Abonnementen: zo werkt dat

Reeleezee biedt voor accountants de licenties Accounting, een financiële administratie met functies voor de monitoring en het beheer van klant-administraties, en Accountancy Portal, een platform voor digitale samenwerking van een kantoor met haar klanten rond werkprocessen, aangiften en documenten.

 

Klantadministraties

Reeleezee biedt verschillende mogelijkheden voor de begeleiding van de financiële administratie van klanten.

  • Voor de klanten die zelf (gedeeltelijk) de boekhouding doen, kan de accountant vanuit de Accounting omgeving de licenties registreren. In dit geval stuurt Reeleezee de factuur rechtstreeks naar de klant. (Klik hier voor de verschillende licenties voor zelfboekende klanten. De klant is ook degene die de administratie upgrade, downgrade of opzegt.
  • Voor de klanten die de boekhouding niet zelf doen maar uitbesteden aan de accountant, biedt Reeleezee de licentietypen Inhouse Basic, Inhouse Plus en Inhouse Premium. Deze licenties worden in rekening gebracht aan het administratie- of accountantskantoor. Het kantoor is ook degene die de administratie upgrade, downgrade of opzegt.

 

 

Bundels

De hoeveelheid gebruik dat binnen een module wordt toegestaan noemen wij de bundel. In de Administratie module wordt de hoeveelheid gebruik uitgedrukt in de aantallen scans, en/of AutoCollect facturen die u verwerkt.

U kunt ieder moment de actuele stand van uw verbruik in Reeleezee Mobile raadplegen in de oranje map Instellingen > Mijn Abonnement > Abonnementsgegevens.

Dit laatstgenoemde onderdeel is voor de accountants licenties in de applicatie wel aanwezig maar nog niet geheel functioneel (d.d. eind mei 2017). Wij zullen u op deze plaats op de hoogte houden wanneer de functie geheel compleet is.

 

Up- en downgraden

Upgraden:
Inhouse licenties kunnen op ieder moment ge-upgrade worden. Vanaf het moment van een upgrade wordt de gehele periode waarbinnen de upgrade wordt uitgevoerd, in rekening gebracht. Dit betekent een factuurbedrag dat bestaat uit het verschil tussen de kosten van de licentie waar het kantoor eerst gebruik van maakte, en dat van de licentie waar het kantoor naartoe ge-upgrade heeft. Dit factuur-bedrag wordt in rekening gebracht op de eerstvolgende factuur.

NOTA BENE: zowel de functie op de verbruikspagina als de functie voor het uitvoeren van de upgrade op ieder moment, is nog niet gereed. Om die reden kunt u ons achteraf melden of u de meest recente periode alsnog wilt upgraden. Wij zullen u melden zodra de functies gereed zijn en u de verantwoordelijkheid kunt overnemen.

Downgraden:
Inhouse licenties kunnen één keer per jaar, op de vervaldatum van het abonnement gedowngrade worden.

Facturering

De Accounting licentie en de Inhouse licenties worden achteraf, na afloop van een abonnementsperiode gefactureerd.

Opzeggen van een Accounting- en een Inhouse licentie

Accounting- en Inhouse licenties kunnen worden opgezegd door deze geheel te verwijderen of te archiveren. Bij verwijdering zijn de gegegevens niet langer beschikbaar. Van een gearchiveerd abonnement blijven de gegevens in read-only vorm beschukbaar. Voor een opzegging heeft Reeleezee een schriftelijke bevestiging nodig alvorens de opzegging te kunnen effectueren. Voor een archivering zijn de kosten € 1,- per licentie per maand (ex btw).

Begrippen en bundeltelling
Boeking

Een ‘boeking’ kan elk type boeking zijn dat in Reeleezee mogelijk is, t.w. boekingen van de typen Verkoop, Inkoop, Kas&Bank en Memoriaal. Een uitzondering hierop is een verkoopboeking die ontstaat als gevolg van het definitief maken van een factuur via de Reeleezee Factuur module.

Scans

Onder een Scan verstaan wij een document dat u heeft heeft geupload of gemaild naar de Inbox van uw boekhouding. Het maakt niet uit of u een bestand zelf heeft gescand of gefotografeerd of dat u dit bestand rechtstreeks van uw leverancier heeft ontvangen. Een document wordt bij binnenkomst in de Inbox geteld als scan.

Reeleezee telt pagina’s die als één document bij elkaar horen als één scan. Indien een document uit meerdere pagina’s bestaat zoals een factuur met bijlagen, zal Reeleezee automatisch proberen om bij elkaar horende pagina’s samen te voegen tot één document. Als het niet is gelukt om dit automatisch te doen, kunt u pagina’s ook handmatig samenvoegen. Een elektronische factuur in UBL-formaat beschouwen wij niet als scan.

Bestanden die worden geupload naar de Inbox worden door Reeleezee Scan&Boek automatisch omgezet in een boekingvoorstel. Dit boekingsvoorstel is een z.g. ‘Concept-boeking’. Deze kunt u nog controleren en eventueel aanvullen voordat u deze boeking ‘definitief’ maakt. Op het moment dat de boeking ‘definitief’ is gemaakt, telt deze als ‘boeking’.

AutoCollect

Met Reeleezee AutoCollect kunt u van leveranciers hun facturen automatisch door Reeleezee laten ophalen van hun websites of portalen en deze facturen direct in de Inbox van uw boekhouding laten plaatsen. Hiervoor heeft u een abonnement nodig op een van de AutoCollect add-ons. Het Autocollect abonnement kan slechts worden afgenomen in combinatie met een betaald abonnement op een Administratie module. Een document wordt bij binnenkomst in de Inbox geteld als AutoCollect factuur (niet als scan).

Verkoopfacturen

In elk Reeleezee abonnement kunt u gebruik maken van de volledige functionaliteit van de module Reeleezee Factuur Free. Hiermee kunt u in elk Reeleezee abonnement 5 verkoopfacturen maken. Een verkoopfactuur telt mee voor dit onderdeel van uw bundel op het moment dat u de betreffende factuur heeft ‘geboekt’ of ‘definitief’ gemaakt in uw boekhouding. Een verkoopfactuur wordt niet geteld als (verkoop-)boeking.

API

API staat voor Application Programming Interface. Reeleezee beschikt over een moderne API die het mogelijk maakt dat externe software informatie uitwisselt met uw Reeleezee boekhouding. Zo is het mogelijk om uw webshop te koppelen aan uw boekhouding zodat alle verkooptransacties direct worden geboekt en uw webshop de actuele voorraad van een product kan opvragen uit Reeleezee. Om een extern pakket te koppelen aan uw boekhouding is het noodzakelijk om een zogenaamde API-gebruiker aan te maken. Het gebruik van de Reeleezee API en het aanmaken van een API-gebruiker is in al onze abonnementen voor ondernemers gratis.

Bankkoppeling

In alle betaalde Reeleezee Administratie abonnementen is het mogelijk om uw zakelijke bankrekening bij ABN AMRO, RABO Bank, ING Bank en/of KNAB direct te koppelen aan uw boekhouding. Deze volledig automatische bankkoppeling zorgt ervoor dat transactiegegevens van uw rekening iedere werkdag automatisch in uw boekhouding worden verwerkt. Indien u bankiert bij de RABO Bank, kunt u via de automatische koppeling zelfs betaalopdrachten doorsturen. Met Reeleezee Administratie Basic kunt u één (1) zakelijke bankrekening koppelen. Vanaf Reeleezee Administratie Economy kunt u een onbeperkt aantal rekeningen (ook van meerdere banken) aan uw boekhouding koppelen.