Startgids: Werken met boekingsbonnen en dagboeken

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

Reeleezee biedt u de mogelijkheid om te werken op een manier die u prettig vindt. U kunt zelf bepalen hoe u de menu’s en boekingen op uw scherm wilt weergeven. De standaard ondernemersweergave is gericht op het invoeren van boekingen zonder kennis te hebben van dagboeken, debet/credit en journaalposten. Indien u wel boekhoudervaring heeft kunt u in de accountantsweergave met dagboeken en grootboeknummers op de gewenste manier werken.

U voert boekingen in uw Reeleezee administratie in met behulp van eenvoudige invulformulieren. Deze worden ook wel ‘boekingsbonnen’ genoemd. Boekingsbonnen vertegenwoordigen grotendeels facturen en bonnen die u aan uw klanten geeft of die u ontvangt als u iets aanschaft.

Om u alvast bekend te maken met het invoeren van de boekingen in de Next Generation versie van Reeleezee wordt in deze Startgids een aantal belangrijke kenmerken van het werken met boekingsbonnen, dagboeken en de instellingen daarvan behandeld.

1

Weergave ondernemer

In de standaard weergave van Reeleezee vindt u een plank met daarop mappen die de hoofdmenu’s weergeven. Dit is de ondernemersweergave.

startgids-werken-met-boekingsbonnen-en-dagboeken-2012-1

In de mappen ‘Inkomsten’, ‘Uitgaven’, ‘Kas & Bank’, ‘Privé & RC’, ‘Salaris’, ‘Belastingen’ en ‘Financieel’ vindt u een tab ‘Boekingsbonnen’. In het overzicht kunt u boekingen toevoegen met behulp van de knop ‘Nieuw’. In de ondernemersweergave zal het invoerscherm, de boekingsbon, verticaal gepresenteerd worden aan de rechterzijde van het scherm. Op de bon kunt u bij ‘Boeking’ kiezen uit specificaties en bonsoorten. Specificaties zijn grootboekrekeningen zonder nummers. Meer informatie over de gegevens die u op de bon kunt invullen vindt u onder punt 3 van deze startgids.

startgids-werken-met-boekingsbonnen-en-dagboeken-2012-2

De ingevoerde boekingen worden opgeslagen en weergegeven in het overzicht waar ze volgens de instellingen thuishoren.

Reeleezee heeft voor u de verschillende soorten boekingsbonnen ondergebracht in de mappen die in de praktijk voor de hand liggen. U kunt deze indeling aanpassen in de map Instellingen > Map Financieel > Onderhoud bonsoorten.

2

Weergave Accountant

U kunt er voor kiezen om de weergave van het menu te wijzigen naar ‘Accountant’. De weergave wijzigt u door de blauwe balk linksboven in het scherm aan te klikken en dan bij ‘Weergave’ voor ‘Accountant’ te kiezen.

startgids-werken-met-boekingsbonnen-en-dagboeken-2012-3

De mappen zullen dan plaats maken voor een lijst aan de linkerzijde van het scherm. In de accountantsweergave zijn de boekingen te vinden in het menu ‘Dagboeken’. U heeft dan niet meer de keuze uit verschillende soorten boekingsbonnen maar werkt met boekingsbonnen van de standaard dagboeken ‘Verkopen’, ‘Inkopen’ , ‘Kas & Bank’ en ‘Memoriaal’.

In het overzicht kunt u boekingen toevoegen met behulp van de knop ‘Nieuw’. In de accountantsweergave zal het invoerscherm, de boekingsbon, horizontaal gepresenteerd worden in de onderste helft van het scherm. Op de bon kunt u bij ‘Boeking’ kiezen uit grootboekrekeningen met nummers en dagboeken. Meer informatie over de gegevens die u op de bon kunt invullen vindt u onder punt 3 van deze startgids.

startgids-werken-met-boekingsbonnen-en-dagboeken-2012-4

3

Gegevens van de boeking

Als u een boeking maakt kunt u daar een aantal standaard gegevens invullen. Deze gegevens zijn verdeeld over verschillende blokken:

startgids-werken-met-boekingsbonnen-en-dagboeken-2012-5

Relatie
Op de bon kiest u allereerst de klant, leverancier of medewerker bij ‘Relatie’. U kunt een aantal letters van de naam intikken en dan wordt er gezocht naar een bestaande relatie in uw administratie. Bestaat de relatie nog niet dan voert u hier de gewenste gegevens in. Na opslaan of boeken van de bon worden de gegevens toegevoegd aan uw relatiebestand in de map Relaties.

Boeking
Bij ‘Boeking’ selecteert u de specificatie of grootboekrekening waarop u de boeking wilt verantwoorden. Dit kunnen omzet of kosten zijn. Als u een factuur wilt invoeren die bestaat uit meerdere regels is dit in feite de eerste factuurregel.

U voert bij het eerste datumveld de datum in die op de factuur vermeld staat.
Bij het tweede datumveld kunt u de boekdatum of rapportagedatum aanpassen. Dit is de datum waarop de omzet of de kosten verwerkt worden in de Winst&Verlies rekening. Dit kunt u alleen toepassen als de omzet of kosten ook daadwerkelijk in een andere periode vallen dan de aangegeven factuurdatum.Bij referentie voert u het nummer in dat op de factuur wordt vermeld.

Via het blauwe linkje ‘Instellingen’ kunt u een aantal velden die u ziet staan wijzigen of zichtbaar maken. Standaard staat hier ‘Gebruik boekingssoorten’ gemarkeerd. Deze instelling is voor u als ondernemer de meest prettige en gebruikersvriendelijke werkwijze. U ziet dan geen nummers van grootboekrekeningen en geen namen van dagboeken. Heeft u echter zelf meer ervaring met grootboekrekeningen, dan kunt u hier de optie ‘Gebruik grootboekrekeningen’ en ‘Met type boeking’ selecteren. Deze optie is met name ingebouwd voor boekhouders en accountants.
Deze optie wordt automatisch voor u geactiveerd als u de weergave wijzigt naar ‘Accountant’, zie punt 2 van deze startgids.

Daarnaast kunt u ‘Toon omschrijving’ activeren. Zo kunt u een omschrijving invoeren van de factuur die u aan het invoeren bent. Deze omschrijving is van belang voor uw eventuele boekhouder of accountant ter controle van uw administratie.

Totaalbedrag
Hier vult u het totaalbedrag van uw factuur in en kiest u het juiste BTW percentage dat op de factuur is toegepast. Door op het pijltje te klikken kunt u uit een lijst van BTW-tarieven het juiste tarief selecteren. De BTW-tarieven zijn in 3 hoofdgroepen ingedeeld: voor binnenlandse facturen worden de ‘NL’ tarieven gebruikt. Gaat het om facturen aan of van ondernemers in de EU met 0% BTW dan zijn er de ‘EU’ tarieven. Voor facturen vanuit en naar landen buiten de EU met 0% BTW worden de ‘ex-EU’ tarieven gebruikt. Reeleezee rekent automatisch het BTW bedrag voor u uit.

Via het blauwe linkje ‘Instellingen’ kunt u aangeven dat u de valuta wilt tonen zodat u een andere valuta dan de Euro kan kiezen.

Regels
Als u meerdere factuurregels wilt invoeren klikt u het blauwe pijltje in het blok ‘Regels’ aan. U treft hier de eerste factuurregel met de eerder gekozen specificatie of grootboekrekening aan. Indien u meer regels wilt invoeren past u het bedrag excl. BTW aan, rechts naast het omschrijvingsveld.

U krijgt onderin de bon een melding te zien dat u nog wat moet invoeren. Vervolgens klikt u op de ‘+’ onder de eerste regel en er zal een tweede regel verschijnen waar u de benodigde gegevens kunt invullen.

Via het blauwe linkje ‘Instellingen’ kunt u velden activeren voor het kiezen van dimensies of kostenplaatsen. Dimensies kunt u gebruiken als u bijvoorbeeld een projectadministratie wilt bijhouden. Reeleezee biedt de volgende dimensies als optie: Project, Medewerker, Product, Afdeling. Als u de voorraadadministratie bijhoudt met Reeleezee Voorraad kunt u ‘Product’, ‘Aantal’ en ‘Prijs’ tonen op de bon zodat u deze kunt invullen.

Via het blauwe linkje ‘Instellingen’ kunt u velden activeren voor het kiezen van dimensies of kostenplaatsen. Dimensies kunt u gebruiken als u bijvoorbeeld een projectenadministratie wilt bijhouden. Reeleezee biedt de volgende dimensies als optie: Project, Medewerker, Product, Afdeling.

Als u de voorraadadministratie bijhoudt met Reeleezee Voorraad kunt u ‘Product’, ‘Aantal’ en ‘Prijs’ tonen op de bon zodat u deze kunt invullen.

Meer opties
Onderin de bon wordt een linkje ‘Meer opties’ weergegeven. Door hier op te klikken activeert u het blokje ‘Betaling’. Door op de betaalgegevens te klikken kunt u gegevens invullen voor een betalings- of incasso-opdracht die u vanuit Reeleezee naar uw bank verstuurt. Indien u zelf de betaling niet meer hoeft te verzorgen, is het niet nodig de ‘Meer opties’ aan te klikken.

Let op: door de betalingsinformatie in het blokje ‘Betaling’ in te voeren geeft u de boeking niet de status ‘Betaald’. De status ‘Betaald’ wordt automatisch gegeven als u in de map Kas & Bank een betaling, in de vorm van een afschrift- of kasregel, koppelt aan een openstaande bon.

4

Het moment van aanmaken

U kunt een boekingsbon op elk gewenst moment aanmaken.

U kunt een net ontvangen factuur, die u nog niet betaald heeft, op deze manier meteen in uw Reeleezee administratie invoeren. Als u alle ontvangen en verstuurde facturen meteen verwerkt in uw administratie heeft u altijd een goed overzicht van wat u nog moet betalen en wat u nog van uw klanten binnen moet krijgen. Daarnaast is uw Winst& Verlies rekening altijd actueel.

U kunt een boekingsbon echter ook pas aanmaken als u de betaling op uw bankafschrift tegenkomt in de map ‘Kas & Bank’ of het dagboek ‘Bank’.

Welk moment u ook kiest, Reeleezee zal de boekingsbonnen altijd bewaren in de map of het dagboek waar ze thuishoren.

5

Stempel

Zodra u een boeking ingevuld en opgeslagen heeft, wordt de informatie in de administratie verwerkt. Er zal een stempel op de boekingsbon verschijnen die de status van de bon weergeeft: ‘Openstaand’, ‘Betaald’ of ‘Geboekt’.

Indien u boekingen aanmaakt in de mappen ‘Inkomsten’ en ‘Uitgaven’ zal de stempel altijd ‘Openstaand’ aangeven.

Het als ‘Betaald’ registreren van een boekingsbon doet u vanuit de map ‘Kas & Bank’. In deze map worden al uw ontvangen en verrichte betalingen vastgelegd in de vorm van afschriftregels op bankafschriften of kasregels op kasboekbladen. Deze regels kunt u koppelen aan bestaande ‘Openstaande’ bonnen en daardoor krijgen de bonnen automatisch de status ‘Betaald’. Ook kan een bon vanuit de map ‘Privé & RC’ als privé betaling of via een rekening-courant (B.V.) als betaald geregistreerd worden.

Als een stempel op de boekingsbon ‘Betaald’ aangeeft betekent dit dat de betaling is geregistreerd. Wanneer u met uw muis over de stempel heen gaat wordt ook aangegeven wanneer de betaling gedaan is en via welke wijze de betaling heeft plaats gevonden. Zo kunt u makkelijker terugvinden hoe en wanneer de factuur betaald is.

6

Unieke nummers

Elke boeking die u aanmaakt krijgt een uniek nummer, het zogenaamde boekstuknummer. Dit nummer staat altijd op de bon zelf vermeld en wordt getoond in de overzichten. Wanneer u de bon, nadat u deze geboekt heeft, opnieuw aanklikt krijgt u een samenvatting van de bon te zien. Ook hier staat dit nummer vermeld.

Het boekstuknummer bestaat uit twee delen: het deel voor het verbindingsstreepje is het nummer van de bonsoort. Dit is geen uniek nummer. Het deel achter het verbindingsstreepje is het unieke nummer van het document binnen het dagboek. Dit dagboek kan zijn: Verkopen, Inkopen, Kas & Bank of Memoriaal.

Het is handig om dit boekstuknummer ook op de papieren versie van de ingeboekte factuur in uw administratie te noteren. Zo kunt u uw papieren documenten altijd terugvinden in uw digitale administratie. U kunt daarnaast in het veldje ‘Referentie’ een eigen nummer van de factuur of bon invullen. Hier kunt u bijvoorbeeld het nummer invullen van de factuur die u hebt ontvangen.

7

Een boeking wijzigen

De gegevens die u op een boeking invult kunt u altijd weer wijzigen. Om de gegevens te wijzigen opent u de bon en klikt u vervolgens op de knop ‘Bewerken’.

Let op: Indien het een inkoop- , kosten- , of verkoopbon betreft in een periode waarin de BTW-aangifte al op ‘aangegeven’ staat, zult u de boekingsbon niet meer kunnen wijzigen. U kunt echter de aangifte wel ‘Corrigeren’ waarna de bon wel weer wijzigbaar is.