Author Archive

UBL bijlage bij verkoop- en inkoopfacturen

Facturen die je per e-mail naar je klant stuurt hebben standaard een UBL-bijlage.

UBL (Universal Business Language) is een Europese standaard voor elektronische facturen. Dit heeft als voordeel dat veel boekhoudpakketten dit bestand zonder verdere bewerkingen kunnen boeken. Zo is de kans op fouten bij het inboeken veel kleiner. Je maakt het je klanten nog makkelijker om jouw factuur te verwerken en te betalen!

De UBL-bijlage wordt standaard bijgevoegd als je per e-mail een factuur verstuurd. Je hoeft er zelf dus geen extra actie voor te ondernemen. In de map Inkomsten > Instellingen > Algemeen kun je zien hoe het bij jou staat ingesteld.

Je leveranciers kunnen hun factuur ook als UBL-bestand naar jou sturen. Via je Inbox in Reeleezee kun je zo’n factuur gemakkelijk in je administratie opnemen. De Scan&Herken software hoeft er niet eens aan te pas te komen. Krijg je van je leverancier een UBL-bestand en ook een pfd, dan worden deze automatisch samengevoegd. Het boekingsvoorstel zal gemiddeld een stuk beter zijn, omdat de informatie in het UBL-bestand beter ingelezen kan worden.

Start met Vaste Activa

De meeste kosten voor je bedrijf verreken je direct met je winst. Voor grotere bedrijfsmiddelen die je meerdere jaren gebruikt, mag dit niet van de Belastingdienst. Denk bijvoorbeeld aan een auto of inventaris voor je kantoor maar ook bijvoorbeeld vergunningen. De waarde van deze bedrijfsmiddelen zet je op je bedrijfsbalans. Aan het eind van elk boekjaar mag je een deel van de waarde afschrijven en als kosten rekenen. De afschrijvingen moet je over meerdere jaren verdelen. De Belastingdienst bepaalt hoeveel jaren je daar minimaal voor moet nemen.

Met de Vaste Activa Module, schrijft Reeleezee die middelen automatisch voor je af.

Voor investeringen die je doet, voer je de inkoopfactuur in. Het makkelijkst doe je dit via de inbox. Zie de volgende uitleg over hoe je kunt werken met inkoopfacturen in de inbox:
We leggen ook uit hoe je bedrijfsmiddelen kunt invoeren die je al eerder hebt aangeschaft.
Daarna bepaal je over welke termijn de bedrijfsmiddelen moeten worden afgeschreven en welke restwaarde je hanteert.
In deze startgids wordt de aanschaf en afschrijving van een telefoon als voorbeeld beschreven. De telefoon heeft € 709.92,- (excl. BTW) gekost en de waarde ervan wordt in 5 jaar afgeschreven.

Module activeren

Vaste Activa is een add-on op de Administratie Module. Deze add-on kun je zelf activeren in de Map Instellingen > Mijn abonnement > Abonnementsgegevens.
Kom je er niet uit? Neem gerust contact op met Team Reeleezee op 0346 25 80 86.

Afschrijvingen instellen

We gaan naar de grijze map Financieel > Instellingen > Onderhoud grootboekrekeningen. Hier kies je de grootboekrekening waarop je het activum wilt registreren, dus in dit voorbeeld grootboekrekening 0111.
Daar gaan we naar de tab ‘Uitgebreid’, waar je aanklikt dat je deze rekening wilt gebruiken voor vaste activa. De afschrijvingsmethode is 5 jaar in dit geval, de kosten ervan boeken we op grootboekrekening 4705- afschrijvingskosten ICT-apparatuur. De waardevermindering boeken we op de rekening waar we ook het activum registreren: grootboekrekening 0111.

De aankoop registreren

Je voert nu de inkoopfactuur in. Je boekt de factuur op de juiste grootboekrekening. In dit geval is dat grootboekrekening 0111 – ICT-apparatuur (computers e.d.). Je krijgt nu de melding dat je een nieuw vast activum aanmaakt.

Als alle informatie klopt, druk je op ‘Boek’. De inkoop is dan goed geregistreerd.

Een bestaand bedrijfsmiddel registreren

Een bestaand bedrijfsmiddel voeg je toe in de map Vaste activa > Overzicht. Klik op het ‘plus’-teken rechtsboven en kies voor ‘Bestaand bedrijfsmiddel’. Je krijgt nu een pop-up waar je alle informatie over het bedrijfsmiddel in kunt voeren. Klik op ‘Ok’ als je alles hebt ingevuld.

Afschrijven

In de map Vaste Activa -> Overzicht stel je de afschrijving van de computer in. Je ziet hem daar staan met de status Concept. Druk op de regel die je net hebt aangemaakt. Alle gegevens over het activum openen dan. Let op: op dit punt kun je nog gegevens wijzigen aan het activum. Hierna is dat niet meer mogelijk. Geef bijvoorbeeld in het tabblad Vaste activa gegevens in welke restwaarde je wil hanteren.


Klik nu op de knop ‘Afschrijven’.
Er wordt gevraagd tot wanneer je vooralsnog de afschrijvingen wilt verwerken. Als je de juiste datum hebt ingevuld, druk je op ‘ok’.


Door op ‘Ok’ te drukken worden de afschrijvingskosten tot de opgegeven datum geboekt. Het activum krijgt nu de status ‘In gebruik’. Je hebt hiermee de aanschaf van de computer en de eerste afschrijvingen verwerkt.

  • Verkopen

Als je een bedrijfsmiddel verkoopt verwerk je dit ook in het overzicht van de vaste activa. Je kunt in dit voorbeeld de telefoon aanklikken en in het menu kiezen voor Verkopen


Je krijgt nu een bon waar je de verkoop kan verwerken.
Kies bij de boeking grootboekrekening 8107 – Opbrengst verkoop activa, vul de overige gegevens en druk op Boek.
Door het verkopen van een bedrijfsmiddel worden alle geboekte bedragen, zoals de waarde en de afschrijvingen weer tegen geboekt.
De status is nu Afgevoerd. De verkoop vind je terug op het tabblad Mutaties.

Corrigeren

Je kunt de verkoop van vaste activa weer terugdraaien door de knop Corrigeren te gebruiken. Deze knop is alleen beschikbaar bij vaste activa met de status Afgevoerd.

Start met de Voorraad module

Koop je producten of goederen in, waarna je deze weer verkoopt? In deze startgids beschrijven we hoe je jouw voorraad kunt bijhouden in Reeleezee. Deze Add-On bij de Administratie Module kun je aanzetten in de map Instellingen > Mijn abonnement > Abonnementgegevens. Bel of mail met Team Reeleezee op 0346 25 80 86 als je meer uitleg wil.

Werken met de voorraad begint bij het inkopen van je producten of goederen. Die inkopen verwerk je het makkelijkst in de Inbox. De inkoopfactuur wordt dan meteen door de Scan & Boek-software ingelezen. Wil je meer informatie over deze manier van Inkopen verwerken? Bekijk dan: Starten met de Inbox

Als de producten of goederen worden verkocht, bijvoorbeeld via de kassa (Cashr) of via een verkoopfactuur, zal Reeleezee de voorraad automatisch bijwerken.

Om de Voorraad Module te gebruiken, zetten we eerst de instellingen goed.

Methode waardering voorraad

In de map Instellingen > Algemene Instellingen stel je in hoe de voorraad gewaardeerd moet worden. De meest gebruikte manier van de voorraad bijhouden is ‘Alleen tellen’. Deze wordt besproken in deze Startgids. Overige manieren van voorraadwaardering hebben wat meer uitleg nodig; neem hiervoor contact op met onze Support afdeling.

Bij ‘Alleen tellen’, houdt Reeleezee bij welke aantallen je van bepaalde producten inkoopt en verkoopt.

Grootboekrekeningen activeren

De producten waarvoor je de voorraad wil bijhouden koppel je aan een grootboekrekening. Zo worden ze geregistreerd onder de noemer Voorraad.

In de map Financieel > Instellingen > Onderhoud grootboekrekeningen, zoek je met het vergrootglas (de zoek-optie) op ‘Voorraad’. Alle grootboekrekeningen die je kunt gebruiken om de Voorraad mee aan te duiden, komen dan tevoorschijn. Onthoud (een van de) rekeningen(en) die je wilt gebruiken voor de in- en verkoop van je producten.

Producten instellen

Nu kunnen we instellen dat Reeleezee meteen de voorraad muteert als je de in- en verkoop van bepaalde producten registreert. Gebruik hiervoor het Excel sheet dat voor je klaarstaat in de map Producten > Overzicht > knop ‘Import’. In dit sheet kunnen alle belangrijke (voorraad)instellingen worden ingevuld. In het laatste tabblad in dat format staan de instructies voor het invullen van het sheet.

Je overzicht met producten kun je downloaden in de map Rapporten -> Producten -> Productexport voor import. Dit overzicht kun je zo kopiëren in het importsheet. Vul in ieder geval kolommen O (Grootboeknummer Inkoop), P (Grootboeknummer Voorraad) en Q (Voorraad Product) in.

Zodra het Excel sheet helemaal is ingevuld, sla je het op en importeer je het sheet op precies dezelfde plek als je het net gedownload hebt.

Je bent nu klaar om te gaan werken met de voorraad.

Inkopen verwerken met Voorraad

Bij de Inkoopboeking registreer je dat je een Voorraadproduct hebt ingekocht. Zo laat je het systeem weten hoeveel je van een bepaald voorraadproduct hebt ingekocht.

Je selecteert de grootboekrekening of rubriek die je hebt gekozen voor Voorraad. In dit voorbeeld is dit 1100 – Voorraad grondstoffen.

Klik nu onder het bedrag op ‘Toon regels’.

Daarna op ‘Toon alle velden’.

Voer nu het product, het aantal en de prijs in.

Klik op ‘Invoeren’, daarna op ‘Boek’. De Uitgave boeking is nu gedaan en de Voorraad is bijgewerkt.

Verkopen verwerken met Voorraad

Het registreren van de voorraadmutaties bij verkopen gaat automatisch als je een verkoopfactuur maakt. Als je een voorraadproduct verkoopt, wordt automatisch de juiste grootboekrekening gekozen. De voorraad wordt netjes bijgewerkt.

Inzicht in de Voorraad

In de map Producten -> Producten -> Voorraad telling zie je een overicht van je voorraadproducten en de acutele voorraad.

In de map Rapporten -> Producten staan verschillende rapporten die je helpen om je voorraad te managen.

Start met e-Factureren

De rijksoverheid is per 1 januari 2017 overgestapt op e-factureren Het kabinet heeft met het bedrijfsleven afgesproken dat per 1 januari 2017 alle leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen als e-factuur. Een e-factuur is een systematisch opgebouwd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd.

Met Reeleezee kun je e-facturen versturen. Een e-factuur kent een bepaalde opbouw waaraan voldaan moet worden. Daartoe moeten de volgende gegevens zijn vastgelegd:

  •  Productgegevens
    Selecteer een product of dienst uit de map Producten en plaats die op een factuurregel. Dit product/deze dienst moet voorzien zijn van een productcode, omschrijving en verkoopprijs:
  • Klantgegevens
    De overheidsinstantie waar je aan levert moet zijn aangemaakt als een klant in de map Relaties. Bij deze klant moeten ten minste de volgende gegevens zijn ingevoerd:
    – Een vestigingsadres op de tab Contactgegevens.
    – Een OverheidsIdentificatieNummer (OIN) nummer op de tab Financieel. Naast het veld waar het OIN nummer ingevoerd kan worden vind je een link naar een website waar je OIN nummers op kunt zoeken.

  • Jouw gegevens
    Je eigen gegevens worden ook opgenomen in de e-factuur. Je bedrijfsnaam en KvK-nummer moeten daarom zijn ingevoerd in de map Instellingen > Algemene Instellingen.

  • Ook moet er een (geldige) IBAN zijn ingevoerd in de map Kas & Bank:
  •  Verzenden van een e-factuur:

Als je een nieuwe factuur maakt en daarop een klant en product(en) of dienst(en) selecteert die ten minste de hierboven genoemde gegevens hebben, krijg je na de klik op “Verzenden” een extra optie e-Factureren in de dialoog:

 

De e-factuur zal dan via Digipoort bij de juiste overheidsinstantie worden afgeleverd.

Start met de basis instellingen

Als je voor het eerst inlogt in Reeleezee, komen de Administratie- en Factuur Wizard als eerst in beeld. Je kunt daarmee je basisinstellingen van je administratie instellen.
Je kunt de instellingenwizards ook op een later moment doorlopen.

Klik rechtsboven in het scherm op je gebruikersnaam/bedrijfsnaam en kies daarna de Administratie- of de Factuur Wizard.

De Factuurwizard

  • Stap 1 Welkom bij Reeleezee-Factuur!
  • Stap 2 Bedrijfsgegevens.

Dit is verplichte informatie op een verkoopfactuur. Je klant heeft het recht om te weten met wie hij precies zaken doet. Mogelijk heb je nog geen KvK-nummer hebt omdat je net bent begonnen met je bedrijf. Vul het nummer dan later in, maar voordat je je eerste factuur verstuurd.

  • Stap 3 Uw bankgegevens.

Noteer hier het IBAN rekeningnummer dat je zakelijk gebruikt. Voor je eigen overzicht is het handig om een apart zakelijk bankrekeningnummer te gebruiken. Ook deze informatie hoort verplicht op je factuur.

  • Stap 4 Factuurlayout.

Dit is het eerste begin van je factuur layout. Je kiest uit de stijl Berlin of Paris. In het voorbeeld aan de rechterkant krijg je een beeld van hoe het eruit ziet.
Je bedrijfslogo kun je hier uploaden. Je kunt de plek op de factuur zelf bepalen.Het type factuur bepaald hoeveel informatie er op je factuur komt te staan.

Basis: de omschrijving en de prijs;
Producten: ook het aantal en de prijs per stuk;
Diensten: ook de datum.

  • Stap 5 Uw BTW-gegevens.

Je noteert of je BTW-plichtig bent, wat je BTW-nummer is en met welke regelmaat je aangifte doet. Met deze gegevens kun je vanuit Reeleezee je BTW-aangifte doen. Als je wil weten hoe dat werkt, kijk dan in deze handleiding: De electronische BTW-aangifte vanuit Reeleezee.

  • Stap 6 Instellen volgnummers.

Stel hier het volgnummer in van je verkoopfacturen en andere documenten. Bij je verkoopfactuur is het verplicht om een uniek en oplopend factuurnummer te gebruiken. Bij controle let de Belastingdienst hierop. Je mag wel zelf weten met welk nummer je begint. Reeleezee nummert vanaf het door jou gekozen nummer automatisch verder. Let op: gebruik alleen nummers.

Klik nu op Administratie Wizard doorlopen.

  • Stap 1 – 4 :  heb je in de Factuur Wizard al ingevuld.
  • Stap 5  Instellen eerste boekdatum

Instellen eerste boekdatum. Dit is de eerst mogelijke datum van boekingen in de administratie. Vanaf deze datum worden er periodes en BTW aangiftes aangemaakt.

Ben je net gestart met je bedrijf? Dan heb je voor de start van je bedrijf vaak al kosten gemaakt. Die mag je gewoon in je administratie opnemen. De eerste boekdatum moet in ieder geval voor de datum van je eerste boeking of bonnetje liggen. Je mag de eerste boekdatum ook op de standaard instelling laten staan.

Heb je een bestaand bedrijf en heb je de administratie eerst in een ander systeem gedaan? Dan heb je in je vorige systeem een eindstand of eindbalans. Die eindstand kun je in Reeleezee opnemen in de beginbalans. De datum die bij die eindstand hoort, gebruik je als eerste boekdatum. Je kunt geen boekingen doen voor de datum van die eerste boekdatum. Eerdere boekingen horen immers in het vorige systeem wat je had.

  • Stap 6

Instellen Inbox. Je Inbox is de plek in Reeleezee waar je je inkoopfacturen en -bonnetjes verzameld.

Het tweede deel van het email adres staat vast (@factuurinbox.reeleezee.nl). Het deel voor het @ kies je zelf. Reeleezee checkt of het email adres niet eerder is gekozen. Wil je weten hoe het werkt? Kijk hier voor een video: starten met de inbox.

Je hebt nu de basis instellingen gedaan om aan de slag te gaan met Reeleezee.

Bankkoppeling met Rabobank

In deze startgids kun je lezen hoe je een automatische koppeling maakt tussen Reeleezee en je zakelijke Rabo bankrekening.
Als de koppeling is geactiveerd, verstuurt Rabo elke werkdag automatisch de bankmutaties van de dag ervoor naar je Reeleezee boekhouding. Het bankboek is daardoor altijd bijgewerkt.

Het maken van de koppeling gaat in twee stappen:
1 Het instellen van je bankrekening in Reeleezee;
2 Het instellen van de koppeling in je omgeving van Rabobank
Hoe je je bankrekening in Reeleezee toevoegt lees je hier:
toevoegen bankrekening

Ga naar de site van Rabobank via de volgende link:
Rabobank boekhoudkoppeling

Log in met je inloggegevens van Rabobank internetbankieren.
Klik bovenaan op ‘Betalen en Sparen’
Je komt dan op onderstaande pagina.Klik hier in het standaard overzicht aan de linkerkant op ‘Online Boekhoudpakket’.


Je komt nu op de volgende pagina.

Vul in dat Reeleezee je boekhoudpakket is en welke rekening je wil koppelen via ‘Rekeningen Onderhouden’.
Je gaat nu terug naar de site van Reeleezee, waar je weer inlogt. Hier zie je een overzichtsscherm, kies hier dat je wil delen: je transacties. Je kunt ook betalingen en incasso-gegevens aanvinken als je die opties afneemt bij de Rabobank en als je betaal- of incassobatches wil versturen vanuit Reeleezee.

Klik nu op de knop ‘Opslaan en terug naar de Rabobank’. Hier bevestig je de boekhoudkoppeling door deze te ondertekenen met je Rabobank pas en de Rabo Scanner.
Klik op ‘Verzenden’ en klaar! Binnen 1- tot 2 dagen zullen de transacties van de afgelopen dagen vanaf je Rabobank-rekening in Reeleezee verschijnen, en dagelijks worden bijgewerkt.

Dubbel ingevoerde boeking tegenboeken en verrekenen

Het kan gebeuren dat je perongeluk een boeking dubbel hebt ingevoerd. Meestal kun je de verkeerde boeking dan gewoon verwijderen. Als je de BTW aangifte voor die periode al hebt gedaan kan dat niet meer. Je kunt dan een tegenboeking maken en deze verrekenen met de foutief gemaakte boeking.

Je hebt een boeking die dubbel in je administratie staat. Deze kan niet meer verwijderd worden.
Open de dubbel ingevoerde boeking. Klik rechts bovenin op bet menu icoon en kies voor de optie Kopiëren.

Je krijgt nu een kopie van de boeking te zien. Alleen de datum is veranderd naar de datum van vandaag. In de kopie pas je nu de datum aan naar de datum van de originele boeking. De bedragen verander je naar min bedragen. De kopie boeking komt zo op dezelfde datum te staan als de originele boeking en met tegengestelde bedragen.

Hierna boek je de (credit)boeking in de administratie. De boeking krijgt nu de status Openstaand.

Nu boek je de dubbel ingevoerde boeking en de zojuist gemaakte credit boeking tegen elkaar weg via een verrekening.
Vink beide boekingen aan in het overzicht. Kies via het menu icoon voor Verrekenen.

Je kunt nu de datum en een reden van de verrekening invoeren. Zet bij voorkeur de datum van de boekingen op de verrekening.

Kies nu voor Opslaan. De boekingen zijn nu tegen elkaar weggestreept en hebben de status Betaald. In je administratie en in de BTW aangifte staat alles nu weer goed.

Bankkoppeling met ING

In deze startgids kun je lezen hoe je een automatische koppeling maakt tussen Reeleezee en je zakelijke ING bankrekening.
Als de koppeling is geactiveerd, verstuurt ING elke werkdag automatisch de bankmutaties van de dag ervoor naar je Reeleezee boekhouding. Het bankboek is daardoor altijd bijgewerkt.
Het maken van de koppeling gaat in twee stappen:

1 Het instellen van je bankrekening in Reeleezee;
2 Het instellen van de koppeling in je omgeving van ING

Hoe je je bankrekening in Reeleezee toevoegt lees je hier:
toevoegen bankrekening

Je kunt de boekhoudkoppeling aanvragen op de site van ING via de volgende link:
ING boekhoudkoppeling

Hier klik je op ‘Koppeling aanvragen/wijzigen’.

Je komt dan op deze pagina:

Log hier in met je inloggegevens van ING zakelijk

Scroll naar beneden, naar de oranje balk waar ‘Alles in Mijn ING Zakelijk’ staat vermeld.

Hier klik je vervolgens, onder ‘Gegevens en Instellingen’, op ‘Koppeling Boekhoudpakket’.

Je komt dan op deze pagina terecht:

Vul hier in dat Reeleezee je boekhoudpakket is en welke rekening je wil koppelen.

Je wordt nu teruggestuurd naar Reeleezee, waar je nogmaals inlogt. Je ziet nu een overzichtsscherm van de rekeningen die je gaat koppelen aan Reeleezee. Klik hier in ieder geval aan dat je jouw ‘Transacties’ wilt koppelen met Reeleezee. Overige opties zijn het kunnen versturen van betaal- of incassobatches vanuit Reeleezee. Dat hangt af van de vraag of je dat wil en of je hiervoor betaalt bij de ING bank.

Je wordt nu weer teruggestuurd naar de ING bank, waar wordt gevraagd om de koppeling te bevestigen met de TAN-code die je eerder al van Reeleezee hebt ontvangen. Klaar! Je bankkoppeling zal nu binnen 24 uur zichtbaar zijn.

Start met AutoCollect

Steeds meer leveranciers sturen geen factuur meer. Dit zijn bijvoorbeeld energie-, telecombedrijven en groothandels. In plaats daarvan kun je inloggen in hun klantportaal. Daar kun je dan je factuur downloaden.

Met Autocollect kun je met veel van deze portalen een koppeling maken. Nieuwe facturen worden dan dagelijks automatisch in je Inbox geplaatst.

Je stelt Autocollect in via de map Inbox > Autocollect

Zoek met het zoekvenster de leverancier waarvoor je de koppeling wil aanvragen.

Ga naar de tekst Koppeling beschikbaar en klik op Vraag koppeling aan.

Log nu in met je inloggegevens van het portaal van de leverancier. Let op: dit zijn dus niet je inloggegevens van Reeleezee, maar van de leverancier waarmee je de Autocollect koppeling wil maken.

Hierna is de koppeling geactiveerd.

Als er facturen klaar staan die je zelf nog niet in Reeleezee had gezet, worden ze met 30 dagen terugwerkende kracht in je Inbox gezet. Daarna wordt er dagelijks gekeken of er facturen voor je klaar staan.

Toevoegen nieuwe bankrekening

Om je boekhouding goed te verwerken is het nodig om in ieder geval 1 bankrekening toe te voegen in Reeleezee. Als je een automatische koppeling met je bankrekening wil maken, is het toevoegen in Reeleezee ook de eerste stap. Je doet dit in de map Kas & Bank.

Met het plus-teken rechtsboven voeg je een nieuwe bankrekening toe.

Je krijgt nu een scherm waar je de gegevens kunt invoeren.

Als je een koppeling met je bankrekening wil maken zet je een vinkje bij Deze bank ondersteunt synchronisatie met Reeleezee.

Bij Beginsaldo * vul je het saldo op je rekening in van de dag waarop de koppeling actief wordt.

Nu kun je inloggen op de site van je bank om de koppeling tussen je bank en Reeleezee te maken.