Abonnementen: zo werkt dat

Reeleezee levert online cloudapplicaties als dienst. Je werkt altijd met de laatste versie en updates zijn gratis. Je gegevens worden veilig bewaard en zijn altijd toegankelijk. Alle Reeleezee dienstverlening is gebaseerd op een maandelijks abonnement. Een abonnement bestaat uit de module(s) Administratie en/of Factuur, die afzonderlijk en in combinatie met elkaar kunnen worden afgenomen. Gebruik van de Helpdesk (op werkdagen van 9.00 tot 21.00 bereikbaar) is inbegrepen.

 

Modules

De modules Administratie en Factuur bestaan in verschillende varianten; Free, Basic (alleen Administratie), Economy, Business en Premium. Het verschil tussen deze abonnementsvormen is de mate van gebruik. Je kunt een module iedere maand up- of downgraden, afhankelijk van je behoefte om veel of weinig werk in Reeleezee te doen.

Bundels

De hoeveelheid gebruik dat binnen een module wordt toegestaan noemen wij de bundel. In de Administratie module wordt de hoeveelheid gebruik uitgedrukt in de aantallen boekingen, scans, en/of AutoCollect facturen die je verwerkt. In de Factuur module is dat het aantal verkoopfacturen dat je maakt.

Je kunt ieder moment de actuele stand van jouw verbruik in Reeleezee Mobile raadplegen in de oranje map Instellingen > Mijn Abonnement > Abonnementgegevens.

Add-ons

Daarnaast biedt Reeleezee ook add-ons. Je kan bijvoorbeeld een extra login toevoegen, periodiek factureren toevoegen aan de Factuur-module, en Vaste Activa aan de Administratie module.

Bundelgrens bereikt?

Wanneer je tijdens het werken met Reeleezee de grens van een bundel bereikt, ontvang je een melding op je scherm én per e-mail. Je hebt dan de volgende mogelijkheden:

Bekijk hier een voorbeeld melding

1. Je abonnement upgraden
Upgraden naar een abonnement met een grotere bundel. De upgrade geldt per direct voor de lopende abonnementsperiode. Dit kan voordeliger zijn dan per extra stuks afrekenen, afhankelijk van het aantal. Als je wilt upgraden terwijl je lopende abonnementsperiode bijna afloopt, is het wellicht beter om te wachten tot je nieuwe abonnementsperiode begint. Je hebt dan langer de tijd om je nieuwe abonnement optimaal te benutten.

2. Buiten bundel doorwerken
De extra stuks boekingen, scans en/of AutoCollect facturen die buiten je bundel vallen worden aan het eind van de abonnementsperiode per stuk afgerekend (à € 0,75 per extra stuk).

3. Wachten op de volgende abonnementsperiode
Bij het bereiken van de bundelgrens Scans of AutoCollect facturen ook wachten tot de volgende abonnementsperiode is begonnen; dan heb je de beschikking over het volledige aantal van de bundel.

Let op

aan het eind van de abonnementsperiode krijg je nogmaals een melding (per e-mail) met de vraag of je de extra stuks wilt afrekenen tegen de extra stuks prijs, of dat je alsnog wilt upgraden. De extra stuks worden op de volgende abonnementsfactuur in rekening gebracht.

Kalendermaand VS abonnementsperiode

Ieder abonnement kent een verschillend aantal scans, verkoop facturen en boekingen die je kunt uitvoeren. Het aantal wat je kunt uitvoeren wordt bepaald door je abonnement. De telling van de scans, verkoop facturen en boekingen vindt plaats per kalendermaand! Dus: stel dat uw abonnement loopt van de 13e t/m de 12e van de volgende maand, en jij maakt op een bepaald moment gebruik van een abonnement Factuur Economy. Op de 20e van die periode (het is bijvoorbeeld maart) maak je een verkoopfactuur. Dan telt het systeem hoeveel verkoop facturen je in die kalendermaand (dus maart) kunt maken (in dit voorbeeld 20).

Boekingen kun je plaatsen in iedere kalendermaand. Bijvoorbeeld: je boekt op de 21e maar je wilt ook boekingen uitvoeren die bij een eerdere maand horen. In het voorbeeld kun je 10 boekingen in iedere kalendermaand plaatsen, op basis van de documentdatum op de boeking.

Up- en downgraden

Het upgraden van een abonnement kan op ieder moment. Een upgrade geldt altijd voor de lopende abonnementsperiode, zodat je meteen gebruik kan maken van de hogere bundels. Na een upgrade ontvang je van ons een factuur voor het verschil tussen de prijs van de lagere en de hogere abonnementsvorm.

Facturering

De facturering van je abonnement vindt plaats voorafgaand aan een nieuwe abonnementsperiode; op de factuur komen de module(s), de add-ons èn eventuele extra stuks (buiten de bundel) van de vorige abonnementsperiode.

Kortingsregeling

Als je twee of meer abonnementen met ten minste de module Administratie Economy, Business of Premium afneemt, èn als deze voor jou op één factuur gefactureerd kunnen worden, kun je profiteren van 25% korting op het gehele factuurbedrag. Neem hiervoor contact op met Abonnementenbeheer op 0346-258080.

Opzeggen

De overeenkomst die je bij het abonneren bent aangegaan kun je opzeggen. Als jij je abonnement opzegt, zullen wij jouw administratie en alle gegevens daarin voorgoed verwijderen. Voor een opzegging verzoeken we de abonnementhouder ons een e-mail te sturen met:

  1. het verzoek ter opzegging
  2. een kopie van een ID-bewijs
  3. een recent (niet ouder dan 3 maanden) uittreksel van het KvK
Het is ook mogelijk om je abonnement te downgraden naar Free. Dit kun je beschouwen als een gratis archieffunctie: jouw gegevens worden voor je bewaard en blijven toegankelijk. Je voldoet hiermee aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Let op: het is in dit geval belangrijk dat we je kunnen blijven bereiken op het e-mailadres dat bij ons bekend is. Wanneer je contactgegevens wijzigen, vergeet dan niet om dat aan ons door te geven of zelf aan te passen in de map Instellingen > Bedrijfsgegevens.

Let op

Als je gebruik maakt van add-ons, moeten deze eerst worden gedeactiveerd of opgezegd voordat je kunt downgraden naar Free. Dit geldt ook voor extra logins, gekoppelde bankrekeningen, webshops of AutoCollect leveranciers. Neem hiervoor contact op met Abonnementenbeheer.

Begrippen en bundeltelling
Boeking

Een ‘boeking’ kan elk type boeking zijn dat in Reeleezee mogelijk is, t.w. boekingen van de typen Verkoop, Inkoop, Kas&Bank en Memoriaal. Een uitzondering hierop is een verkoopboeking die ontstaat als gevolg van het definitief maken van een factuur via de Reeleezee Factuur module.

Scans

Onder een Scan verstaan wij een document dat je hebt geupload of gemaild naar de Inbox van je boekhouding. Het maakt niet uit of je een bestand zelf hebt gescand of gefotografeerd of dat je dit bestand rechtstreeks van je leverancier hebt ontvangen. Een document wordt bij binnenkomst in de Inbox geteld als scan.

Reeleezee telt pagina’s die als één document bij elkaar horen als één scan. Indien een document uit meerdere pagina’s bestaat zoals een factuur met bijlagen, zal Reeleezee automatisch proberen om bij elkaar horende pagina’s samen te voegen tot één document. Als het niet is gelukt om dit automatisch te doen, kun je pagina’s ook handmatig samenvoegen. Een elektronische factuur in UBL-formaat beschouwen wij niet als scan.

Bestanden die worden geupload naar de Inbox worden door Reeleezee Scan&Boek automatisch omgezet in een boekingvoorstel. Dit boekingsvoorstel is een z.g. ‘Concept-boeking’. Deze kun je nog controleren en eventueel aanvullen voordat je deze boeking ‘definitief’ maakt. Op het moment dat de boeking ‘definitief’ is gemaakt, telt deze als ‘boeking’.

AutoCollect

Met Reeleezee AutoCollect kun je van leveranciers hun facturen automatisch door Reeleezee laten ophalen van hun websites of portalen en deze facturen direct in de Inbox van je boekhouding laten plaatsen. Hiervoor heb je een abonnement nodig op een van de AutoCollect add-ons. Het Autocollect abonnement kan slechts worden afgenomen in combinatie met een betaald abonnement op een Administratie module. Een document wordt bij binnenkomst in de Inbox geteld als AutoCollect factuur (niet als scan).

Verkoopfacturen

In elk Reeleezee abonnement kan je gebruik maken van de volledige functionaliteit van de module Reeleezee Factuur Free. Hiermee kun je in elk Reeleezee abonnement 3 verkoopfacturen maken. Een verkoopfactuur telt mee voor dit onderdeel van jouw bundel op het moment dat je de betreffende factuur heeft ‘geboekt’ of ‘definitief’ gemaakt in je boekhouding. Een verkoopfactuur wordt niet geteld als (verkoop-)boeking.

API

API staat voor Application Programming Interface. Reeleezee beschikt over een moderne API die het mogelijk maakt dat externe software informatie uitwisselt met je Reeleezee boekhouding. Zo is het mogelijk om je webshop te koppelen aan jouw boekhouding zodat alle verkooptransacties direct worden geboekt en je webshop de actuele voorraad van een product kan opvragen uit Reeleezee. Om een extern pakket te koppelen aan uw boekhouding is het noodzakelijk om een zogenaamde API-gebruiker aan te maken. Het gebruik van de Reeleezee API en het aanmaken van een API-gebruiker is in al onze abonnementen voor ondernemers gratis.

Bankkoppeling

In alle betaalde Reeleezee Administratie abonnementen is het mogelijk om je zakelijke bankrekening bij ABN AMRO, RABO Bank, ING Bank en/of KNAB direct te koppelen aan jouw boekhouding. Deze volledig automatische bankkoppeling zorgt ervoor dat transactiegegevens van je rekening iedere werkdag automatisch in je boekhouding worden verwerkt. Indien je bankiert bij de RABO Bank, kan je via de automatische koppeling zelfs betaalopdrachten doorsturen. Met Reeleezee Administratie Basic kun je één (1) zakelijke bankrekening koppelen. Vanaf Reeleezee Administratie Economy kun je een onbeperkt aantal rekeningen (ook van meerdere banken) aan je boekhouding koppelen.