Beginnen met je beginbalans

Als je begint met Reeleezee heb je misschien al een lopende onderneming. En dus misschien ook al een boekhouding. Of je hebt alleen een kas- en bankboek en je besteedt je administratie uit aan je accountant.

Hoe je het tot nu toe ook geregeld hebt, de gegevens uit je vorige administratie die de staat van je bedrijf weergeven voer je als beginstand in je nieuwe Reeleezee administratie in. Dat doe je op de beginbalans. Op de beginbalans noteer je met welk banksaldo je begint en bijvoorbeeld hoeveel je investeringen, je inventaris en je voorraad waard zijn.

Het is trouwens niet noodzakelijk om je beginbalans in te voeren voordat je begint met boeken in Reeleezee. Je kunt het ook op een later moment doen. Ook is het niet noodzakelijk om de beginbalans in één keer volledig in te vullen. Je kunt de beginbalans later altijd aanvullen.

Openen van de beginbalans

De beginbalans vind je in de map Financieel > Beginbalans

Op de beginbalans vul je de waarde in van een aantal posten op de startdatum van je boekhouding in Reeleezee.

Je kunt je Reeleezee administratie laten starten op een datum in het verleden. Zo kun je altijd de meest geschikte datum voor de overstap naar Reeleezee kiezen.

Het is bijvoorbeeld handig om je administratie te beginnen aan het begin van een nieuw boekjaar, of aan het begin van een nieuwe btw-periode, bijvoorbeeld een kwartaal.

Op de beginbalans zie je gelijk twee boekhoudkundige termen: namelijk Debet en Credit.

Om te weten in welke kolom je elk bedrag (elke post) zet, moet je weten om wat voor soort post het gaat. De posten op een balans worden opgedeeld in twee soorten: activa en passiva. Activa zijn de bezittingen en vorderingen van je bedrijf. Deze posten zet je onder Debet. Passiva zijn het eigen vermogen en de schulden van je bedrijf. Deze posten zet je onder Credit.

Om de eerste post in te voeren klik je op het +teken rechtsboven.

Bezittingen invoeren
De bezittingen van je bedrijf bestaan uit de saldi van alle zakelijke bankrekeningen en een eventuele zakelijke kas, de waarde van de voorraad en de waarde van de bedrijfsmiddelen zoals computers, software of meubilair. Voor al deze bezittingen voeg je een aparte regel toe. De waarde voer je in bij Debet in.

Bijvoorbeeld: Je bezit computers met een totale waarde van €3500,-. Bij Rekening selecteer je de post ICT apparatuur. Als je het nummer van de grootboekrekening hebt (0111 in de afbeelding hieronder), dan mag je deze ook intikken. Het bedrag van €3500,- voer je in bij Debet.

Als je alles hebt ingevuld, klik je op Opslaan. De regel is nu opgeslagen.

De beginsaldi van je zakelijke bankrekeningen kun je rechtstreeks op de beginbalans invoeren. Bij rekening kies je de grootboekrekening van de bankrekening. Je kunt deze zoeken door de naam van de bank of het rekeningnummer van de bank in te typen.

Een positief saldo vul je in bij Debet en een negatief saldo bij Credit. Je kunt de saldi van je bankrekeningen ook invoeren bij de instellingen van de bankrekeningen zelf, in de map

Kas & Bank > Instellingen Kas en Bank > Bankrekening, Kas & Creditcard

Alle saldi die je daar invoert, worden ook zichtbaar op de beginbalans.

Openstaande facturen invoeren
Bij de vorderingen horen onder meer de verstuurde verkoopfacturen die op de datum van de beginbalans nog niet betaald waren. Bij je schulden horen onder meer de ontvangen inkoopfacturen die op die datum nog niet betaald waren. Het toevoegen van deze posten op de beginbalans is belangrijk omdat de betalingen van deze facturen naar voren komen bij het verwerken van je bankafschriften. Misschien zijn de facturen uit een ander boekjaar en misschien zelfs uit een ander boekhoudsysteem: je wilt ze hoe dan ook wel kunnen boeken.

Een verstuurde verkoopfactuur die op de startdatum van de beginbalans nog niet betaald was, voeg je toe door op de regel Rekening 1200 – Debiteuren te kiezen en het openstaande factuurbedrag bij Debet in te voeren. Om straks de betaling van zo’n openstaande factuur in de map Kas & Bank correct te kunnen verwerken is het belangrijk dat je een vinkje zet bij Openstaande posten. Zo komt deze factuur in de lijst openstaande posten in je administratie en kun je deze opvragen als je de betaling ervan op een afschrift of kasblad ziet staan.

Bij Soort relatie kies je voor Klant en in het veld Relatie selecteer je de klantnaam. Bij Referentie kun je het factuurnummer en/of een korte omschrijving invullen.

Voor elke openstaande verkoopfactuur kun je een aparte regel toevoegen. Je houdt dan het overzicht over welke facturen wel en welke niet betaald zijn. Hiervoor kun je het rapport Totaal openstaande posten per klant gebruiken, dat je in de map Rapporten in de categorie Klanten kunt terugvinden.

Een openstaande inkoopfactuur voer je op soortgelijke wijze in. Je selecteert hiervoor bij Rekening Crediteuren en vult het bedrag bij Credit in. Bij de overige opties kies je voor Soort relatie Leverancier en selecteert bij Relatie de naam van de leverancier. Ook voor de openstaande inkoopfacturen is het handig om deze per factuur in te voeren. Je houdt dan het overzicht over welke facturen wel en welke niet betaald zijn. Hiervoor kun je het rapport Totaal openstaande posten per leverancier gebruiken, die je in de map Rapporten in de categorie Leveranciers kunt terugvinden.

Tip: Je kunt voor de openstaande facturen op je beginbalans, die van een vorig boekjaar zijn en in een ander systeem staan, ook een nieuwe grootboekrekening aanmaken bijvoorbeeld Debiteuren vorig boekjaar en Crediteuren vorig boekjaar om je balans overzichtelijker te houden. Je kunt ook alle openstaande facturen bij elkaar optellen en onder een fictieve klant op de beginbalans zetten, bijvoorbeeld Debiteuren Oud en Crediteuren Oud.

Eigen vermogen
Als je al je bezittingen, schulden en vorderingen op de beginbalans hebt opgenomen, rest alleen nog het eigen vermogen van je bedrijf. Als je een eenmanszaak hebt, dan neem je een post Bedrijfskapitaal op. Bij een vof neem je hiervoor meerdere posten Bedrijfskapitaal op per vennoot. Bij een BV worden de rekeningen Geplaatst aandelenkapitaal en een van de reserverekeningen gebruikt.

Het toevoegen van deze posten kun je ook door je adviseur laten doen.

Posten verwijderen
Als je per ongeluk een verkeerde post op je beginbalans hebt gezet, kun je deze verwijderen en eventueel een nieuwe toevoegen. Je kunt een vinkje zetten voor de regel die je wilt verwijderen. In het menu kies je daarna voor Verwijderen.

De beginbalans bekijken
Als je nog niet alle posten op de beginbalans hebt opgenomen, zul je zien dat er automatisch een extra regel wordt toegevoegd op de grootboekrekening Tegenrekening balansposten. Daarmee wordt de beginbalans in balans gehouden. Dit geeft je de mogelijkheid om pas later de missende posten toe te voegen en in de tussentijd verder te gaan met je administratie. Zodra alle posten op de beginbalans zijn toegevoegd en deze met elkaar in balans zijn, zul je zien dat de extra regel verdwenen is.

Op de beginbalans wordt een stempel met daarin de status getoond. Als er Openstaand staat, betekent het dat er nog openstaande posten of facturen op de beginbalans staan die nog niet als Betaald zijn verwerkt. Zodra dat wel gedaan is, geeft het stempel Geboekt aan. Op deze manier kun je makkelijk controleren wat de status is van de posten op de beginbalans.