Betalingen goedkeuren

De functie ‘Betalingen goedkeuren’ is de eerste workflow die op verzoek beschikbaar kan worden gemaakt in een Reeleezee administratie – deze functionaliteit is dan ook beschikbaar vanaf het Slim Boekhouden abonnement.

Deze workflow gebruik je als je betaalopdrachten vanuit Reeleezee aanmaakt en wilt dat deze eerst worden goedgekeurd door 1 of meerdere personen voordat deze wordt goedgekeurd en verstuurd. Voordat een betaalopdracht dus naar de bank verstuurd kan worden, moet een te betalen inkoopfactuur, credit verkoopfactuur of salaris uitbetaling eerst goedgekeurd worden.

Per medewerker kunnen de rechten worden ingesteld die bepalen of hij/zij goedkeuring mag verlenen of goedkeuring nodig heeft. Hieronder vertellen we je stapsgewijs wat je hiervoor moet instellen.

Instellingen
Ga naar de map:

Instellingen > Algemene instellingen > Algemene instellingen

Zet bij Betaalopdrachten de instelling op ‘Ik wil betalingsopdrachten vanuit Reeleezee aanmaken’

Kies bij ‘Betalingen goedkeuren toepassen’ voor de workflow ‘Betalingen goedkeuren’.

Na het ‘Opslaan’ van de workflow zie je een tabblad ‘Instellingen betalingen’.
Hier stel je limieten voor de betalingen in. Limieten kunnen naar wens aangemaakt worden en zijn nodig om de rechten per medewerker te kunnen instellen. Alle betalingen waarvan de bedragen buiten de ingestelde limieten vallen, kunnen zonder goedkeuring betaald worden.

De limieten moeten per actie worden ingesteld: voor het goedkeuren en voor het afkeuren.

Na het instellen van de limieten heeft elke medewerker met een login de rechten om alle betalingen goed te keuren. Dit kan direct aangepast worden in op het tabblad ‘Rechten’ van de medewerker in het menu Relaties.

De rechten kunnen per status, actie en limiet worden ingesteld.

Betalingen goedkeuren
Alle verkoop- en inkoopfacturen en -boekingen die worden ingevoerd en die een te betalen bedrag bevatten kunnen in de workflow terecht komen.

Dit hangt af van:

De status van de betaling: moet deze nog uitgevoerd worden of is deze al gedaan. Alleen de nog uit te voeren betalingen zullen in de lijst ‘Betalingen goedkeuren’ verschijnen. Een factuur met betaalwijze ‘Contant’ zal als gedaan worden verwerkt en niet meer in deze lijst verschijnen. Ook een factuur die al betaald is door middel van een overschrijving zal niet meer in de lijst verschijnen met goed te keuren betalingen.

Of de hoogte van het bedrag. Als het bedrag buiten de ingestelde limieten valt is er geen goedkeuring van de betaling nodig.

Na het invoeren en boeken van facturen in het menu Uitgaven, Inkomsten of de Inbox wordt in het stempel de status van de betaling getoond.

Na het invoeren van een nog te betalen factuur verschijnt deze in het overzicht ‘Betalingen goedkeuren’ in Kas & Bank.

Hier kun je de facturen met meerdere tegelijk selecteren en goed- of afkeuren.

Ook kun je elke factuur bekijken. Een klik opent direct ook de aanwezige gescande factuur. Op de boeking staat in het stempel de extra status ‘Nog goed te keuren’.

Ook hier kan de betaling goed- of afgekeurd worden.

Pas na het goedkeuren zal de betaling zichtbaar worden in het overzicht ‘Betaalopdracht aanmaken’. Na het daadwerkelijk uitvoeren van de betaling staat de factuur niet meer in de lijst ‘Betalingen goedkeuren’.

In het stempel zie je wie de factuur heeft ingevoerd en wie de betaling heeft goedgekeurd.