Startgids: Stortingen van kas naar bank

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

Naast zakelijke bankrekeningen heeft u misschien ook een zakelijke kas. In deze kas zult u wel eens geld van uw zakelijke bankrekening storten voor contante zakelijke uitgaven. Als u een winkel heeft zal er regelmatig geld uit de kas naar de zakelijke bankrekening gebracht worden. Het is belangrijk dat u al deze transacties tussen uw zakelijke bankrekeningen en uw zakelijke kas in uw administratie opneemt.

In deze startgids wordt het volgende voorbeeld uitgewerkt: vanuit de zakelijke kas stort u geld op uw zakelijke bankrekening. U zult dit zowel in de kas als op de bankrekening moeten verantwoorden. U moet in uw kasboek verantwoorden dat er geld wordt opgenomen. U moet ook op uw bankrekening de storting verantwoorden. Voor deze transactie hoeft u maar één boekingsbon aan te maken. Om het makkelijker voor u te maken heeft Reeleezee daarvoor een bonsoort ‘Opname/storting (eigen rekening)’gemaakt.

1

Kasregel toevoegen

De volgorde waarin u de transactie verwerkt is niet van belang. U kunt beginnen bij de bankrekening maar ook bij de kas. In dit geval begint u bij de kas. In de kas geeft u aan dat er geld is opgenomen. U voert zo’n kasopname in het kasboek in op een kasblad. Een kasblad maakt u aan voor een bepaalde periode. Dit kan zijn een dag, week, maand, kwartaal of jaar. Er kunnen op een kasblad meerdere regels voorkomen.

Om het overzicht van de kasbladen op te vragen gaat u naar de map Kas & Bank > Kas > Overzicht kasbladen. Om een nieuw kasblad te maken klikt u op ‘Nieuw’. U kunt de opname ook op een bestaand kasblad verwerken. Om dit te kunnen doen klikt u een van de bestaande kasbladen open.

startgids-stortingen-van-kas-naar-bank-1

Als u een nieuw kasblad aanmaakt, wordt u gevraagd het nummer en de datum van dit kasblad in te voeren. Het nummer wordt automatisch voorgesteld maar kunt u wijzigen. De datum is de algemene datum van het kasblad. Iedere regel op het kasblad krijgt straks een eigen datum. Vul de gewenste datum in en klik op ‘Ok’.

startgids-stortingen-van-kas-naar-bank-2

U komt nu meteen op het nieuwe geopende kasblad terecht. Om daarop een transactie of regel toe te voegen beweegt u met de muis over de knop ‘Nieuw’ en selecteert ‘Nieuwe kasbladregel toevoegen’. U kunt nu de datum van de transactie, een korte omschrijving en het bedrag invullen.

Klik daarna op ‘Ok’.

 

2 Kasblad bekijken

De transactie in de kas is nu met een bon verantwoord en is daarmee compleet.

U krijgt nu aan de rechterzijde een nieuwe boekingsbon te zien die u gaat invullen. U kunt meteen bij ‘Boeking’ het woord ‘Opname’ of ‘Storting’ intikken . U krijgt dan ‘Opname/storting (eigen rekening)’ te zien. In het lijstje eronder kunt u de rekening kiezen waar het bedrag is gestort.

U kunt bij ‘Boeking’ echter ook de naam of het rekeningnummer intikken van de bankrekening waar het bedrag gestort is.

In beide gevallen zult u bij ‘Opname/storting (eigen rekening)’uitkomen en heeft u als specificatie de bankrekening gekozen.

U kunt nog een referentie invullen en de omschrijving aanpassen. Klik vervolgens op ‘Boeken’.

 

3 De betreft regel invullen

Op de factuur kunt u de betreft regel invullen. Op deze regel kunt u de algemene informatie over deze factuur kwijt.

4 De eerste factuurregel invullen

De factuur wordt gevuld met de producten of diensten die u aan de klant heeft verkocht. Dat gebeurt door op de factuur steeds een regel in te voeren met de omschrijving van het product of de dienst, het aantal verkochte producten of uren en de prijs.

Klik in de (lege) factuur op de eerste lege regel waar ‘Klik hier om een nieuwe regel toe te voegen’ staat.

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-3

Vul afhankelijk van uw ingestelde factuurlay-out, de gevraagde gegevens in: een omschrijving, eventueel het aantal producten dat u verkocht heeft en de prijs per product. Als u al producten of diensten heeft ingevoerd kunt u deze kiezen uit de lijst of zoeken door een deel van de omschrijving te typen.

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-4

Als u op het pijltje aan de rechterzijde van de regel klikt krijgt u de mogelijkheid om meer specifieke zaken aan te geven.

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-5

U kunt de zojuist ingevoerde gegevens opslaan als standaard product door ‘als product opslaan’ aan te vinken. Daarnaast kunt u een korting op deze factuurregel toepassen.

Als u Reeleezee Administratie gebruikt kunt u ook de boekhoudkundige gegevens van deze factuurregel als grootboekrekening en kostenplaatsen of dimensies zoals afdeling, werknemer en project aanpassen.

Bevestig de invoer van de factuurregel door buiten de factuurregel op de factuur te klikken. Herhaal deze stap vervolgens voor iedere regel op de factuur.

5 De factuur definitief maken

Als uw factuur klaar is kunt u deze definitief maken of ‘Boeken’. Dit doet u door bovenaan het factuurblad op de knop ‘Boeken’ te drukken. Er verschijnt nu een scherm waarin u bij ‘Factuurgegevens’ de ‘Factuurdatum’, ‘Boekingsdatum’, de ‘Betalingstermijn’ en het ‘Factuurnummer’ kunt invullen.

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-6

De factuurdatum is de datum die u aan deze factuur wilt geven. Dit is vaak de dag van vandaag. De boekingsdatum is de datum
waarop u de omzet in de rapporten wil zien. Deze datum is alleen van belang als u ook Reeleezee Administratie gebruikt. Het factuurnummer wordt automatisch ingevuld. U kunt dit desgewenst hier wijzigen.

De opties bij ‘Betaalwijze’ hoeft u niet te gebruiken. Deze opties zijn alleen van toepassing als u Reeleezee Administratie gebruikt en u een opdracht voor automatisch incasseren van deze factuur zou willen versturen naar uw bank.

Onder ‘Boeking betaling’ zet u alleen een vinkje als u geen Reeleezee Administratie heeft en de factuur al meteen betaald wordt. Als de factuur nog niet betaald is, zet u hier geen vinkje.

Klik onderin op de knop ‘Boeken’ om de factuur af te ronden.

6 Afdrukken of mailen

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-7

Door bovenaan het factuurblad op de knop ‘Afdrukken’ te drukken kunt u de factuur direct afdrukken of meteen vanuit Reeleezee per mail versturen aan uw klant. U kunt de factuur ook opslaan als PDF bestand.

Indien u een afdruk wilt maken voor uw eigen (papieren) administratie, dan kunt u uw factuur voorzien van een stempel. Met het aanklikken van ‘Stempel’ en vervolgens ‘Statusstempel mee printen’ wordt de stempel met daarin de betaalstatus afgedrukt op de factuur. Met het aanklikken van ‘Kopie stempel mee printen’ wordt het woord ‘Kopie’ groot op de achtergrond van de factuur geprint.

7 Openstaande factuur

Nadat u een factuur definitief heeft gemaakt, verandert het stempel van ‘Concept’ naar ‘Openstaand’. Als u op de stempel klikt wordt weergegeven wanneer u de factuur heeft afgedrukt of heeft verzonden. Ook ziet u daar het einde van de betalingstermijn vermeld staan.

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-8

8 Betaalde factuur

Als de factuur betaald is kunt u de status naar ‘Betaald’ zetten. Als u geen Reeleezee Administratie gebruikt doet u dat als volgt. U klikt de factuur aan en drukt op de knop ‘Betaal’.

In de dialoog die dan verschijnt, klikt u op het blauwe pijltje naast ‘Boeking betaling’. U vinkt vervolgens de optie ‘Betaling op afschrift plaatsen’ aan. U kunt dan de datum van ontvangst van de betaling invullen.

Als u geen Reeleezee administratie heeft, kiest u bij ‘Afschriftnummer’ voor ‘-‘ . Vervolgens tikt u bij ‘Omschrijving op afschrift’ een korte omschrijving in. Het bedrag onderin kunt u aanpassen als het om een deelbetaling gaat.

startgids-factuur-maken-en-versturen-2012-9