Instellen van je inbox

In deze handleiding zullen we je helpen met het doorlopen van de instellingen van de Reeleezee factuur InboxDe inbox kun je gebruiken om je administratie nog meer te automatiseren. Het is handig om deze instellingen te doorlopen voordat je aan de slag gaat met de Reeleezee apps. Deze handleiding is vooral geschikt voor klanten die gebruikmaken van de Slim Boekhouden of de Slim Boekhouden + module. Voor klanten die gebruikmaken van Onderweg en Onderweg + is het alleen mogelijk om inkoop- en verkoopfacturen te uploaden naar de Inbox. De verdere verwerking van jouw bonnen of facturen zal jouw accountant namelijk voor je doen.  

 Hoeveel pdf-bestanden kan ik tegelijk uploaden naar de Inbox?
Je kunt maximaal 25 inkoop- of verkoopfacturen tegelijkertijd uploaden naar de Reeleezee Factuur Inbox. De formats die Reeleezee hiervoor ondersteunt zijn: PDF en UBL.   

Ik maak gebruik van de module Slim Boekhouden of de Slim Boekhouden+. Welke instellingen zijn voor mij van toepassing? 

We beginnen met het aanmaken van een ‘factuur-mailadres’. Dit mailadres kun je gebruiken om je inkoopfacturen in te lezen of door te sturen naar de inkoopfactuur inbox in de Web ApplicatieHet aangemaakte mailadres is gelinkt aan je Reeleezee account waarmee je op dat moment bent ingelogd.  

In het overzicht van de instellingen inbox, kun je achter het kopje E-mailadres inkoopfacturen op het plusje klikken op een nieuwe factuurinbox mailadres aan te maken. Het gedeelte voor het ‘@’ mag je zelf verzinnen en maar moet uniek zijn. Dat gedeelte wordt dan ook de gebruikersnaam voor de scan2reeleezee app. 

Voor het doormailen van inkoopfacturen via jouw privé e-mailadres gebruik je jouw gebruikersnaam@factuurinbox.reeleezee.nl 

Als je met de scan2reeleezee app een bonnetje hebt gescand, zie je binnen ongeveer 1 minuut de scan terug in de Reeleezee factuurinbox. Deze minuut hebben we nodig om zo veel mogelijk informatie van de scan te lezen. Dit scheelt jou weer invulwerk! Een scan is een factuur of bonnetje die via de inbox door de Scan & Herken software wordt gelezen.  

Het is belangrijk om dat e-mail adres aan te maken, want anders kun je jouw inkoopfacturen niet doormailen. Dat scheelt handmatig werk 

Maak je je verkoopfacturen niet met Reeleezee maar op een andere manier? Dan kun je dezelfde stappen herhalen voor het ‘Verkoopfacturen’ gedeelte. Je kunt hier de scan2reeleezee app niet voor gebruiken, maar doormailen kan wel. Dit is alleen mogelijk voor klanten die de module Slim Boekhouden+ hebben. 

Afhankelijk van de module die je hebt, kun je ervoor kiezen om herkende facturen automatisch te laten inboeken. Dit is alleen mogelijk in de module Slim Boekhouden+. Deze functie scheelt je veel tijd en frustratieomdat de Scan en Herken functionaliteit dan zoveel mogelijk informatie leest van de ingescande inkoopfacturenAls deze optie geactiveerd wordt zal de inkoopfactuur automatisch geboekt worden als de volgende punten op de inkoopfactuur herkent wordt: 

  • De leverancier is gevonden; 
  • De bedragen zijn gevonden; 
  • De bedragen zijn kloppend: te betalen bedrag = bedrag ex BTW + BTW bedrag; 
  • De datum van bon zit in het huidige kalenderjaar; 


Als één van deze punten niet herkent wordt, zal de inkoopfactuur in de inbox als ‘Concept’ komen
. Je kunt hierna zal de boeking aanvullen en boeken.  

Hierna komen we bij de instellingen voor de documentverwerking. Je kunt hier kiezen voor ‘PDF single’ en ‘PDF batch’. Je kunhet beste kiezen voor PDF Single als je wilt dat facturen met meerdere pagina’s worden gezien als 1 factuur. Kies PDF Batch als je juist wilt dat facturen met meerdere pagina’s altijd worden gezien als meerdere aparte facturen. 

Handig om te weten: De Scan2Reeleezee app zet je foto’s automatisch om naar PDF-formaat 

Beginnen met scannen: hoe zet je het overzicht naar eigen hand?
In het overzicht van de inbox kun je, zodra je wat scans hebt geüpload, kiezen hoe het overzicht gegroepeerd en gesorteerd wordt. Wil je bijvoorbeeld dat je de scans ziet per factuurdatum, in plaats van de standaardinstelling waarin ze worden getoond naar uploaddatum? Dat kan. Ga hiervoor naar het Inkoopfacturen of het Verkoopfacturen overzicht en druk rechts bovenin op het tandwiel. Daar klik je op ‘Toon groepering’.  

 

Kan ik de ingescande inkoop- of verkoopfacturen downloaden naar mijn computer?
Dat kan, maar nog niet met meerdere facturen tegelijkertijd. Je kunt wel de facturen en bonnen 1 voor 1 openen, om ze vervolgens te downloaden met het Wolk-icoon boven de afbeelding. Je downloadt dan de afbeelding in JPG-formaat.

Welke mogelijkheden heb ik allemaal om documenten in de Inbox te krijgen? 

Voor Slim Boekhouden en Slim Boekhouden+ klanten kan dit op vier manieren:  

  • De Scan2Reeleezee app gebruiken;  
  • Vanaf je computer PDF-documenten uploaden;  
  • Facturen vanuit je persoonlijke mailbox doorsturen naar de Reeleezee Inbox;  
  • Een automatische koppeling met leveranciers maken met Autocollect.


Voor Onderweg en Onderweg+ klanten kan dit alleen middels handmatig uploaden.
 

Hoe zorg ik ervoor dat bonnen en facturen in mijn Inbox volledig administratief worden verwerkt?
Op het moment dat je bonnen of facturen hebt gescand, zal Reeleezee proberen om zoveel mogelijk informatie van de factuur of bon voor je te lezen (mits je gebruikmaakt van de Slim Boekhouden modules). In de Slim Boekhouden+ module krijg je ook de mogelijkheid om Reeleezee automatisch facturen en bonnen te laten boeken, als wij al automatisch genoeg informatie van de bon of factuur kunnen aflezen.