Startgids: Verstuurde facturen invoeren

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

Steeds als u een factuur stuurt aan een klant is dat het moment om in uw administratie de gemaakte omzet in te voeren. Als u gebruik maakt van Reeleezee Factuur wordt dit automatisch voor u gedaan. Indien u het Factuur pakket niet gebruikt maakt u daarvoor een zogenaamde ‘Boekingsbon’. U geeft daarmee aan dat u geld tegoed heeft van een klant, en u administreert de BTW die u aan de klant in rekening heeft gebracht voor afdracht aan de belastingdienst. Wanneer de klant de factuur betaald heeft, koppelt u de boekingsbon aan de betaling. Zo verantwoordt u in uw administratie dat de factuur betaald is en waarom u een betaling heeft ontvangen. Het verwerken van de betalingen afschriftregels wordt uitgelegd in Reeleezee Startgidsen ‘Betalingen verwerken op bankafschriften’.

1 Een nieuwe inkomstenbon maken

De facturen die namens uw bedrijf verstuurd zijn, voert u in de groene map Inkomsten > Boekingsbonnen > Overzicht in. Hier vindt u een overzicht van de reeds ingevoerde boekingsbonnen in uw administratie. Als u begint met uw administratie is het overzicht nog leeg. Om een nieuwe bon te maken klikt u op de knop ‘Nieuw’. De lege bon voor het boeken van de omzet verschijnt nu rechts in beeld.

startgids-verstuurde-facturen-invoeren-2012-1

2 De bon invullen

Relatie
Op de bon kiest u allereerst de klant bij ‘Relatie’. U kunt een aantal letters van de naam intikken en dan wordt er gezocht naar een bestaande klant in uw administratie. Bestaat de klant nog niet dan voert u hier de gewenste gegevens in.

startgids-verstuurde-facturen-invoeren-2012-2

Na opslaan of boeken van de bon worden de gegevens toegevoegd aan uw klantenbestand in de map Relaties > Klanten.

Boeking
Bij ‘Boeking’ selecteert u de specificatie of grootboekrekening waarop u de omzet wilt verantwoorden en registeren. Dit is in feite de eerste factuurregel waar u een zogenaamde omzetrekening kiest. U voert bij het eerste datumveld de datum van de factuur in. Bij het tweede datumveld kunt u de boekdatum of rapportagedatum aanpassen. Dit is de datum waarop de omzet verwerkt wordt in de Winst&Verlies rekening. Bij referentie voert u het numerieke factuurnummer in dat op de verkoopfactuur wordt vermeld.

startgids-verstuurde-facturen-invoeren-2012-3

Via het blauwe linkje ‘Instellingen’ kunt u ‘Toon omschrijving’ activeren. Zo kunt u een omschrijving invoeren van deze factuur. Deze omschrijving is van belang voor uw eventuele boekhouder of accountant ter controle van uw administratie.

Totaalbedrag
Hier vult u het totaalbedrag van uw verkoopfactuur in en kiest u het juiste BTW percentage dat u op uw verkoopfactuur heeft toegepast. Door op het pijltje te klikken kunt u uit een lijst van BTW codes het juiste door u toegepaste percentage selecteren. Reeleezee rekent automatisch het BTW bedrag voor u uit.

startgids-verstuurde-facturen-invoeren-2012-4

Via het blauwe linkje ‘Instellingen’ kunt u aangeven dat u de valuta wilt tonen zodat u een andere valuta dan de Euro kan kiezen.

Regels
Als u meerdere factuurregels wilt invoeren klikt u het blauwe pijltje in het blok ‘Regels’ aan. U treft hier de eerste factuurregel met de eerder gekozen omzetrekening aan. Indien u meer regels wilt invoeren past u het bedrag excl. BTW aan, rechts naast het omschrijvingsveld.

startgids-verstuurde-facturen-invoeren-2012-5

U krijgt onderin de bon een melding te zien dat u nog wat moet invoeren. Vervolgens klikt u op de ‘+’ onder de eerste regel en er zal een tweede regel verschijnen waar u de benodigde gegevens kunt invullen.

startgids-verstuurde-facturen-invoeren-2012-6

Via het blauwe linkje ‘Instellingen’ kunt u velden activeren voor het kiezen van dimensies of kostenplaatsen. Dimensies kunt u gebruiken als u bijvoorbeeld een projectenadministratie wilt bijhouden. Reeleezee biedt de volgende dimensies als optie: Project, Medewerker, Product, Afdeling.

Als u de voorraadadministratie bijhoudt met Reeleezee Voorraad kunt u ‘Product’, ‘Aantal’ en ‘Prijs’ tonen op de bon zodat u deze kunt invullen.

Meer opties
Onderin de bon wordt een linkje ‘Meer opties’ weergegeven. Door hier op te klikken activeert u het blokje ‘Betaling’. Door op de betaalgegevens te klikken kunt u gegevens invullen voor een incasso-opdracht die u vanuit Reeleezee naar uw bank verstuurt. Indien dit niet van toepassing is hoeft u de ‘Meer opties’ niet aan te klikken.

startgids-verstuurde-facturen-invoeren-2012-7

Let op: door de betalingsinformatie in het blokje ‘Betaling’ in te voeren geeft u de bon niet de status ‘Betaald’. De status ‘Betaald’ wordt automatisch gegeven als u in de map Kas & Bank een betaling, in de vorm van een afschriftregel, koppelt aan deze openstaande bon.

3  De bon opslaan

Als u de gegevens op de bon heeft ingevuld klikt u op de knop ‘Boeken’. De boekingsbon wordt nu opgeslagen en krijgt de status ‘Openstaand’. De bon verschijnt automatisch in het overzicht van de ingevoerde bonnen. Bovenin het overzicht staan diverse filter- en groeperingsopties waarmee u het overzicht naar eigen wens kan weergeven.

startgids-verstuurde-facturen-invoeren-2012-8

4 De bon wijzigen of verwijderen

Eenmaal geboekte bonnen kunt u altijd weer wijzigen of verwijderen, zolang de BTW niet al is verwerkt op een verstuurde BTW-aangifte. Hiertoe klikt u in het overzicht op de boekingsbon die u wilt aanpassen of verwijderen. U kunt dan met de knop ‘Bewerken’ de boekingsbon aanpassen en met de knop ‘Verwijderen’ de boekingsbon verwijderen.