Startgids: werken met de voorraadadministratie

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

1 Beginstand voorraad

Voor het invoeren van de beginvoorraad is het van belang te bepalen per welke datum u dat wilt doen. Wilt u dat al op de begindatum van uw Reeleezee administratie doen? Of wilt u dat per een latere datum doen, bijvoorbeeld aan het begin van de volgende maand?

Als u niet alleen de aantallen van uw producten wilt bijhouden maar ook de waarde van de voorraad op de balans wilt zien, kunt u op 2 manieren de beginwaarde van de voorraad opnemen. Welke u hanteert is afhankelijk van de startdatum van uw voorraadadministratie.

  1. De voorraadadministratie start gelijk met de start van de administratie in Reeleezee. In dat geval voert u de beginwaarde in, in de map Financieel > Grootboek > Beginbalans. U klikt een lege regel aan en selecteert bij ‘Rekening’ een voorraad-rekening. De waarde vult u bij ‘Debet’ in. Door buiten de regel te klikken slaat u de regel op.
    De begin-aantallen van de producten kunt u per product invoeren in de map Producten > Producten > Voorraad. In het getoonde overzicht klikt u een product aan en klikt vervolgens op de knop ‘Corrigeer’. U kiest dan voor ‘Openingsbalans’.

    U vult het aantal en eventueel een omschrijving in en klikt
    dan op de knop ‘Ok’.

  2. De voorraadadministratie start niet gelijk met de start van de administratie in Reeleezee Als u de ingekochte producten al wel heeft ingevoerd in uw administratie, staat de waarde er al in. De waarde van de producten in voorraad behoort wel op een voorraad-rekening op de balans te staan. Komt er nog geen voorraad op uw balans voor, dan kunt u de beginwaarde van de voorraad invoeren met een memoriaalboeking. Deze maakt u in de map Financieel > Memoriaal > Overzicht. Door op de knop ‘Nieuw’ te drukken krijgt u een document waar u minimaal 2 regels op invult. Met een regel voert u de waarde van de voorraad debet op. Met een andere regel kunt u een inkooprekening credit afboeken. Voor deze boekingen kunt u ook altijd een boekhouder te raadplegen.De begin-aantallen van de producten kunt u per product invoeren in de map Producten > Producten > Voorraad. In het getoonde overzicht klikt u een product aan en klikt vervolgens op de knop ‘Corrigeer’. U kiest dan voor ‘Handmatig’.

    U vult bij ‘Boekdatum’ de datum van het beginaantal in.Vervolgens vult u het aantal en eventueel een omschrijving in en klikt dan op de knop ‘Ok’.

 

2 Inkoopbon

Als u een inkoopfactuur van een leverancier krijgt, die betrekking heeft op de inkoop van voorraadproducten, voert u die als volgt in de map Uitgaven > Boekingsbonnen > Overzicht, in.

Door op ‘Nieuw’ te klikken krijgt u een lege boekingsbon rechts in beeld.

Relatie
Op de bon kiest u allereerst de leverancier bij ‘Relatie’. U kunt een aantal letters van de naam intikken en dan wordt er gezocht naar een bestaande leverancier in uw administratie. Bestaat de leverancier nog niet dan voert u hier de gewenste gegevens in. Na opslaan of boeken van de bon worden de gegevens toegevoegd aan uw leveranciersbestand in de map Relaties > Leveranciers.

Boeking
Bij ‘Boeking’ selecteert u de specificatie of grootboekrekening voor de voorraad, bijvoorbeeld ‘Voorraad handelsgoederen’. U kunt ook een keuze maken uit het lijstje onder documentsoort ‘Inkopen/voorraad’. U voert bij het eerste datumveld de datum van de factuur in. Bij het tweede datumveld kunt u de boekdatum of rapportagedatum aanpassen. Dit is de datum waarop de voorraad verwerkt moet worden in de administratie. Bij referentie voert u het alfanumerieke factuurnummer in dat op de inkoopfactuur of bon vermeld staat.

Via het blauwe linkje ‘Instellingen’ kunt u ‘Toon omschrijving’ activeren. Zo kunt u een omschrijving invoeren van deze factuur of bon. Deze omschrijving is van belang voor uw eventuele boekhouder of accountant ter controle van uw administratie.

Totaalbedrag
Hier vult u het totaalbedrag van uw ontvangen factuur of bon in, inclusief BTW. U kiest vervolgens het BTW percentage van de eerste factuurregel.

Regels
U klikt nu het blauwe pijltje in het blok ‘Regels’ aan. U treft hier de eerste regel met de eerder gekozen voorraadrekening aan.

Indien u geen veldje ‘Product’ ziet, klikt u eerst het blauwe linkje ‘Instellingen’ aan. Vervolgens vinkt u 3 zaken aan: ‘Toon product’, ‘Toon aantal’ en ‘Toon prijs’. U drukt daarna op het blauwe linkje ‘Sluit instellingen’.

Op de regel selecteert u nu eerst bij ‘Product’ het product waar het om gaat. In het eerste veld rechts daarvan vult u het aantal in. Rechts daarnaast zal automatisch de inkoopprijs per stuk verschijnen.

Om de volgende regel te kunnen invoeren drukt u op de ‘+’ links onderin het blokje. U volgt nu dezelfde volgorde als op de eerste regel; eerst het product kiezen en dan het aantal invullen.

Zo kunt u alle regels invoeren totdat de inkoopbon volledig is ingevuld en onder op de bon er in het rood geen verschillen meer worden vermeld. U kunt nu de bon opslaan door op ‘Boeken’ te drukken.

3 Verkoopfactuur

De verkoop van uw voorraadproducten voert u in Reeleezee automatisch in als u Reeleezee Factuur gebruikt en echte verkoopfacturen aanmaakt. Deze maakt u aan in de map Inkomsten > Facturen > Overzicht, door daar op ‘Nieuw’ te drukken. Op elke factuuregel kunt u bij omschrijving meteen de naam van het product intikken en Reeleezee zoekt dan het betreffende product in de lijst.

Als de factuur klaar is, maakt u deze definitief door op ‘Boeken’ te drukken. Daarmee wordt de verkoop in de administratie verwerkt als omzet en de voorraad wordt afgeboekt en tegen geboekt als inkoopkosten.

4 Verkoopbon

Als u voor de verkopen geen facturen maakt met Reeleezee Factuur, kunt u de verkopen met behulp van boekingsbonnen invoeren in de map Inkomsten > Boekingsbonnen > Overzicht.

Hier volgt u dezelfde handeling als voor een inkoopbon, beschreven onder punt 3 van deze startgids. In dit geval kiest u echter bij ‘Relatie’ uw klant en kiest bij ‘Boeking’ een omzet-rekening.

5 Overzicht voorraad

Het overzicht van de aantallen producten die nog in voorraad zijn, vindt u in de map Producten > Producten > Voorraad. In het overzicht wordt in de kolom ‘Voorraad’ het aantal weergegeven.

Als u een product aanklikt vindt u in het tabblad ‘Voorraad’ het ‘Huidige voorraad aantal’ en de ‘Huidige voorraad waarde’. In het tabblad ‘Overzichten’ van het product wordt een lijst met de laatste 10 verkoop- en inkoopfacturen en voorraadmutaties weergegeven.