Startgids: vaste activa

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

De vaste activa in uw bedrijf zijn bedrijfsmiddelen zoals inventaris of computerapparatuur. Als u deze bedrijfsmiddelen aanschaft mag u deze van de Belastingdienst niet meteen als volledige kosten op de winst&verlies rekening van uw bedrijf zetten. Deze bedrijfsmiddelen zijn bezittingen van uw bedrijf en horen daarmee op de balans thuis. De aanschaf hiervan worden ‘investeringen’ genoemd. De waarde van deze bedrijfsmiddelen neemt elk jaar met een percentage van de oorspronkelijke aanschafwaarde af. De afname van de waarde zijn wel kosten voor uw bedrijf. Het afnemen van de waarde wordt ‘afschrijven’ genoemd. Over alle bedrijfsmiddelen die meer dan € 450 (excl. BTW) kosten zult u afschrijvingen in uw administratie moeten verwerken.

Met de vaste activa module van Reeleezee kunt u de bedrijfsmiddelen automatisch laten afschrijven. U hoeft alleen de aanschaf ervan in te voeren, eventueel de factuur in te scannen en aan te geven dat u de afschrijving automatisch wilt laten verwerken.

In deze startgids wordt de aanschaf en afschrijving van een computer als voorbeeld beschreven. De computer heeft € 545,- (excl. BTW) gekost en de waarde wordt volgens de regels in 5 jaar afgeschreven.

 

1 Module activeren

Vaste Activa is een aanvullende module op Administratie Business of Premium. Als u een ondernemersabonnement heeft, kunt u de module zelf activeren in de Map Instellingen > Mijn abonnement > Abonnementsgegevens.

U voegt de module toe door uw Administratie abonnement te wijzigen via de blauwe link. Als u Administratie Business of Premium heeft kunt u nu de module ‘Vaste Activa’ aanvinken en via de knop ‘Volgende’ bevestigen.

 

2 Instellingen grootboek

Voor het automatisch afschrijven van een computer zoekt u in Map Instellingen > Map Financieel > Onderhoud grootboekrekeningen de volgende grootboekrekening op:

* 0111 – ICT apparatuur (computers e.d.)

Dit is de grootboekrekening waar de aanschafwaarde van het bedrijfsmiddel op verwerkt wordt, in dit geval de computer.
Klik de grootboekrekening aan en vink bij ‘Gebruik’ de optie ‘Vaste activa’ aan.

SG-Vaste-Activa_Vaste-activa-instellingen-gbrrek

Vervolgens stelt u de volgende zaken in:

  • ‘Voorkeur afschrijvingsmethode’: dit is de afschrijvingsmethode die wordt toegepast op de computer.
  • ‘Kosten van de afschrijving boeken op’: dit is de kostenrekening waarop de afschrijvingskosten van de computer worden geboekt.
  • ‘Waardevermindering boeken op’: dit is de balansrekening waarop de waardevermindering, ofwel afschrijving van de computer wordt geboekt.

U drukt vervolgens op ‘Opslaan’.

 

3 De factuur invoeren

SG-Vaste-Activa_Aankoop-vaste-activa

De factuur van de aankoop van de computer scant u in de Inbox. U krijgt dan een boekingsvoorstel dat u kunt controleren en aanvullen.

Bij ‘boeking’ kiest u voor de balansrekening waar de waarde van de computer op thuis hoort:

ICT apparatuur (computers e.d.)

Deze valt onder ‘Investeringen’.

Na het invoeren van de gegevens en het bedrag zal Reeleezee automatisch detecteren dat hier sprake is van een ‘vast activum’; een bedrijfsmiddel boven de € 450,- excl. BTW waarop moet worden afgeschreven. U krijgt dan ook een melding ‘Let op: u maakt nu een nieuw vast activum aan’.

De titel van het boekingsvoorstel is nu veranderd van ‘Bon’ in ‘Vast activum boeking’.

U kunt nu de boeking van deze factuur opslaan door op ‘Boeken’ te drukken. U heeft hiermee de factuur op de juiste manier in uw administratie verwerkt.

De computer wordt nu als ‘vast activum’ opgeslagen en is hiermee zichtbaar geworden in de map ‘Vaste Activa’.

 

4 Afschrijven

Om de afschrijving van de computer automatisch te laten verwerken gaat u naar de map Vaste activa > Vaste activa > Overzicht. Hier is de computer zichtbaar geworden met de status ‘Concept’.

SG-Vaste-Activa_Overzicht-vaste-activa

Door op de regel te klikken krijgt u de gegevens van het bedrijfsmiddel in beeld.

Mocht u nog iets aan de omschrijving willen wijzigen dan kan dit in het tabblad ‘Vaste activa gegevens’. Hier ziet u ook in hoeveel maanden de computer geheel zal worden afgeschreven.

SG-Vaste-Activa_gegevens-vaste-activa

Klik nu op de knop ‘Afschrijven’.

Er wordt vervolgens gevraagd tot wanneer u vooralsnog de afschrijvingen wilt verwerken.

SG-Vaste-Activa_Afschrijven

U kunt dit bijvoorbeeld tot het einde van dit jaar doen. Door op ‘Ok’ te drukken worden de afschrijvingskosten tot de opgegeven datum geboekt. Het bedrijfsmiddel krijgt nu de status ‘In gebruik’. U heeft hiermee de aanschaf en eerste afschrijvingen verwerkt.

De afschrijvingen ziet u op het tabblad ‘Afschrijvingen’. Door op een regel te klikken krijgt u de bijbehorende journaalpost te zien.

Hieronder volgt de uitleg voor de situatie waarin u een bedrijfsmiddel wilt verkopen of waarin deze bijvoorbeeld kapot is gegaan.

 

5 Verkopen

SG-Vaste-Activa_verkoop-vaste-activa

Als u een bedrijfsmiddel verkoopt zal dit in het overzicht van de vaste activa verwerkt moeten worden. U kunt in dit voorbeeld de computer aanklikken en vervolgens op de knop ‘Verkopen’ drukken. U krijgt nu een bon waar u de verkoop kan verwerken.

Kies hiervoor bij boeking ‘Opbrengst verkoop activa’, vul de overige gegevens en verkoopprijs in en druk op ‘Boeken’.

Door het verkopen van een bedrijfsmiddel worden alle geboekte bedragen, zoals de waarde en de afschrijvingen, weer tegengeboekt.

De status wordt nu als ‘Afgevoerd’ weergegeven. De verkoop is zichtbaar op het tabblad ‘Afschrijvingen’.

 

6 Afvoeren

Als u de afschrijving van een bedrijfsmiddel wilt stoppen omdat deze buiten gebruik is, dan kunt u het bedrijfsmiddel afvoeren via de knop ‘Afvoeren’. De geboekte waarde, waardevermindering en afschrijvingen blijven aanwezig in de administratie.

Deze optie kunt u toepassen in het geval een bedrijfsmiddel niet geheel mag worden afgeschreven, ofwel een restwaarde groter dan 0 heeft. Op dit moment kunt u namelijk de restwaarde nog niet instellen. Dit wordt in een volgende versie van Reeleezee wel mogelijk.

 

7 Corrigeren

U kunt de verkoop en het afvoeren van vaste activa altijd terugdraaien. Hiervoor kunt u de knop ‘Corrigeren’ gebruiken. Deze knop is alleen beschikbaar op vaste activa met de status ‘Afgevoerd’.