Abonnementen: zo werkt dat

Reeleezee levert online cloudapplicaties als dienst. U werkt altijd met de laatste versie en updates zijn gratis. Uw gegevens worden veilig bewaard en zijn altijd toegankelijk. Alle Reeleezee dienstverlening is gebaseerd op een maandelijks abonnement. Een abonnement bestaat uit de module(s) Administratie en/of Factuur, die afzonderlijk en in combinatie met elkaar kunnen worden afgenomen. Gebruik van de Helpdesk (op werkdagen van 9.00 tot 21.00 bereikbaar) is inbegrepen.

 

Modules
De modules Administratie en Factuur bestaan in verschillende varianten; Free, Basic (alleen Administratie), Economy, Business en Premium. Het verschil tussen deze abonnementsvormen is de mate van gebruik. U kunt een module iedere maand up- of downgraden, afhankelijk van uw behoefte om veel of weinig werk in Reeleezee te doen.

 

 

Bundels
De hoeveelheid gebruik dat binnen een module wordt toegestaan noemen wij de bundel. In de Administratie module wordt de hoeveelheid gebruik uitgedrukt in de aantallen boekingen, scans, en/of AutoCollect facturen die u verwerkt. In de Factuur module is dat het aantal verkoopfacturen dat u maakt.

U kunt ieder moment de actuele stand van uw verbruik in Reeleezee Mobile raadplegen in de oranje map Instellingen > Mijn Abonnement > Abonnementgegevens.

 

 

Add-ons
Daarnaast biedt Reeleezee ook add-ons. U kunt bijvoorbeeld een extra login toevoegen, periodiek factureren toevoegen aan de Factuur-module, en Vaste Activa aan de Administratie module.

 

 

Bundelgrens bereikt?

Wanneer u tijdens het werken met Reeleezee de grens van een bundel bereikt, ontvangt u een melding op uw scherm én per e-mail. U heeft dan de volgende mogelijkheden:

Bekijk hier een voorbeeld melding

 

1. Uw abonnement upgraden
Upgraden naar een abonnement met een grotere bundel. De upgrade geldt per direct voor de lopende abonnementsperiode Dit kan voordeliger zijn dan per extra stuks afrekenen, afhankelijk van het aantal. Als u wilt upgraden terwijl uw lopende abonnementsperiode bijna afloopt, is het wellicht beter om te wachten tot uw nieuwe abonnementsperiode begint. U heeft dan langer de tijd om uw nieuwe abonnement optimaal te benutten.

2. Buiten bundel doorwerken
De extra stuks boekingen, scans en/of AutoCollect facturen die buiten uw bundel vallen worden aan het eind van de abonnementsperiode per stuk afgerekend (à € 0,75 per extra stuk).

3. Wachten op de volgende abonnementsperiode
Bij het bereiken van de bundelgrens Scans of AutoCollect facturen ook wachten tot de volgende abonnementsperiode is begonnen; dan heeft u de beschikking over het volledige aantal van de bundel.

 

Let op
aan het eind van de abonnementsperiode krijgt u nogmaals een melding (per e-mail) met de vraag of u de extra stuks wilt afrekenen tegen de extra stuks prijs, of dat u alsnog wilt upgraden. De extra stuks worden op de volgende abonnementsfactuur in rekening gebracht.

Kalendermaand VS abonnementsperiode
Ieder abonnement kent een verschillend aantal scans, verkoop facturen en boekingen dat u kunt uitvoeren. Het aantal wat u kunt uitvoeren wordt bepaald door uw abonnement. De telling van de scans, verkoop facturen en boekingen vindt plaats per kalendermaand! Dus: stel dat uw abonnement loopt van de 13e t/m de 12e van de volgende maand, en u maakt op een bepaald moment gebruik van een abonnement Factuur Economy. Op de 20e van die periode (het is bijvoorbeeld maart) maakt u een verkoopfactuur. Dan telt het systeem hoeveel verkoop facturen u in die kalendermaand (dus maart) kunt maken (in dit voorbeeld 20).

Voor scans en boekingen geldt hetzelfde. Boekingen kunt u plaatsen in iedere kalendermaand. Bijvoorbeeld: u boekt op de 21e maar u wilt ook boekingen uitvoeren die bij een eerdere maand horen. In het voorbeeld kunt u 10 boekingen in iedere kalendermaand plaatsen, op basis van de documentdatum op de boeking.

Up- en downgraden
Het upgraden van een abonnement kan op ieder moment. Een upgrade geldt altijd voor de lopende abonnementsperiode, zodat u meteen gebruik kunt maken van de hogere bundels. Na een upgrade ontvangt u van ons een factuur voor het verschil tussen de prijs van de lagere en de hogere abonnementsvorm.

Facturering
De facturering van uw abonnement vindt plaats voorafgaand aan een nieuwe abonnementsperiode; op de factuur komen de module(s), de add-ons èn eventuele extra stuks (buiten de bundel) van de vorige abonnementsperiode.

Kortingsregeling
Als u twee of meer abonnementen met ten minste de module Administratie Economy, Business of Premium afneemt, èn als deze voor u op één factuur gefactureerd kunnen worden, kunt u profiteren van 25% korting op het gehele factuurbedrag. Neem hiervoor contact op met Abonnementenbeheer op 0346-258080.

Opzeggen
In plaats van een formele opzegging kunt u bij ons uw abonnement opzeggen door deze te downgraden naar Free. Dit kunt u beschouwen als een gratis archieffunctie: uw gegevens worden voor u bewaard en blijven toegankelijk. Als u er toch de voorkeur aan geeft dat wij uw administratie en daarmee uw gegevens geheel verwijderen, neem dan alstublieft contact op met Abonnementenbeheer op 0346-258080.

Let op
Als u gebruik maakt van add-ons, moeten deze eerst worden gedeactiveerd of opgezegd voordat u kunt downgraden naar Free. Dit geldt ook voor extra logins, gekoppelde bankrekeningen, webshops of AutoCollect leveranciers. Neem hiervoor contact op met Abonnementenbeheer.

Begrippen en bundeltelling

Boeking

Een ‘boeking’ kan elk type boeking zijn dat in Reeleezee mogelijk is, t.w. boekingen van de typen Verkoop, Inkoop, Kas&Bank en Memoriaal. Een uitzondering hierop is een verkoopboeking die ontstaat als gevolg van het definitief maken van een factuur via de Reeleezee Factuur module.

Scans

Onder een Scan verstaan wij een document dat u heeft heeft geupload of gemaild naar de Inbox van uw boekhouding. Het maakt niet uit of u een bestand zelf heeft gescand of gefotografeerd of dat u dit bestand rechtstreeks van uw leverancier heeft ontvangen. Een document wordt bij binnenkomst in de Inbox geteld als scan.

Reeleezee telt pagina’s die als één document bij elkaar horen als één scan. Indien een document uit meerdere pagina’s bestaat zoals een factuur met bijlagen, zal Reeleezee automatisch proberen om bij elkaar horende pagina’s samen te voegen tot één document. Als het niet is gelukt om dit automatisch te doen, kunt u pagina’s ook handmatig samenvoegen. Een elektronische factuur in UBL-formaat beschouwen wij niet als scan.

Bestanden die worden geupload naar de Inbox worden door Reeleezee Scan&Boek automatisch omgezet in een boekingvoorstel. Dit boekingsvoorstel is een z.g. ‘Concept-boeking’. Deze kunt u nog controleren en eventueel aanvullen voordat u deze boeking ‘definitief’ maakt. Op het moment dat de boeking ‘definitief’ is gemaakt, telt deze als ‘boeking’.

AutoCollect

Met Reeleezee AutoCollect kunt u van leveranciers hun facturen automatisch door Reeleezee laten ophalen van hun websites of portalen en deze facturen direct in de Inbox van uw boekhouding laten plaatsen. Hiervoor heeft u een abonnement nodig op een van de AutoCollect add-ons. Het Autocollect abonnement kan slechts worden afgenomen in combinatie met een betaald abonnement op een Administratie module. Een document wordt bij binnenkomst in de Inbox geteld als AutoCollect factuur (niet als scan).

Verkoopfacturen

In elk Reeleezee abonnement kunt u gebruik maken van de volledige functionaliteit van de module Reeleezee Factuur Free. Hiermee kunt u in elk Reeleezee abonnement 3 verkoopfacturen maken. Een verkoopfactuur telt mee voor dit onderdeel van uw bundel op het moment dat u de betreffende factuur heeft ‘geboekt’ of ‘definitief’ gemaakt in uw boekhouding. Een verkoopfactuur wordt niet geteld als (verkoop-)boeking.

API

API staat voor Application Programming Interface. Reeleezee beschikt over een moderne API die het mogelijk maakt dat externe software informatie uitwisselt met uw Reeleezee boekhouding. Zo is het mogelijk om uw webshop te koppelen aan uw boekhouding zodat alle verkooptransacties direct worden geboekt en uw webshop de actuele voorraad van een product kan opvragen uit Reeleezee. Om een extern pakket te koppelen aan uw boekhouding is het noodzakelijk om een zogenaamde API-gebruiker aan te maken. Het gebruik van de Reeleezee API en het aanmaken van een API-gebruiker is in al onze abonnementen voor ondernemers gratis.

Bankkoppeling

In alle betaalde Reeleezee Administratie abonnementen is het mogelijk om uw zakelijke bankrekening bij ABN AMRO, RABO Bank, ING Bank en/of KNAB direct te koppelen aan uw boekhouding. Deze volledig automatische bankkoppeling zorgt ervoor dat transactiegegevens van uw rekening iedere werkdag automatisch in uw boekhouding worden verwerkt. Indien u bankiert bij de RABO Bank, kunt u via de automatische koppeling zelfs betaalopdrachten doorsturen. Met Reeleezee Administratie Basic kunt u één (1) zakelijke bankrekening koppelen. Vanaf Reeleezee Administratie Economy kunt u een onbeperkt aantal rekeningen (ook van meerdere banken) aan uw boekhouding koppelen.