Hoe werkt de herkenning van een factuur?

De Reeleezee Inbox werkt volgens het ‘scan en boek’- ofwel ‘scan en herken’-principe. Zodra je een digitale factuur naar je Inbox uploadt, zal bij binnenkomst een automatisch proces worden gestart.

De digitale factuur is in feite een afbeelding. Deze afbeelding wordt automatisch door onze OCR (Optical Character Recognition) omgezet in leesbare tekst. De kwaliteit van dit proces wordt uiteraard beïnvloed door de kwaliteit van de scan of de foto.

In het volgende proces wordt de gegenereerde tekst gecheckt op herkenning van de volgende onderdelen:

KVK-, IBAN- of btw-nummer van de leverancier. Een of meer van deze nummers wordt gebruikt om de leverancier te herkennen.

Deze datum is bepalend voor het moment waarop deze factuur in de btw-aangifte wordt verwerkt.

Wordt vastgelegd op de boeking en kan je helpen om de factuur later terug te vinden.

Totaalbedrag, btw- en nettobedrag. De bedragen van de factuur worden hierdoor automatisch ingevuld op de conceptboeking. Als een factuur is opgesplitst in meerdere btw-tarieven zal dit in de regel ook in de conceptboeking worden meegenomen.

Op basis van de herkenning van het KVK-, IBAN- of btw-nummer kan worden vastgesteld welke leverancier het betreft. Als het een leverancier is die je eerder in je boekhouding hebt verwerkt zal op de conceptboeking automatisch de naam en de eerder gebruikte boekingsrubriek van de leverancier worden ingevuld.

Heb je de gegevens van de leverancier dus niet volledig ingevuld voordat je de factuur doorstuurde naar de Inbox, dan zal de herkenning van je factuur dus minder optimaal zijn dan als je dit wel hebt gedaan. Maar, hoe vaker je deze facturen doorstuurt, hoe makkelijker Reeleezee de juiste informatie zal herkennen voor je.