Meerdere verkoopfacturen tegelijk verzenden

Serie facturen verzenden kan worden toegepast vanuit het Facturen overzicht via de map Inkomsten > Facturen.

Selecteer vanuit het overzicht de desbetreffende facturen in concept aan de hand van de selectie box > klik op de Lijst-knop > klik op ‘Verzenden’:

In het dialoogvenster ‘Serie facturen verzenden’ kun je de onderstaande gegevens en opties instellen:

Factuurgegevens
• Factuurdatum; Bepaal de factuurdatum.
• Boekingsdatum; Bepaal de boekingsdatum.
• Betalingstermijn; Bepaal het aantal dagen of een specifieke vervaldatum
• Factuurnummer; Automatisch ingevuld met het laatst uitgegeven factuurnummer vanuit de instellingen volgnummers. Je kunt ook handmatig het factuurnummer opgeven, waarbij het systeem automatisch doornummert vanaf dat punt.

Afdrukken of verzenden
• Afdrukken;
De geselecteerde facturen krijgen een toegewezen factuurnummer (volgens instellingen volgnummers of handmatig gezet onder Factuurgegevens), worden geboekt en afgedrukt naar één pdf-bestand.
• Voorkeur verzendwijze relatie; De geselecteerde facturen krijgen een toegewezen factuurnummer (volgens instellingen volgnummers of handmatig gezet onder Factuurgegevens), worden geboekt en verzonden naar de voorkeur verzendwijze zoals gespecificeerd binnen de klantkaart. Deze instelling kun je terugvinden onder de map Relaties > Klanten, tabblad ‘Contactgegevens’.

De Verzendwijze facturen kan op twee manieren worden ingesteld:

o Per Post; De geselecteerde facturen krijgen een toegewezen factuurnummer (volgens instellingen volgnummers of handmatig gezet onder Factuurgegevens), worden geboekt en afgedrukt naar één pdf-bestand.
o E-mailadres;
De geselecteerde facturen krijgen een toegewezen factuurnummer (volgens instellingen volgnummers of handmatig gezet onder Factuurgegevens), worden geboekt en verzonden naar het gespecificeerde e-mailadres.

Opties

• Extra tekst e-mail;
Vrije tekstveld wanneer bij het verzenden in de e-mail extra tekst dient te worden meegestuurd.

Verzenden
• Inclusief leesbevestiging;
Vink deze aan wanneer bij het verzenden een leesbevestiging dient te worden meegestuurd.
• UBL 2.0 bijlage;
Vink deze aan wanneer bij het verzenden een UBL 2.0 bijlage dient te worden meegestuurd.

Stempel
• Met statusstempel afdrukken;
Vink deze aan wanneer de geselecteerde facturen met een statusstempel dienen te worden afgedrukt / verzonden.
• Met kopie-stempel afdrukken;
Vink deze aan wanneer de geselecteerde facturen met een kopie-stempel dienen te worden afgedrukt / verzonden.

Overig
• Factuur boeken maar niet verzenden;
Vink deze aan wanneer de geselecteerde facturen alleen dienen te worden geboekt.

Als de optie bij Facturen ‘Alleen unieke nummers toestaan’ is aangevinkt (zie map Instellingen > Algemene Instellingen > Instellingen volgnummers), dan kunnen er geen dubbele factuurnummers worden aangemaakt.

Tijdens het Serie facturen verzenden, kunnen de onderstaande meldingen verschijnen:
• Factuur geboekt;
De factuur krijgt heeft een toegewezen factuurnummer gekregen en is geboekt.
• Dit factuurnummer is al in gebruik;
De factuur heeft wel een toegewezen factuurnummer gekregen, maar blijft in concept staan. Je kunt later de desbetreffende factuur bewerken en handmatig een ongebruikt factuurnummer geven en boeken.

Let op!
• eFacturen kunnen nog niet in serie verzonden worden.
• Je kunt maximaal 50 facturen per keer afdrukken of verzenden
• Wanneer je meerdere verkoopfacturen verzend zullen de concept facturen worden geboekt. Ze zullen van de status “concept” naar de status “openstaand” overgaan.