekening. Een positief saldo vult u in bij ‘Debet’ en een negatief saldo bij ‘Credit’. U kunt de saldi van uw bankrekeningen ook invoeren bij de instellingen van de bankrekeningen zelf, in de map Kas & Bank > Instellingen Kas en Bank > Bankrekening, Kas & Creditcard. Als u de saldi daar invoert zullen die ook zichtbaar worden op de beginbalans.

 

3 Openstaande facturen invoeren

 

Tot de vorderingen behoren o.a. de verstuurde verkoopfacturen die op de datum van de beginbalans nog niet betaald waren. Tot uw schulden behoren o.a. de ontvangen inkoopfacturen die op die datum nog niet betaald waren. Het toevoegen van deze posten op de beginbalans is voor u belangrijk want bij het verwerken van uw bankafschriften komt u betalingen tegen van deze facturen, uit een ander boekjaar en wellicht ander boekhoudsysteem, die u wel wilt kunnen boeken.

Een verstuurde verkoopfactuur die nog niet betaald was, voegt u toe door op de regel de rekening ‘Debiteuren’ te kiezen en het openstaande factuurbedrag bij ‘Debet’ in te voeren. Vervolgens klikt u op het pijltje in het blauwe vakje achter de betreffende regel.

startgids-opstellen-van-de-beginbalans-3

U krijgt nu de overige opties te zien. Om straks de betaling van zo’n openstaande factuur in de map Kas& Bank correct te kunnen verwerken is het belangrijk dat u een vinkje zet bij ‘Openstaande posten’. Daarmee wordt deze factuur in de lijst openstaande posten in uw administratie opgenomen en kunt u deze opvragen als u de betaling op een afschrift of kasblad ziet staan.

startgids-opstellen-van-de-beginbalans-4

Bij Relatietype kiest u voor ‘Klant’ en bij het veld ‘Relatie’ selecteert u de klantnaam. Bij referentie kunt u het factuurnummer en/of een korte omschrijving invullen.

Het is het meest overzichtelijk voor elke openstaande verkoopfactuur een aparte regel toe te voegen. U behoudt dan het overzicht over welke facturen wel/niet betaald zijn. Hiervoor kunt u het rapport ‘Totaal openstaande posten per klant’ gebruiken, die u in de map Rapporten in de Categorie ‘Klanten’ kan terugvinden.

Een openstaande inkoopfactuur voert u op soortgelijke wijze in. U neemt hiervoor de rekening ‘Crediteuren’ en vult het bedrag ‘Credit’ in. Bij de overige opties kiest u voor relatietype ‘Leverancier’ en selecteert de naam van de leverancier. Ook voor de openstaande inkoopfacturen is het handig om deze per factuur in te voeren. U behoudt dan het overzicht over welke facturen wel/niet betaald zijn. Hiervoor kunt u het rapport ‘Totaal openstaande posten per leverancier’ gebruiken, die u in de map Rapporten in de Categorie ‘Leveranciers’ kan terugvinden.

Tip: u kunt voor de openstaande facturen op uw beginbalans, die van een vorig boekjaar zijn en in een ander systeem staan, ook een nieuwe grootboekrekening aanmaken bijvoorbeeld ‘Debiteuren vorig boekjaar’ en ‘Crediteuren vorig boekjaar’ om uw balans overzichtelijker te houden.

 

4 Overige schulden en vorderingen

 

Misschien had u op de startdatum van uw boekhouding in Reeleezee naast openstaande facturen nog meer vorderingen en schulden. Denkt u hierbij aan uitstaande leningen of nog te betalen of ontvangen BTW, loonbelasting of vennootschapsbelasting. Deze posten horen allemaal op de beginbalans te staan. Mogelijk had uw accountant ook een reservering opgenomen op de eindbalans van de voorgaande periode. Ook deze zet u op de beginbalans.

Het toevoegen van deze posten kunt u ook uw accountant of boekhouder laten doen.

 

5 Eigen vermogen

 

Als u al uw bezittingen, schulden en vorderingen op de beginbalans heeft opgenomen rest nog het eigen vermogen van uw bedrijf. Als u een eenmanszaak heeft neemt u een post ‘Bedrijfskapitaal’ op. Bij een vof neemt u hiervoor meerdere posten ‘Bedrijfskapitaal’ op per vennoot. Bij een BV worden de rekeningen ‘Geplaatst aandelenkapitaal’ en een van de ‘Reserve’ rekeningen gebruikt.

Het toevoegen van deze posten kunt u ook uw accountant of boekhouder laten doen.

 

6 Posten verwijderen

 

Als u per ongeluk een verkeerde post op uw beginbalans heeft gezet, kunt u deze verwijderen en opnieuw toevoegen. Als u met uw muis over een opgeslagen regel beweegt wordt er aan de rechterzijde een rood kruisje zichtbaar. Door hierop de klikken verwijdert u de regel.

startgids-opstellen-van-de-beginbalans-5

 

7 De beginbalans bekijken

 

Als u nog niet alle posten op de beginbalans heeft opgenomen, zult u zien dat er automatisch een extra regel wordt toegevoegd op de grootboekrekening ‘Tegenrekening balansposten’. Daarmee wordt de beginbalans in balans gehouden. Dit geeft u de mogelijkheid om pas later de missende posten toe te voegen en in de tussentijd verder te gaan met uw administratie. Zodra alle posten op de beginbalans zijn toegevoegd en deze met elkaar in balans zijn, zult u zien dat de genoemde extra regel verdwenen is.

startgids-opstellen-van-de-beginbalans-6

Op de beginbalans wordt een stempel met daarin de status getoond. Indien er ‘Openstaand’ staat, zijn er nog openstaande posten of facturen op de beginbalans die nog niet als ‘betaald’ zijn verwerkt. Zodra dat wel gedaan is zal het stempel ‘Geboekt’ aangeven.