Startgids: Werkkostenregeling

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen aan personeel en is vanaf 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever. Binnen de werkkostenregeling kunt u een wettelijk vastgesteld percentage van 1,2 procent van uw totale fiscale loon, de ‘vrije ruimte’ genoemd, besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast vergoeden of verstrekken door gerichte vrijstellingen.

Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U kunt de eindheffing eens per jaar aangeven en betalen. Dat doet u uiterlijk in uw aangifte Loonheffing over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar

U moet dus bijhouden hoeveel vrije ruimte u als werkgever nog tot uw beschikking hebt. Dit betekent dat u vergoedingen zoals maaltijden, kerstpakketten of fietsen die u aan uw werknemers verstrekt anders moet administreren. Voor meer informatie over de werkkostenregeling kunt u terecht bij uw boekhouder, accountant, belastingadviseur of de Belastingdienst (www.belastingdienst.nl/wkr).

Werkkostenregeling in Reeleezee

Om administratief om kunnen te gaan met de nieuwe regeling introduceert Reeleezee in versie 94 (vanaf 12 januari) de werkkostenregeling (WKR) als dimensie of kostenplaats. Dit houdt in dat er geen extra grootboekrekeningen nodig zijn. De nieuwe WKR-dimensie werkt op een zelfde manier als de dimensies ‘Afdeling’ en ‘Project’. Per grootboekrekening kunt u instellen of de WKR van toepassing kan zijn en of het verplicht is dit bij een boeking aan te geven.

Voor de WKR heeft Reeleezee alle administraties uitgerust met een aantal standaard waarden waaruit gekozen kan worden, zoals ‘Werkkosten vrije ruimte’ of ‘Werkkosten gericht vrijgesteld’. Deze waarden zijn gebaseerd op de verdeling die de Belastingdienst hanteert.

1-WKR-waarden

Hiermee kunt u de vergoedingen aan uw medewerkers in uw administratie classificeren voor uw aangifte Loonheffing. Per grootboekrekening kunt u een standaard waarde instellen, zodat deze automatisch aan een boeking wordt meegegeven. Vervolgens kunt u een overzicht opvragen van alle geboekte kosten met een WKR dimensie. Per WKR classificatie krijgt u een totaal van de kosten incl. BTW.

Roadmap functionaliteit tbv WKR

Versie 94 bevat functionaliteit voor de werkkostenregeling. In de updates die volgen wordt de functionaliteit verder uitgebreid. Beschikbaar vanaf versie 94a3:

– per grootboekrekening de mogelijkheid tot instellen van vaste WKR dimensie
– per grootboekrekening mogelijkheid tot verplicht stellen van een WKR dimensie
– mogelijkheid tot boeken van kosten met WKR dimensie
– mogelijkheid tot filteren op WKR dimensie in dynamische rapporten en grootboekkaarten

Uitbreidingen op korte termijn:
– Rapport overzicht boekingen en totalen (incl. BTW) per WKR dimensie
– Mogelijkheid tot selecteren WKR dimensie op boekingen in het memoriaal
– Mogelijkheid tot onderhouden van de verschillende WKR waarden
– Mogelijkheid tot instellen WKR codes tbv import loonjournaalposten
– Mogelijkheid tot importeren loonjournaalposten met WKR dimensie
– Dynamische WKR verdeelstaat met mogelijkheid tot herverdelen
– Toetsing van beschikbare vrije ruimte

Inrichting administratie

Vanaf versie 94 zijn alle kostenrekeningen in uw grootboekrekeningschema geschikt gemaakt om er met de nieuwe WKR dimensie op te boeken. U kunt echter per grootboekrekening een aantal zaken instellen die het boeken nog makkelijker maakt. Als ondernemer en werkgever kunt u dit in overleg met uw boekhouder of accountant doen.

De instellingen vindt u in Instellingen > Map Financieel > Onderhoud grootboekrekeningen, onder in het tabblad ‘Algemeen’ van elke grootboekrekening.

1. Kostenrekeningen activeren om WKR dimensie te kunnen kiezen
Alle kostenrekeningen zijn al geschikt gemaakt om er met een WKR dimensie op te kunnen boeken. U kunt dit uiteraard aanpassen.
2-WKR-instellingen-activeren

2. Verplichting WKR instellen
Per grootboekrekening kunt u instellen dat een WKR dimensie verplicht is bij het invoeren van boekingen.

3. Vaste WKR dimensie instellen
Per grootboekrekening kunt u een vaste waarde voor de WKR instellen. Dit betekent dat tijdens het boeken op deze grootboekrekening de WKR waarde automatisch wordt geselecteerd.
U kunt deze waarde op de boeking wijzigbaar maken door dit aan te vinken.

Boeken met WKR

Op alle boekingen kunt u per regel een van de beschikbare WKR classificaties kiezen. Als u een standaard WKR waarde bij de grootboekrekening heeft ingesteld dan wordt deze automatisch ingevuld.
5-WKR-op-boeking

N.B. Op een boeking ziet u het veld ‘Werkkostenregeling’ pas als u dit geactiveerd heeft in de instellingen van het blok ‘Regels’ op het boekingsscherm.
6-WKR-instellingen-boekscherm

Overzichten

In de dynamische financiële overzichten, zoals de Winst & Verlies rekening en de grootboekkaarten in menu/map Financieel, kunt u filteren op de beschikbare dimensies. Deze filters kunt u activeren via het linkje ‘Instellingen’ rechtsboven.
8-WKR-filter-financieel-overzicht-activeren

9-WKR-filter-financieel-overzicht

Let u er op dat de bedragen die in de Winst & Verlies rekening worden getoond excl. BTW zijn en dat voor de werkkostenregeling bedragen incl. BTW gelden. Op korte termijn komt er dan ook een Excel rapport ‘Overzicht boekingen met WKR dimensie’ beschikbaar met een overzicht van alle boekingen met een WKR dimensie. U krijgt dan per WKR dimensie een totaal incl. BTW.

10-WKR-excel-rapport

In een volgende versie van Reeleezee zal er een dynamisch overzicht, een WKR verdeelstaat, beschikbaar komen waarbij u de bedragen per WKR classificatie ook kan splitsen en herverdelen.

11-WKR-verdeelstaat