Startgids: uren registreren, beheren en factureren

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

Met Reeleezee Uren in de Next Generation versie kunt u op diverse manieren intern en extern bestede uren vastleggen en verwerken. Daarnaast kunt u ook geleverde producten en vergoedingen zoals reiskostenvergoeding verwerken.

In de map Uren heeft u de volgende onderdelen:

  • Mijn tijd & kosten
    In dit gedeelte kan een medewerker zijn/haar uren invoeren. De ingelogde medewerker heeft alleen toegang tot de eigen ureninvoer. Ook kunnen er producten en vergoedingen (reiskosten) worden ingevoerd.
  • Beheer tijd & kosten
    In dit gedeelte kunnen de verwerkte uren en ingevoerde producten/vergoedingen van alle medewerkers worden verzameld, gecontroleerd, gewijzigd en klaar gezet voor de facturering.
  • Specificaties tijd & kosten (voorheen Urenspecificatie)
    Hier vindt het samenstellen van de urenspecificatie plaats. Op basis van deze specificatie wordt de factuur gemaakt.

De drie onderdelen zijn samen en afzonderlijk te gebruiken. Zo is het mogelijk direct een urenspecificatie te maken zonder vooraf in de eerste 2 menu-onderdelen uren en/of producten te registreren. U kunt ook uw medewerkers in ‘Mijn tijd & kosten’ hun uren laten registreren, de leidinggevende in ‘Beheer tijd & kosten’ deze laten beoordelen en een derde persoon de urenspecificatie laten voorbereiden waarna de afdeling facturering de definitieve factuur kan samenstellen.

 

1 Basisgegevens

Voordat u kunt beginnen met het registreren van de uren heeft u een aantal basisgegevens nodig voor de inrichting van de urenadministratie, zoals; medewerkers, klanten, producten, activiteiten en tarieven.

Medewerkers

Medewerkers maakt u aan in de map Relaties onder ‘Medewerkers’. Klik links in het menu op ‘Overzicht’ en vervolgens rechtsboven in uw venster op de knop ‘Nieuw’ om een nieuwe medewerker te creëren.

Toegang medewerker

Nadat u de algemene persoonsgegevens van de medewerker heeft ingevoerd en opgeslagen, wordt het tabblad ‘Toegang’ zichtbaar. Op dit tabblad voert u een gebruikersnaam en wachtwoord voor uw medewerker in waarmee hij/zij later in de administratie kan inloggen. Als u de inloggegevens per email naar de betreffende medewerker toe wilt sturen, vink dan het vakje hiervoor aan en klik op ‘Opslaan’.

Rechten van de medewerker

Nu de toegang voor uw medewerker is geactiveerd, verschijnt het tabblad ‘Rechten’. Op dit tabblad kunt u aangeven welke onderdelen van uw administratie de werknemer moet kunnen bekijken als hij/zij inlogt. Ook de toegang tot de module ‘Uren’ kunt u hier aanpassen. U heeft twee mogelijkheden. Ten eerste kunt u een bepaalde rol toekennen aan uw medewerkers. Links in het venster ziet u de rollen die beschikbaar zijn. Wanneer u ‘Rol Uren’ aanvinkt, krijgt de medewerker toegang tot alle onderdelen van de Module Uren. Daarnaast kunnen medewerkers met deze functie onder andere klantrelaties en producten bewerken en toevoegen.

Als u de toegang van uw medewerker verder wilt beperken, kiest u dan voor de tweede optie. U maakt in dit geval geen gebruik van de ‘Rol Uren’ maar bepaalt zelf op map niveau tot welke onderdelen van de urenadministratie de medewerker
toegang heeft. Rechts in het venster ziet u een overzicht van de beschikbare mappen. Open met het ‘+’-teken de Map Uren. Er worden nu vijf onderdelen van de Uren Module zichtbaar. Als de medewerker bijvoorbeeld uitsluitend zijn/haar eigen uren mag invoeren en bewerken dan vinkt u alleen het onderdeel ‘Time entries’ aan. De overige onderdelen blijven nu onbereikbaar voor de medewerker.

Medewerker Uren

Na het instellen van de toegang en de rechten van uw medewerker is het belangrijk de medewerker in de urenadministratie op te nemen. Dit doet u door op het tabblad ‘Uren’ het vinkje aan te zetten. Verder voert u hier in wat de standaard uurprijs voor deze medewerker is en hoeveel uren hij/zij per dag en week naar verwachting zal werken. Mocht u voor bij het factureren van de standaard uurprijs willen afwijken, dan kan dat altijd handmatig gewijzigd worden.

Producten

Indien u naast de uren van de medewerkers nog producten en/of onkosten wilt kunnen doorbelasten via de urenmodule, kunt u deze toevoegen in de map Producten. Klik links in het menu op ‘Overzicht’ en vervolgens rechtsboven in uw venster op de knop ‘Nieuw’ om een nieuw product te creëren. Producten die worden aangemerkt als ‘dienst’ verschijnen ook in de map Uren onder ‘Instellingen’ > ‘Activiteiten’.

Activiteiten

In de map Uren onder Instellingen > Activiteiten kunnen activiteiten worden aangemaakt die binnen uw bedrijf plaatsvinden. Dit kunnen interne uren zijn en te factureren uren. De aangemaakte activiteiten vindt u ook terug in de map Producten (als een dienst). Maakt u goed onderscheid tussen tijdbesteding en geleverde producten. Activiteiten (uren intern en/of uren extern) vallen onder de categorie ‘diensten’. Materiaal, onderdelen en onkosten (denk aan kilometers of bijvoorbeeld door te belasten kantoorkosten) vallen onder ‘producten’. Een activiteit die u aanmaakt in de map Uren wordt automatisch aangemerkt als dienst. Voor een product dat u aanmaakt via de map Producten kunt u zelf de keuze maken tussen ‘product’ of ‘dienst’. In deze map kunt u dus ook een activiteit die is aangemaakt in de map Uren indien nodig aanpassen.

De activiteiten vindt u in de map Uren onder Instellingen > Activiteiten. U kunt met de knop ‘Nieuw’ rechtsboven in uw scherm een nieuwe activiteit aanmaken.

Bij het invoeren van de activiteiten zijn de volgende gegevens belangrijk:

  • Naam
  • Standaardprijs (niet verplicht)
  • Inactieve activiteit (aanvinken als u de activiteit niet meer gebruikt)
  • Facturabel (uitvinken bij interne uren)
  • Btw categorie (op tab ‘Tarieven’)

Projecten

U kunt uren bijhouden per klant en daarbij de uren toekennen aan projecten van deze klant. Projecten maakt u aan in de map Uren onder Instellingen > Projecten.

Bij het invoeren van de projecten zijn de volgende gegevens belangrijk:

  • Naam
  • Klant (als u het project aan een klant toewijst zal het project uitsluitend bij deze klant verschijnen in de boekingsregels op de timesheet)
  • Einddatum
  • Factureren per…
  • Actief
  • Facturabel

Tarieven

Het is mogelijk een tarief per activiteit per klant in te stellen, de specifieke verkoopprijs. Tarieven maakt u aan in de map Uren onder Instellingen > Tarieven.

Als u uren inboekt op deze klant en activiteit zal het van te voren vastgestelde tarief, de specifieke verkoopprijs, in de boekingsregel verschijnen. U behoudt wel de mogelijkheid dit tarief aan te passen in de boekingsregel.

Deze specifieke verkoopprijs kunt u ook vastleggen tijdens het boeken van de uren.

In bovenstaand voorbeeld is bij klant Acme Supplies voor onderhoud aan PC’s ter plaatse een standaard tarief van €75,- ingesteld. Dit is een tarief per uur omdat bij de activiteit “reparatie PC op locatie” is ingesteld dat dit een dienst is (uren) en de eenheid per uur is.

Als u nu een uur boekt op de klant Acme Supplies, activiteit Reparatie PC op locatie, zal het tarief van €75,– verschijnen. Boekt u hetzelfde uur op een andere klant dan zal het standaard tarief bij de activiteit zelf ad. €79,- gebruikt worden.

2 Mijn tijd & kosten

In het onderdeel ‘Mijn tijd & kosten’ kunt u eigen uren invoeren. De indeling van het scherm (de invoerregels) kunt u instellen naar voorkeur, vanuit de medewerker gezien, de klant, het project etc. Hiervoor gebruikt u het filter ‘Groeperen’ rechtsonder in beeld.

Voorbeeld van een schermindeling Mijn uren vandaag:

Door te klikken op de regel kunnen een activiteit, datum, klant, project , omschrijving, aantal uren en tarief worden geregistreerd.

3 Beheer tijd & kosten

Men heeft toegang tot alle urenstaten en medewerkers. U kunt op verschillende manieren de geboekte uren benaderen.

1. Via het menu Overzicht

In het overzicht treft u alle geboekte uren aan. In de kop van het scherm kunt u diverse filters gebruiken om de voor u handige selectie te krijgen. U kunt filteren op medewerker, klant, project, gefactureerd en perioden. Filters die op het eerste oog niet zichtbaar zijn vindt u onder het blauw onderstreepte ‘Instellingen’.

2. Per medewerker

3. Via het menu Per klant/project

Deze overzichten kunnen gebruikt worden om de gewenste selectie van ingevoerde uren samen te stellen, zodat deze op een specificatie kunnen worden gezet. Via de button ‘View’ kunt u veranderen van dagindeling naar weekindeling en andersom. Door in een scherm op een regel te klikken kunnen gegevens indien nodig altijd nog aangepast worden.

De regels die akkoord zijn en u daadwerkelijk wilt factureren vinkt u links van de regel aan en zet u d.m.v. de button ‘Action’ door naar een specificatie. Via de button ‘Afdrukken’ kunt een print maken van de geboekte uren. Let op: een specificatie als bijlage bij de factuur kunt u het beste samenstellen bij specificatie tijd & kosten of in timesheets in de classic-versie.

Rechts onderaan het scherm kunt u de schermindeling wijzigen met de optie instellingen.

4 Specificaties tijd en kosten maken

Bij ‘Specificatie tijd & onkosten’ stelt u de regels samen voor de factuur. Dit kunt u ook doen zonder gebruik te maken van de ureninvoer, bijvoorbeeld als u een eenmanszaak hebt en u voor uzelf het niet nodig vindt eerst de uren te registreren bij ‘Mijn tijd & onkosten’maar direct tot het samenstellen van de factuurspecificatie wilt overgaan.

De optie ‘Specificaties tijd & kosten’ is compatible met het ‘Timesheet’ dat u kent in Reeleezee Classic. U kunt een Timesheet dat is opgemaakt in Reeleezee Uren Classic opvragen in Reeleezee Uren NG en omgekeerd. Voor 2 verschillen tussen ‘Uren Classic’ en ‘Uren NG’ vragen wij uw aandacht:

  • U kunt in Uren NG uiteraard een Timesheet afdrukken als PDF. Deze PDF wordt echter op basis van een standaard layout opgemaakt. Indien u in Reeleezee Uren Classic gebruik maakt van een door u zelf aangepaste layout, adviseren wij u om vanuit Classic te printen.
  • Het ‘Definitief’ maken van een Timesheet is ‘Uren NG’ vervangen door de optie ‘Naar Factuur’. In ‘Uren Classic’ had u bij het definitief maken van een Timesheet de mogelijkheid om de omzetwaarde van het Timesheet te boeken als onderhanden werk. Deze optie is in ‘Uren NG’ nog niet beschikbaar.

5 Specificaties factureren

Een specificatie kan gefactureerd worden door via de knop ‘Actie’ te kiezen voor ‘Toevoegen aan factuur’. De Uren en tarieven op de specificatie worden overgenomen op een concept factuur.

Als een specificatie wordt omgezet in een factuur zijn er verschillende opties om de geregistreerde uren over te nemen.

Een specificatie kan op een reeds aangemaakte concept factuur worden geplaatst, of er kan een nieuwe factuur worden aangemaakt. Verder zijn er de volgende opties:

  • Een specificatie kan in één factuurregel worden opgenomen. In dat geval wordt het totaalbedrag van de timesheet in één factuuregel geplaatst.
  • De factuurregels kunnen ook per project, medewerker of activiteit worden gegroepeerd. In dat geval worden alle gemaakt uren per project/medewerker/activiteit in één factuurregel opgenomen.
  • De laatste optie is om de regels van de specificatie 1 op 1 over te nemen op de factuur.

In de Startgids ‘Factuur maken en versturen’ kunt u meer vinden over het maken van een factuur.