Starten met de Uren

Vanaf het Onderweg+ abonnement kun je gebruikmaken van de functionaliteit waarmee je uren, kilometers en projecten registreert. Dat is vooral handig als je veel werkt op projectbasis. Je kunt per medewerker uren, materiaal en kilometers bijhouden en zo bijvoorbeeld een specificatie op weekbasis maken en deze per maand omzetten in een factuur. Je kunt je medewerkers aan projecten koppelen en ze eventueel ook zelf hun uren laten bijhouden. Kortom: overzicht en gemak spelen bij deze functionaliteit de hoofdrol.

Voor je aan de slag gaat met de urenregistratie is het belangrijk om de module in te stellen op de tarieven die jij hanteert en op de producten en diensten die jij levert. Ook bepaal je eventueel voor welke medewerkers je activiteiten gaat bijhouden (of dat je ze dat zelf laat doen).

In dit artikel leggen we je uit hoe je medewerkers, uren, projecten en tarieven juist instelt en hoe je activiteiten aanmaakt. Daarna laten we je zien hoe je met de urenmodule aan de slag kunt en hoe je facturen maakt op basis van de urenspecificaties.

Instellen van de uren

In de map Relaties  > Medewerkers voeg je de medewerkers toe voor wie je activiteiten wilt registreren. Klik rechtsboven in je scherm op het +teken om een nieuwe medewerker aan te maken. In het scherm dat nu opent noteer je de naam van de medewerker. Eventueel vul je direct andere gegevens in, dit kun je later ook bijwerken. Scroll naar beneden en klik op ‘Opslaan’.

Als je zelf de activiteiten van de medewerker wilt registreren ben je nu klaar. Als de medewerker zelf zijn activiteiten gaat registreren geef je de medewerker daar nu de rechten voor. Scroll weer naar boven. Ga naar het tabblad ‘Toegang’. Hier geef je de medewerker een eigen gebruikersnaam en wachtwoord.

Voor de veiligheid adviseren we je om een vinkje te zetten bij Verplicht wachtwoord wijzigen. De medewerker moet dan bij de eerste keer inloggen zijn eigen wachtwoord instellen.

Nog veiliger is om ook de  Authenticator App aan te vinken. Klik hier voor meer uitleg over de Authenticator App. Door bij ‘Gebruikersrol’ te kiezen voor de rol tijdschrijver krijgt de medewerker alleen toegang tot de map uren waarin hij of zij de eigen uren kan registreren.

Uren instellen

Ga nu naar de map;

Uren > Instellingen > Algemeen

Bij ‘Eenheid voor nieuwe activiteiten’ kies je welke eenheid van je activiteiten je het meest gebruikt, bijvoorbeeld uren of dagdelen.

De standaard aggregatie bepaalt hoe je jouw activiteiten op de factuur komen. Wil je dat alle uren die je bijvoorbeeld per week invoert, apart op je uiteindelijke factuur komen te staan? Of wil je alle totaal gewerkte uren opgeteld en als geheel factureren? Hier kun je instellen hoe je het standaard wilt hebben. Sowieso kun je per factuur afwijken van deze standaard. En als je hier niets invult, maak je per factuur de keuze.

Projecten aanmaken en instellen

In de map Uren > Instellingen > Projecten maak je met het + teken rechtsboven een nieuw project aan. Je kunt voor elk project kiezen om deze aan een bepaalde klant of zelfs een bepaalde medewerker te koppelen. Ook kun je aangeven in welke periode er activiteiten geregistreerd worden voor dit project door het instellen van de begin- en einddatum, hoe vaak er gefactureerd gaat worden voor het project en hoeveel uur en geld er is gebudgetteerd voor dat project. Vink het vakje Facturabel aan als je wilt kunnen zien hoe de daadwerkelijke inkomsten voor het project zich verhouden tot wat er gebudgetteerd is.

Tarieven instellen

Tarieven stel je in de map:

Uren > Instellingen > Tarieven

Hier kun je per klant en per project activiteiten selecteren en daaraan ook specifieke medewerker(s) met een specifiek tarief koppelen. Als deze medewerker dan voor die klant of dat project uren schrijft, rekent het programma van Reeleezee daar automatisch het vooraf gekoppelde tarief bij.  Handig bij prijsafspraken.

Activiteiten aanmaken

In de map Uren > Instellingen > Activiteiten stel je de activiteiten in die je wilt registreren. Per activiteit kun je prijs en BTW-percentage bepalen en op welke grootboekrekening de omzet uit die activiteit moet worden gezet. Ook kun je zelfs een plaatje van de activiteit invoeren.

Handig om te weten: activiteiten die je in de map Uren aanmaakt, vind je ook terug in de map Producten. Een item dat je aanmaakt in de map Producten met het label ‘Dienst’ vind je ook in de map Uren als Activiteit. Activiteiten maak je aan via het + teken rechtsboven in je scherm.

Werken met de uren

Binnen de uren werk je altijd van boven naar beneden. Begin bij ‘Mijn tijd & kosten’. Hier kies je voor welke medewerker, klant en eventueel ook voor welk project de uren worden geregistreerd.

Reeleezee toont standaard een formulier voor de huidige week. Je kunt dit zelf aanpassen naar een maandoverzicht. Je kunt ook uren schrijven voor weken in het verleden of de toekomst. Als je binnen het formulier klikt op Klik om nieuwe regel toe te voegen, dan kies je dezelfde klant en hetzelfde project. Het belangrijkste hier is de Activiteit die je kiest en het aantal uren dat je per dag schrijft voor die activiteit voor dat project. Klik altijd op ‘Opslaan’. Wil je een aangepast tarief voor deze periode? Klik dan op Toon alle velden –  dan kun je hier een aangepast tarief voor deze week aangeven.

Handig om te weten: Het bijhouden van de uren kan ook in de Reeleezee App. Zo kun je waar en wanneer dan ook bijhouden wat je doet voor welke klant. Ook medewerkers met de rol tijdschrijver kunnen met de App werken. Kijk hier hoe je de uren bijhoudt in de App.

Als je de uren voor deze week hebt geregistreerd, ga je naar de map Beheer tijd & kosten. Hier kun je zien welke medewerkers de afgelopen periode uren hebben geschreven voor welke klanten, activiteiten, projecten en tegen welke tarieven. Hier kies je welke urenregels je wilt toevoegen aan een urenspecificatie. Als je per week factureert, klik je op Toevoegen aan specificatie (rechtsboven) om de uren van deze week te selecteren en op een specificatie te plaatsen.

Ook kun je deze uren toevoegen aan een eerder gemaakte en opgeslagen urenspecificatie. Of je maakt een nieuwe specificatie aan. Bij ‘Referentie’ vul je een voor jou relevante naam of cijfercombinatie in voor de specificatie. Klik nu op ‘Doorgaan’.

Let op: de uren verdwijnen uit de ‘Beheer-sectie’, je kunt ze maar één keer aan een specificatie toevoegen.

Als je een vinkje zet bij ‘Toon direct urenspecificatie’, krijg je de specificatie meteen in beeld.

In de map ‘Specificaties tijd & kosten’ staat een overzicht van de urenspecificaties die gemaakt zijn, dus van de wel én niet-gefactureerde urenspecificaties. Je nieuwe urenspecificatie vind je hier ook.

Wil je deze uren in rekening brengen bij je klant, dan ga je naar het menu-icoon naast de knop ‘Verzenden’, rechtsboven.  Kies voor ‘Toevoegen aan factuur’. Je maakt hiermee een nieuwe concept-factuur aan. Je kunt de uren ook toevoegen aan een bestaande concept-factuur. Dan kies je voor ‘Toevoegen aan bestaande concept-factuur’ – en klik je op de betreffende factuur in de lijst. Als je de urenspecificatie als pdf wilt toevoegen aan de factuur vink je dat vakje aan.

Kies nu voor ‘Doorgaan’ de concept-factuur staat nu voor je klaar in de map Inkomsten > Facturen. Je kunt deze concept-factuur nog veranderen als je zou willen. Klik op de knop ‘Verzenden’ om de uren bij de klant te factureren.

Handig om te weten. In de map ‘Rapportages > Medewerkers’ vind je informatie over de uren per klant, medewerker en de realisatie ten opzichte van de planning. Dat helpt je meer inzicht te krijgen in je bedrijf