Inkoopfacturen toevoegen via de inbox

Hoe stel ik mijn inkoopfactuur inbox in?

Via de map inbox > instellingen > kan je een inkoopfactuur inbox mailadres aanmaken bij emailadres inkoopfacturen door op het plus icoon te klikken. Vul hierna een naam in voor @verkoopinbox.reeleezee.nl en maak het e-mailadres actief door het vinkje in te schakelen bij actief .

Na het invoeren van je inkoopfactuur inbox e-mailadres is het nog van belang om bij pdf verwerking een optie te selecteren: PDF batch of PDF single.

Klik hierna op opslaan. Je kan nu inkoopfacturen uploaden naar je inkoopfactuur inbox mailadres.

In welk bestandsformaat kan ik inkoopfacturen uploaden onder de inkoopfactuur inbox?

Dit kan in PDF, UBL, PNG, JPG, of GIF format.

Vanuit de inkoopfactuur inbox kan je rechtsboven in op het upload icoon klikken en daarna het bestand uploaden.

In welk bestandsformaat kan ik inkoopfacturen mailen naar de inkoopfactuur inbox?

Dit kan in PDF of UBL formaat.

Op welke manieren kan ik een inkoopfactuur uploaden in/naar de inbox?

Dit kan op drie manieren.

  1. Je kan inkoopfacturen in pdf/ubl format mailen naar je inkoopfactuur inbox mailadres.
  2. Je kan inkoopfacturen handmatig uploaden vanuit je inkoopfactuur inbox. De inkoopfactuur kan via deze route in een png, jpg, gif, pdf of ubl format worden geüpload.
  3. Je kan via de scan2 Reeleezee app een foto maken van een bon en deze verzenden naar je inkoopfactuur inbox mailadres.

Hoe kan ik een inkoopfactuur boeken vanuit de inbox?

Na het uploaden in de inbox zie je een regel verschijnen:

Klik hierop met je linker muisknop. Aan de linkerkant zal de layout van de inkoopfactuur of kassabon (het geüploade document) zichtbaar zijn en aan de rechterkant de bijbehorende boekingsbon:

Het is de bedoeling dat je aan de rechterkant de boeking controleert en aanvult waar nodig. Hierna kan je aan de onderkant van de boeking op Boeken klikken.

Mijn geüploade inkoopfactuur is niet zichtbaar onder de inkoopfactuur inbox, hoe kan dit?

Inkoopfactuur onder de status in uitvoering
Na het uploaden van de inkoopfactuur komt de inkoopfactuur eerst in de status in uitvoering. Bekijk daarom of de inkoopfactuur naar voren komt onder de status in uitvoering. Je kan bovenaan het overzicht filteren op de status in uitvoering:

Wanneer de factuur in uitvoering staat duurt het maximaal 2 minuten voordat de inkoopfactuur in concept komt te staan. Vanuit concept status kan je vervolgens de boeking benaderen en boeken. Mocht de verwerkingstijd langer duren dan 2 minuten dan kan je contact opnemen met onze support afdeling telefonisch via 0346-258088 of per mail via support@reeleezee.nl om te achterhalen wat er aan de hand is.

Inkoopfactuur wordt geüpload in/naar de inbox in een onleesbaar bestandsformaat
Wanneer je een inkoopfactuur in een bestandsformaat mailt naar de inkoopfactuur inbox anders dan een PDF of UBL bestandsformaat dan zullen de bestanden niet worden ingelezen door Reeleezee. Je kan de inkoopfacturen dan opnieuw in het juiste bestandsformaat verzenden naar de inbox.

Wanneer je inkoopfacturen in een bestandsformaat upload onder de inkoopfactuur inbox in een bestandsformaat anders dan pdf, png, jpg, of GIF dan zullen de facturen niet succesvol worden ingeladen. Ook in dit geval zal je de inkoopfacturen dan opnieuw in het juiste bestandsformaat moeten uploaden.

Hoe kan ik scans samenvoegen?

Het kan zijn dat je een inkoopfactuur hebt geüpload die bestaat uit meerdere pagina’s. Het kan dan zijn dat je bijvoorbeeld twee scans (regels) ziet staan in je overzicht van de inbox die betrekking hebben op één factuur die bestaat uit 2 pagina’s. Dit kan komen doordat je via de map inbox > instellingen, de instelling voor de pdf verwerking niet hebt ingesteld of de instelling op PDF batch hebt staan. Wanneer je dit in de toekomst wil voorkomen is het van belang dat je de optie PDF single selecteert en vervolgens onderaan op de knop Opslaan klikt.

Om de al ingeladen scans (ofwel pagina’s van de factuur) samen te voegen tot één factuur kan je de volgende stappen doorlopen:

1. Selecteer beide scans:

2. Plaats je muis/cursor rechtsboven in op het schakel icon en klik op Samenvoegen.

3. Selecteer vervolgens het hoofddocument (de factuurpagina waarop alle totaalsaldo’s staan) en klik op Samenvoegen.

Het resultaat is dat je in het overzicht in plaats van twee regels nog maar één regel ziet staan welke staat voor één document waaraan meerdere scans zijn gekoppeld.