Author Archive

Wat is het verschil tussen de boekdatum en valutadatum?

Als je bank een bedrag aan rente boekt op je rekening, kan er verschil zijn tussen de rente-/valutadatum en de boekdatum. De rentedatum kan bijvoorbeeld in december vallen en de boekdatum in januari.

Bij het importeren van je bankmutaties kan het voorkomen dat de rente met een datum in december is binnengekomen, maar in je bankoverzicht in januari staat. Hierdoor kan het eindsaldo van je bankrekening verschillen met het saldo wat er in je administratie staat.

Op de boekdatum wordt een bedrag bij- of afgeschreven van het banksaldo. De valutadatum wordt ook wel rentedatum genoemd. Dat is de datum die de bank aanhoudt voor de aanvang van de renteberekening. Meestal zijn de boekdatum en valutadatum gelijk aan elkaar.

De bankmutaties in je administratie worden ingelezen op basis van de boekdatum die de bank daaraan meegeeft.

Als er een mutatie is ingelezen in januari en deze staat in je bankrekening in de maand december, zou je de datum van de mutatie kunnen aanpassen zodat deze in december staat. Doe dit altijd in overleg met je boekhouder of accountant.

Release notes juli 2019

Nieuw 

Uitgaven 

Op een boeking zijn velden beschikbaar onder ‘Toon alle velden’, zoals de dimensies project, afdeling en werkkostenregeling. 

Deze velden kunnen nu naar wens standaard zichtbaar worden gemaakt. Klik hiervoor op ‘Toon velden instellen’. 

Je krijgt dan de mogelijkheid de gewenste velden te activeren en ook op te slaan voor een volgende keer.

Instellingen

Webservice-koppelingen

Je kunt nu login gegevens aanmaken voor webservice-koppelingen onder Instellingen > Algemene instellingen. Hiermee kun je een koppeling maken met een ander softwarepakket.

Rapporten

Geregistreerde uren kun je opvragen in een draaitabel in Excel. Dit rapport is op te vragen in Rapporten > Medewerkers > Rapport draaitabel geregistreerde uren.

Cashr

In de overzichten Kassabonnen, Orders en Dagomzet is de kolom vestiging beschikbaar gekomen. Deze kolom wordt standaard niet getoond, maar kan via de instellingen boven de lijst geactiveerd worden.

Verbeteringen

Dashboard

Het dashboard voor MKB is verbeterd. De uitbreidingen die voor ZZP beschikbaar waren gemaakt, het  To Do lijstje en het overzicht van BTW-aangiftes, zijn nu ook op het Dashboard voor MKB zichtbaar.

Inkomsten

  • Als je voor een klant een andere taal hebt ingesteld, werd op de factuur de BTW niet vertaald naar die gespecificeerde taal. Dit is nu opgelost.
  • Op basis van de feedback van veel gebruikers is in de lijst met facturen en boekingen het periodefilter vervangen door een jaarfilter met daarnaast een apart maandfilter. Hierdoor is de gewenste periode sneller te kiezen

  • Bij het kopiëren van een betaalde factuur werden de gegevens ‘Totaal bedrag’ en ‘Vervaldatum’ in de tekst van de betaalinstructie niet bijgewerkt aan de hand van de nieuwe factuurgegevens. Dit is nu opgelost.
  • In administraties met een grote hoeveelheid klanten kon het erg lang duren om een klant op een factuur of boeking te selecteren. Hier zijn verbeteringen doorgevoerd. De snelheid van het laden van een lange lijst klanten op een factuur of boeking is aanzienlijk verbeterd.

Inbox

In de instellingen van de Inbox wordt bij de e-mailadressen van de inbox weergegeven wanneer deze toegevoegd is. Hier werd de verkeerde datum getoond.

Relaties

Binnen de gebruikersinstelling van de huidig aangemelde gebruiker was het niet meer mogelijk om aan de hand van een link naar ‘Alle instellingen’ van de desbetreffende gebruiker te gaan. Deze link is nu weer beschikbaar gesteld.

Financieel

  • Het maken van memoriaalboekingen vanuit het menu financieel is verbeterd: de boeking wordt niet meer automatisch aangevuld als deze niet in balans is, regels kunnen worden verwijderd, de boeking kan op concept blijven bestaan als deze niet in balans is en je kan er met de ENTER doorheen.
  • De kolommenbalans op het scherm heeft nu ook onderaan elke kolom een totaaltelling staan, net zoals in het rapport.

Hoe stel ik de betalingstermijn in voor verkoopfacturen?

Je kunt de betalingstermijn voor verkoopfacturen op drie niveaus instellen:

  • Standaard voor al je verkoopfacturen;
  • Per klant;
  • Per factuur;

Als je de betalingstermijn voor alle klanten wilt aanpassen, doe je dat als volgt: klik op de map Inkomsten > Instellingen inkomsten > Algemeen. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien, waar je de betalingstermijn kunt aanpassen. Als je onderaan de pagina op ‘opslaan’ drukt, krijgen alle facturen die je vanaf nu maakt, die betalingstermijn.

Soms wil je voor specifieke klanten een andere betalingstermijn hanteren. Dit doe je op de klantkaart zelf. Hiervoor ga je naar de map Relaties > Klanten. Maak hier met het +-teken een nieuwe klant aan. Als de klant al bestaat, klik je in het overzicht op de klantnaam. Onder het tabje Financieel zie je dat je een betalingstermijn kunt instellen. Vanaf nu wordt er voor deze klant altijd deze afwijkende betalingstermijn gehanteerd.

Bij het maken van een verkoopfactuur kun je specifiek voor die factuur een afwijkende betalingstermijn instellen. Klik bij het maken van de factuur op het woord Factuur.


Je krijgt dan een pop-up waar je de betalingstermijn kunt instellen.

Klik op sluiten om de aangepaste betalingstermijn voor deze factuur op te slaan.

Release notes juni 2019

Nieuw

Kas & Bank

Aan de bankenlijst zijn de Bank: Standard Chartered Bank Malaysia Berhad in Maleisië en de Record Bank in België toegevoegd.

Uren

Je kunt nu bij het registreren van uren in Mijn tijd & Kosten aangeven dat je een aantal extra velden (medewerkers, afdeling en tarief) standaard wilt zien. Klik hiervoor op ‘Toon velden instellen’

 

Instellingen

Je krijgt geen notificaties meer als een leverancier is herkend als AutoCollect leverancier. De notificaties, te vinden rechtsboven in de oranje balk, gaan alleen over voor jou relevante onderwerpen.

Verbeteringen

Algemeen
De support afdeling is te bereiken via het mailadres support@reeleezee.nl. In de applicatie is nu het oude mailadres niet meer zichtbaar.

Inkomsten
Bij het versturen van een factuur kan je een UBL bijlage bijsluiten. Ook kan de factuur als e-factuur naar de overheid gestuurd worden. UBL en e-Facturen werden soms onterecht als niet geldig verklaard omdat er 0-bedragen in voorkwamen bij bijvoorbeeld btw-vrijgesteld, 100% korting of een bedrag van 0,0. Dit is nu opgelost.

Uitgaven
Per medewerker kun je instellen dat na het opslaan van een boeking er automatisch een nieuwe boeking wordt aangemaakt. Bij het gebruik hiervan gaf een automatisch aangemaakte nieuwe boeking echter andere velden. Dit is hersteld.

Inbox
Soms werden totaalbedragen van UBL facturen in de Inbox niet goed verwerkt. Dit is verholpen.

Kas & Bank

  • Bij het bewerken van een boeking van het type ‘Overige boeking’ of ‘Memoriaal’ en het toevoegen van een extra regel werd een foutmelding gegeven. Dit is verholpen. Extra regels toevoegen is nu weer mogelijk.
  • Na het importeren van een bank importbestand worden de resultaten van de bankimport duidelijker weergegeven.

Rapporten

De rapporten Debiteur- en Crediteurkaart in de categorie Klanten en Leveranciers zijn weer op te vragen zonder foutmelding.

Accountant

  • Bij het wisselen tussen administraties kon het voorkomen dat er data verkeerd getoond werd. Dit kan nu niet meer voorkomen.
    In het werkoverzicht voor de accountant werden onterecht maximaal 1000 taken getoond. Hierdoor was in sommige gevallen het overzicht dus incompleet. Dit is opgelost.

Cashr

Van medewerkers die alleen een aanmeldcode voor Cashr hebben kunnen nu ook de rechten en rollen worden ingesteld. De aanmeldcode is verplaatst van het tabblad Kassa naar Toegang en wordt bovenaan het tabblad getoond. Na het invullen van de aanmeldcode wordt het tabblad Rechten beschikbaar.

Automatisch koppelen van facturen aan afschriftregels

Als je een verkoop- of inkoopfactuur in je Reeleezee administratie invoert, wordt er een openstaande post aangemaakt.
In de map Kas & Bank koppel je de openstaande factuur aan de afschriftregel. Je kunt dit handmatig doen, maar het kan ook automatisch. Het automatisch koppelen gebeurt dan gelijk met het importeren van de bankbestanden.

Je kunt deze functie activeren in de map Instellingen > Algemene instellingen > Instellingen boekhouding. Zet een vinkje bij ‘Bankafschriftregels automatisch boeken’.

Een openstaande factuur zal automatisch afgeboekt worden als het rekeningnummer, bedrag en de referentie van de factuur overeenkomt met dezelfde gegevens op de afschriftregel in de bank.

In je bankoverzicht in Reeleezee kun je zien welke afschriftregels automatisch zijn gekoppeld.

Als je RLZ- voor het factuurnummer gebruikt worden ook deelbetalingen automatisch gekoppeld. Dit geldt voor zowel verkoopfacturen als inkoopbonnen. Wil je weten hoe je deze moet instellen klik hier

 

Start met Periodieke facturen

Factureer je abonnementen aan je klanten? Heb je bijvoorbeeld onderhoudscontracten, of een ledenadministratie? De Periodieke Facturen Add-On neemt jou veel werk uit handen!

De Periodieke facturen Add-on is een toevoeging op de Factuur module. De Add-on zet de terugkerende facturen op tijd voor je klaar als concept-factuur. Jij kunt ze met één druk op de knop selecteren en daarna versturen. Je kiest zelf of ze per week, maand of een andere periode klaargezet moeten worden.
Voor het instellen van de abonnementen doorloop je volgende stappen:
Op de periodieke factuur staan de producten en/of diensten die je aanbiedt. In de map ‘Producten’ voer je deze in, als je dit nog niet had gedaan.

Je kunt dit 1 voor 1 doen of via een Excel template, als je veel producten en/of diensten hebt in te voeren. Die kun je in het Producten Overzicht-map hier vinden:


Het toevoegen van nieuwe producten, 1 voor 1, kun je ook doen via het teken rechts bovenaan.

Het toevoegen van klanten

Je klanten voeg je toe in de map Relaties > Klanten. Ook hier kun je klanten 1 voor 1 toevoegen of een excel template gebruiken. Noteer in ieder geval de NAW-gegevens van je klant. Een aanrader is om in het tabblad ‘Contactgegevens’ het email-adres te noteren waar je de facturen naar toe mailt. Klik op ‘Opslaan’ en kies dan bij ‘Verzendwijze facturen’ het email adres dat je net hebt toegevoegd.

Het toevoegen van de Periodieke Facturen Add-On aan je abonnement

Voeg de Periodieke Facturen Add-On toe aan je bestaande abonnement. Ga naar de map Instellingen > Mijn abonnement > Abonnementsgegevens. Klik op ‘Wijzig abonnement’. Voeg aan de Factuur Module de Add-On ‘Periodieke Facturen’ toe. Klik op ‘Wijzigingen doorvoeren’. Er wordt nu een nieuwe map zichtbaar aan de linkerkant:

Het aanmaken van je sjablonen

Klik deze map open en begin bij ‘Abonnement-sjablonen’. Een sjabloon is een blauwdruk voor het abonnement dat je wil aanmaken. De onderstaande stappen in deze map herhaal je voor alle sjablonen die je wilt toevoegen.

Specificeer de verschillende velden van boven naar beneden, te beginnen met de factureringsperiode. Bij het veld ‘Prijsbeheer’ klik je bovenstaand vakje aan als je de sjablonen wilt wijzigen bij eventuele prijswijzigingen van de producten/diensten die je levert. Deze optie raden wij aan.

Als je eerste sjabloon compleet is, klik je op het kruisje rechtsboven zodat het abonnementssjabloon wordt opgeslagen.
Klik op de map Abonnementen > Abonnementen. We gaan hier het sjabloon koppelen aan alle klanten die bij dit abonnement horen.

Klik op het  icoon rechtsboven.

Hier maak je een abonnement aan: het sjabloon gaan we nu dus echt koppelen aan de klant(en) die deze gefactureerd moeten krijgen. Dit doe je één voor één.

Hierna klik je op de knop

Nu staat het abonnement in de lijst van abonnementen. Hoe meer abonnementen je aanmaakt, hoe langer de lijst wordt:

Om te zien hoe het abonnement eruit ziet voor je klant(en), kun je ze in deze lijst aanklikken:

In het bovenstaande voorbeeld wordt iedere maand, 7 dagen voor de factureringsdatum, een factuur in concept klaargezet tot wederopzegging.

Als je na het doorvoeren van je abonnement prijswijzigingen van opgenomen producten/diensten wil doorvoeren dan kan dit via Abonnementen > Beheer. Klik hier op het abonnement voor de klant waarvoor de wijziging geldt. Je kunt nu de prijs van de producten/diensten aanpassen en opslaan.


Deze prijs is nu aan te passen naar een nieuwe prijs. Je kan meteen de prijswijziging doorvoeren in de map Producten, bij de abonnement-omschrijvingen, en het abonnement-sjabloon (dus op het abonnement zelf):


Hierna kan je op de knop klikken waarna de wijziging wordt doorgevoerd.

Werken met Periodieke facturen
De concept-facturen voor je klanten worden nu klaargezet op het moment dat jij hebt ingesteld. Je verstuurt ze naar je klanten vanuit de map Inkomsten > Facturen.
Met het status filter kun je alle Concept facturen selecteren, klik bovenaan de eerste kolom om ze allemaal aan te vinken.
Ga naar het menu icoon en kies ‘Verzenden’. Je krijgt nu de pop-up om de facturen in serie te versturen.

Start met de Urenmodule

De Urenmodule wordt vooral gebruikt bij het werken op projectbasis. Je kunt per medewerker je uren, materiaal en kilometers bijhouden. Je kunt bijvoorbeeld een specificatie op weekbasis maken en deze per maand omzetten in een factuur. Net wat jij afspreekt met je klant. 

Medewerkers kun je aan projecten toewijzen en eventueel zelf hun uren laten bijhouden. 

Om te beginnen met de Urenmodule stellen we het volgende in:

Voor welke medewerkers gaan we activiteiten bijhouden? Registreren ze dit zelf?

Welke activiteiten wil ik vastleggen?

 Voor het werken met de Urenmodule beschrijven we drie stappen: 

  • Het registreren van de activiteiten; 
  • Geregistreerde activiteiten toevoegen aan een specificatie; 
  • Een of meer specificaties omzetten in een factuur.

Een medewerker aanmaken en toegang geven 

We beginnen in de map ‘Relaties’ – > ‘Medewerkers’. Hier voeg je de medewerkers toe waarvoor je activiteiten wil registreren. 

Klik rechts bovenaan je scherm op het ‘+’-teken om een nieuwe medewerker aan te maken. Er opent nu een scherm waar je in ieder geval de naam van de medewerker aanmaakt en eventueel ook alvast andere gegevens invult. Scroll naar beneden en klik op ‘Opslaan’. 

Als je zelf de activiteiten van de medewerker wil registreren ben je nu klaar. Als je de medewerker zelf zijn activiteiten gaat registreren gaan we de medewerker daar nu toegang voor geven. 

Scroll nu weer naar boven. Een aantal tabbladen die lichtgrijs gekleurd waren, zijn nu donkergrijs. We gaan naar het tabblad ‘Toegang’. We geven de medewerker een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. 

Voor de veiligheid adviseren we een vinkje te zetten bij Verplicht wachtwoord wijzigen. De medewerker moet dan bij de eerste keer inloggen zijn eigen wachtwoord instellen. Als je het helemaal veilig wil doen, zet dan ook een vinkje bij Authenticator App. Klik hier

Als je bij Gebruikers rol kiest voor Rol tijdschrijver, staan de rechten standaard goed ingesteld. Door deze rol te kiezen krijgt de medewerker alleen toegang tot de map uren om zijn eigen uren te registreren.  

Het juist instellen van Uren en Projecten.

We gaan nu naar de map ‘Uren’. Hier maken we de map klaar voor easy gebruik. Dit doen we bij Uren -> Instellingen -> Algemeen.

Bij ‘Eenheid voor nieuwe activiteiten’ stel je in wat je standaard eenheid van je activiteiten is. Wil je bijvoorbeeld uren of dagdelen invoeren. Kies hier gewoon de eenheid die je het vaakst gebruikt.

De standaard aggregatie gaat over hoe je jouw activiteiten op de factuur wil zetten: wil je dat alle uren die je bijvoorbeeld per week invoert, apart op je uiteindelijke factuur komen te staan? Of moet Reeleezee alle totaal gewerkte uren bij elkaar optellen en ze als geheel factureren? Hier kun je instellen hoe je het standaard wil hebben.

Voor beide instellingen geldt dat je per factuur kunt afwijken van de standaard die je hier kiest. Als je hier niets invult, maak je per factuur de keuze.

Het aanmaken van activiteiten

Bij ‘Activiteiten’ stel je in welke activiteiten je wil registreren. Je kunt onder andere aangeven welke standaardprijs je wilt rekenen voor die activiteit, wat het voorkeurs BTW-percentage is en op welke grootboekrekening de omzet uit die activiteit moet worden gezet. Als je wilt mag je zelfs een plaatje van de activiteit invoeren.

Handig om te weten: activiteiten die je in de map Uren aanmaakt, vind je ook terug in de map Producten. Een item dat je aanmaakt in de map ‘Producten’ met het label ‘Dienst’ vind je ook in de map Uren als Activiteit

Het instellen van tarieven

Bij Uren -> Instellingen -> Tarieven kun je voor bepaalde klanten, die horen bij een bepaald project, specifieke activiteiten selecteren en hierbij ook een specifieke medewerker opgeven met een specifiek tarief. Als deze medewerker dan voor die klant of dat project uren schrijft, zal Reeleezee automatisch het ingestelde tarief rekenen. Handig als je met projecten werkt waar je een prijsafspraak over de activiteiten hebt gemaakt.

Last but not least: het aanmaken en het instellen van projecten

Bij Uren -> Instellingen -> Projecten maak je met het ‘+’-teken rechts bovenaan het scherm een nieuw project aan. Hier kun je voor elk project kiezen of deze bij een bepaalde klant hoort of zelfs bij een bepaalde medewerker, tot welke datum er activiteiten geregistreerd worden voor dit project (door het instellen van de begin- en einddatum), hoe vaak er gefactureerd gaat worden voor het project en hoeveel uur- en geld er is gebudgetteerd voor dat project. Vink het vakje ‘Facturabel’ aan als je wilt kunnen zien wat de daadwerkelijke inkomsten zijn voor het project versus wat er gebudgetteerd is.

Tijd voor het grote moment: het werken met de Urenmodule!

We werken binnen de Urenmodule van boven naar beneden. Je begint bij ‘Mijn tijd & kosten’. Hier kies je de medewerker waarvoor de uren moeten worden geregistreerd, de klant waarvoor de uren worden geregistreerd en eventueel ook het project.

Reeleezee staat automatisch op de huidige week  voor je. Je mag natuurlijk ook uren schrijven voor weken in het verleden of de toekomst. Als je drukt op ‘Klik om nieuwe regel toe te voegen’, dan kies je nogmaals dezelfde klant en hetzelfde project. Het belangrijkste hier is de Activiteit die je kiest en het aantal uren wat je per dag schrijft voor die activiteit voor dat project. Wil je een aangepast tarief voor deze periode? Als je op ‘Toon alle velden’ klikt, dan mag je hier een aangepast tarief voor deze week aangeven. Zo niet, dan mag je gewoon op ‘Opslaan’ klikken.

Nu de uren voor deze week zijn geregistreerd, gaan we naar de volgende sub-map: Beheer tijd & kosten.

Hier kunnen we zien welke medewerkers de afgelopen periode uren hebben geschreven voor bepaalde klanten, activiteiten, projecten en tegen welke tarieven. In deze sub-map kiezen we welke urenregels we willen gaan toevoegen aan een urenspecificatie. Factureer je per week? Dan hoef je alleen de uren van deze week te selecteren en op een specificatie te plaatsen door rechts bovenaan te kiezen voor ‘Toevoegen aan specificatie’.

Als je al eerder een Urenspecificatie hebt gemaakt, kun je deze uren daaraan toevoegen. Ook kun je een nieuwe specificatie aanmaken. Bij ‘Referentie’ kies je een naam voor de specificatie of een ander herkenningspunt, zoals bijvoorbeeld een combinatie van cijfers. Klik vervolgens op ‘Doorgaan’. De uren verdwijnen uit de ‘Beheer’-sectie, je kunt ze maar een keer aan een specificatie toevoegen.

Als je een vinkje zet bij Toon direct urenspecificatie, krijg je de specificatie meteen in beeld.

De laatste stappen staan in het overzicht ‘Specificaties tijd & kosten’

Hier staat een overzicht van de urenspecificaties die gemaakt zijn en eventueel ook gefactureerd zijn. Als we onze nieuwe urenspecificatie willen zien, dan klikken we die open.

Als je deze uren in rekening wil brengen bij je klant, dan zet je de muis op het icoon naast de knop Verzenden’, op het menu-icoon. Kies voor ‘Toevoegen aan factuur’. Je maakt hiermee een nieuwe concept-factuur aan. Heb je een bestaande concept-factuur en wil je daar de uren die je de afgelopen week hebt geschreven aan toevoegen? Dat kan ook. Dan kies je voor ‘Toevoegen aan bestaande concept-factuur’, en klik je op de factuur waar je deze uren aan wilt toevoegen.

Wil je de urenspecificatie als PDF toevoegen aan de factuur?  Je hoeft alleen het vakje maar aan te vinken. Je kunt zien dat Reeleezee ook de Standaard aggregatie die je in ‘Uren- Algemeen’ hebt gekozen, hier nu standaard meeneemt.

Kies nu voor ‘Doorgaan’. De concept-factuur wordt nu voor je klaargezet in de map Inkomsten -> Facturen. De concept-factuur kun je nog veranderen als je zou willen. Met de knop ‘Verzenden’ worden de uren naar de klant gefactureerd.

Rapportages

De map Rapportages -> Medewerkers kan je helpen met het inzicht in je bedrijf. Hier vind je informatie over de uren per klant, medewerker en de realisatie ten opzichte van de planning.

Start met Betalingen goedkeuren

Betalingen goedkeuren

De functie ‘Betalingen goedkeuren’ is de eerste workflow die op verzoek beschikbaar kan worden gemaakt in een Reeleezee administratie.

Deze workflow gebruik je als je betaalopdrachten vanuit Reeleezee  aanmaakt. Voordat een betaalopdracht naar de bank verstuurd kan worden, moet een te betalen inkoopfactuur, credit verkoopfactuur of salarisbetaling eerst goedgekeurd worden.

Per medewerker kunnen de rechten worden ingesteld. Zo kun je het goedkeuren van de betaling en het doen van de betaling zelf aan verschillende medewerkers toewijzen.

 

Instellingen

  • Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Instellingen boekhouding. Zet bij Betaalopdrachten de instelling op ‘Ik wil betalingsopdrachten vanuit Reeleezee aanmaken’
  • Kies bij ‘Betalingen goedkeuren toepassen’ voor de workflow ‘Betalingen goedkeuren’.

 

Na het opslaan van de workflow zie je een tabblad ‘Instellingen betalingen’.
Hier stel je limieten voor de betalingen in. Limieten kunnen naar wens aangemaakt worden en zijn nodig om de rechten per medewerker te kunnen instellen. Alle betalingen waarvan de bedragen buiten de ingestelde limieten vallen, kunnen zonder goedkeuring betaald worden.

De limieten moeten per actie worden ingesteld: voor het goedkeuren en voor het afkeuren.

Na het instellen van de limieten heeft elke medewerker met een login de rechten om alle betalingen goed te keuren. Dit kan direct aangepast worden in op het tabblad ‘Rechten’ van de medewerker in het menu Relaties.

De rechten kunnen per status, actie en limiet worden ingesteld.

Betalingen goedkeuren

Alle verkoop- en inkoopfacturen en -boekingen die worden ingevoerd en die een te betalen bedrag bevatten kunnen in de workflow terecht komen.

Dit hangt af van:

  • De status van de betaling: moet deze nog uitgevoerd worden of is deze al gedaan. Alleen de nog uit te voeren betalingen zullen in de lijst ‘Betalingen goedkeuren’ verschijnen. Een factuur met betaalwijze ‘Contant’ zal als gedaan worden verwerkt en niet meer in deze lijst verschijnen. Ook een factuur die al betaald is door middel van een overschrijving zal niet meer in de lijst verschijnen met goed te keuren betalingen.
  • De hoogte van het bedrag. Als het bedrag buiten de ingestelde limieten valt is er geen goedkeuring van de betaling nodig.

Na het invoeren en boeken van facturen in het menu Uitgaven, Inkomsten of de Inbox wordt in het stempel de status van de betaling getoond.

Na het invoeren van een nog te betalen factuur verschijnt deze in het overzicht ‘Betalingen goedkeuren’ in Kas & Bank.

Hier kun je de facturen met meerdere tegelijk selecteren en goed- of afkeuren.

Ook kun je elke factuur bekijken. Een klik opent direct ook de aanwezige gescande factuur. Op de boeking staat in het stempel de extra status ‘Nog goed te keuren’.

 

Ook hier kan de betaling goed- of afgekeurd worden.

Pas na het goedkeuren zal de betaling zichtbaar worden in het overzicht ‘Betaalopdracht aanmaken’. Na het daadwerkelijk uitvoeren van de betaling staat de factuur niet meer in de lijst ‘Betalingen goedkeuren’.

In het stempel zie je wie de factuur heeft ingevoerd en wie de betaling heeft goedgekeurd.

 

 

Release notes mei 2019

Nieuw

Inkomsten

Een factuur waar het totaalbedrag negatief wordt, zal nu automatisch ‘Creditfactuur’ vermelden. Hiermee kan er altijd een creditfactuur aangemaakt worden, zonder een bestaande factuur te crediteren. Mocht er een andere titel gewenst zijn dan kan dat in de lay-out aangepast worden.

Pakbon

Op een pakbon of een factuur kan bij de adresgegevens van de klant ook een telefoonnummer getoond worden. Er kan gekozen worden voor een e-mailadres of een telefoonnummer.

 

Kas & Bank

In een Reeleezee administratie kunnen betalingsopdrachten gemaakt worden en naar de bank worden doorgezet. Hierbij is het nu mogelijk om eerst een goedkeuring te geven op een betaling. Dit wordt gedaan in een nieuwe lijst in Kas & Bank: Betalingen goedkeuren. Zonder goedkeuring kan een betaling niet per betaalopdracht vanuit Reeleezee gedaan worden.

Meer informatie over deze functie vind je hier.

Relatie

Samenwerkings-inlog

In een inhouse administratie kan een Reeleezee accountant voor een klant een samenwerkings-login aanmaken. De licentie ‘Samenwerken’ die aangevinkt moet worden is te vinden op het tabblad ‘Toegang’ van de medewerker.

Voor portal- en accounting medewerkers zijn nu alle licentie instellingen verplaatst van het tabblad ‘Rechten’ naar ‘Toegang’.

BIC

Je kan nu bij relaties (Klanten, Leveranciers, Medewerkers) een bankrekening toevoegen en daarbij een BIC intikken als deze niet bij Reeleezee bekend is. Ook als de bank niet bij Reeleezee bekend is kan je nu alle benodigde gegevens van een buitenlandse bankrekening invoeren om een betaalopdracht aan te maken.

 

Instellingen

Op basis van je KvK nummer heeft Reeleezee de SBI-codes bij de KvK opgehaald. De branche waarin je bedrijf werkzaam is wordt nu vermeld onder Instellingen > Algemene gegevens > Bedrijfsgegevens.

Belastingen

Bij een btw-aangifte kunnen nu ook de journaalposten worden opgevraagd via ‘Toon boeking’.

Financieel

Bij memoriaalboekingen kunnen nu ook de journaalposten worden opgevraagd via ‘Toon boeking’.

 

Verbeteringen

Algemeen

Bij het automatisch aanmaken van nieuwe gebruikersnamen bij nieuwe Reeleezee administraties werden er underscores en bepaalde ongewenste speciale tekens gebruikt. Dit is aangepast.


Inkomsten

De tekst van het element ‘Te betalen’ wordt nu correct op de PDF van een factuur getoond. Daarnaast kan de tekst naar wens aangepast worden in de lay-out.

Uitgaven

Als de hoofdrubrieken (bijv. Autokosten) niet vertaald zijn zal standaard de Nederlandse omschrijving getoond worden aan alle gebruikers die Engels als taal hebben ingesteld.

Kas&Bank

  • Bij de keuze ‘Alle’ in het periodefilter in de bank wordt dit ook toegepast in de lijst openstaande boekingen.

Het automatisch afboeken van openstaande verkoopfacturen met een RLZ-factuurnummer werkte niet als het factuurnummer uit meer dan 8 (maximaal 10) cijfers bestond. Dit werkt nu wel weer.

 

Instellingen

Mijn bedrijfsgegevens zijn verplaatst van het menu ‘Algemene instellingen’ naar ‘Mijn abonnement’

De omschrijving bij de instelling ‘Bankafschriftregels automatisch afboeken’ is verbeterd. Er wordt nu vermeld dat het automatisch afboeken ook werkt als een factuurnummer zonder RLZ kenmerk gecombineerd met betaald bedrag en IBAN overeenkomt.

Abonnementen

Bij toepassing van dimensies (Afdeling, Project) op een abonnementsregel, werd na het afsluiten van de regel de selectie niet opgeslagen. Dit is nu opgelost.

Financieel

Bij het bewerken van memoriaalboekingen in Financieel wordt weer het brede document getoond en niet de smalle versie van de boeking.

Grootboekkaart: Bij het aanpassen van een (regel)omschrijving op een inkoopboeking wordt nu de omschrijving op de grootboekkaart van de kostenrekening ook aangepast.

Cashr

Gearchiveerde kassabonnen werden in sommige gevallen getoond bij Nog af te rekenen op de kasopmaak. Dat is nu verholpen. De gearchiveerde bonnen zijn alleen nog  zichtbaar in de backoffice via Cashr > Orders > Gearchiveerd.

Vaste activa

Bij het wijzigen van het aantal grootboekperiodes per jaar worden de journaalposten van de afschrijvingen niet meer verwijderd.

Boeken op Boekingsrubrieken of Grootboekrekeningen

Reeleezee probeert het ondernemers makkelijk te maken om te kiezen op welke rekening zij hun bon moeten registreren, door alvast categorieën aan te wijzen, waar bepaalde grootboekrekeningen onder vallen. Dat ziet er zo uit: (zie hieronder). Veel mensen vinden deze instelling het meest overzichtelijk. 

Als je liever wil zien welke rekeningen er allemaal beschikbaar zijn voor een bepaalde soort kosten, dan kun je jouw gebruikersinstellingen aanpassen. Je kiest dan voor de instelling Grootboekrekeningen in plaats van Boekingsrubrieken.  

Dat doe je als volgt: 

Klik in de oranje balk bovenaan je scherm op je naam en bedrijfsnaam. Hier klik je op de Gebruikersinstellingen. 

 

Dan ga je naar het kopje ‘Boeking’, waar je het bolletje bij ‘Boekingsrubrieken’ verschuift van links naar rechts. Je hebt nu dus gekozen voor Grootboekrekeningen. 

Klik op ‘Opslaan’ om die instelling door te voeren. Ververs voor de zekerheid nog even je scherm, door bijvoorbeeld op het herladen knopje te drukken van je webbrowser. Het gaat om het gedraaide pijltje.  

Je kunt nu voortaan zoeken op alle grootboekrekeningen in plaats van op rubrieken. Je kunt door de lijst scrollen, maar je kunt ook bijvoorbeeld in de blauwe balk een (deel van een) woord of het nummer intypen, om zo sneller de juiste rekening te vinden.