Start met Periodieke facturen

Factureer je abonnementen aan je klanten? Heb je bijvoorbeeld onderhoudscontracten, of een ledenadministratie? De Periodieke Facturen Add-On neemt jou veel werk uit handen!

De Periodieke facturen Add-on is een toevoeging op de Slim Boekhouden+ module. De Add-On zet de terugkerende facturen op tijd voor je klaar als concept-factuur. Jij kunt ze met één druk op de knop selecteren en daarna versturen. Je kiest zelf of ze per week, maand of een andere periode klaargezet moeten worden. 

 Voor het instellen van de abonnementen doorloop je volgende stappen:

Op de periodieke factuur staan de producten en/of diensten die je aanbiedt. In de map ‘Producten’ voer je deze in, als je dit nog niet had gedaan. 

Je kunt dit 1 voor 1 doen of via een Excel template, als je veel producten en/of diensten hebt in te voeren. Die kun je in het Producten Overzicht-map hier vinden: 

Het toevoegen van nieuwe producten, 1 voor 1, kun je ook doen via het plus teken rechts bovenaan. 

Het toevoegen van klanten 

Je klanten voeg je toe in de map: 

Relaties > Klanten.

Ook hier kun je klanten 1 voor 1 toevoegen of een excel template gebruiken. Noteer in ieder geval de NAW-gegevens van je klant. Een aanrader is om in het tabblad ‘Contactgegevens’ het email-adres te noteren waar je de facturen naar toe mailt. Klik op ‘Opslaan’ en kies dan bij ‘Verzendwijze facturen’ het email adres dat je net hebt toegevoegd. 

Het toevoegen van de Periodieke Facturen Add-On aan je abonnement Voeg de Periodieke Facturen Add-On toe aan je bestaande abonnement. Ga naar de map:

Instellingen > Mijn abonnement > Abonnementsgegevens.

Klik op ‘Wijzig abonnement’. Voeg aan de Factuur Module de Add-On ‘Periodieke Facturen’ toe. Klik op ‘Wijzigingen doorvoeren’. Er wordt nu een nieuwe map zichtbaar aan de linkerkant: 

Het aanmaken van je sjablonen
Klik deze map open en begin bij ‘Abonnement-sjablonen’. Een sjabloon is een blauwdruk voor het abonnement dat je wil aanmaken. De onderstaande stappen in deze map herhaal je voor alle sjablonen die je wilt toevoegen. 

Specificeer de verschillende velden van boven naar beneden, te beginnen met de factureringsperiode. Bij het veld ‘Prijsbeheer’ klik je bovenstaand vakje aan als je de sjablonen wilt wijzigen bij eventuele prijswijzigingen van de producten/diensten die je levert. Deze optie raden wij aan. 

Als je eerste sjabloon compleet is, klik je op het kruisje rechtsboven zodat het abonnementssjabloon wordt opgeslagen. 
Klik op de map:

Abonnementen > Abonnementen.

We gaan hier het sjabloon koppelen aan alle klanten die bij dit abonnement horen. 

Klik op het   icoon rechtsboven. 

Hier maak je een abonnement aan: het sjabloon gaan we nu dus echt koppelen aan de klant(en) die deze gefactureerd moeten krijgen. Dit doe je één voor één. 

Hierna klik je op de knop Doorgaan.Nu staat het abonnement in de lijst van abonnementen. Hoe meer abonnementen je aanmaakt, hoe langer de lijst wordt:

 In het bovenstaande voorbeeld wordt iedere maand, 7 dagen voor de factureringsdatum, een factuur in concept klaargezet tot wederopzegging. 

Als je na het doorvoeren van je abonnement prijswijzigingen van opgenomen producten/diensten wil doorvoeren dan kan dit via map:

Abonnementen > Beheer.

Klik hier op het abonnement voor de klant waarvoor de wijziging geldt. Je kunt nu de prijs van de producten/diensten aanpassen en opslaan. 

Om te zien hoe het abonnement eruit ziet voor je klant(en), kun je ze in deze lijst aanklikken.

Deze prijs is nu aan te passen naar een nieuwe prijs. Je kan meteen de prijswijziging doorvoeren in de map Producten, bij de abonnement-omschrijvingen, en het abonnement-sjabloon (dus op het abonnement zelf): 

Hierna kan je op de knop  ‘Opslaan’  klikken waarna de wijziging wordt doorgevoerd. 

Werken met Periodieke facturen
De concept-facturen voor je klanten worden nu klaargezet op het moment dat jij hebt ingesteld. Je verstuurt ze naar je klanten vanuit de map:

Inkomsten > Facturen.

Met het status filter kun je alle Concept facturen selecteren, klik bovenaan de eerste kolom om ze allemaal aan te vinken.
Ga naar het menu icoon en kies ‘Verzenden’. Je krijgt nu de pop-up om de facturen in serie te versturen.