Als je begint met Reeleezee heb je misschien al een lopende onderneming. Wellicht heb je al een boekhouding, of alleen een kas- en bankboek en besteed je je administratie uit aan je accountant. De gegevens uit je vorige administratie, die de staat van je bedrijf weergeven, zul je als beginstand moeten invoeren in je Reeleezee administratie. Dat gebeurt in de beginbalans. Daarop noteer je met welk banksaldo je begint en bijvoorbeeld hoeveel je investeringen, je inventaris en je voorraad waard zijn. Overigens is het niet noodzakelijk je beginbalans in te voeren voordat je begint met boeken in Reeleezee. Je kunt dit altijd nog op een later tijdstip doen. Ook is het niet noodzakelijk om de beginbalans al volledig in te voeren. Je kunt de beginbalans later altijd aanvullen.

De beginbalans openen

De beginbalans vind je in de map Financieel > Beginbalans.

Op de beginbalans vul je de waarde in van een aantal posten op de startdatum van je boekhouding in Reeleezee.

Het is heel goed mogelijk om je Reeleezee administratie te laten starten op een datum in het verleden. Zo kun je altijd de meest geschikte datum voor de overstap naar Reeleezee kiezen. Het is
bijvoorbeeld handig om je administratie te beginnen aan het begin van een nieuw boekjaar, of aan het begin van een nieuwe BTW periode, bijvoorbeeld een kwartaal.

Op de beginbalans wordt je geconfronteerd met wat meer boekhoudkundige termen, namelijk ‘Debet’ en ‘Credit’.

Het soort post dat je wil gaan toevoegen bepaalt aan welke kant je het bedrag moet invullen. De posten op een balans worden opgedeeld in 2 soorten: activa en passiva. Activa zijn de bezittingen en vorderingen van je bedrijf. Als je zo’n post opneemt zult je het bedrag bij ‘Debet’ moeten invullen. Passiva zijn het eigen vermogen en de schulden van je bedrijf. Als je zo’n post opneemt zult je het bedrag bij ‘Credit’ moeten invullen.

Om de eerste post in te voeren klik je op het +-teken rechtsboven

Bezittingen invoeren

De bezittingen van je bedrijf bestaan uit de saldi van alle zakelijke bankrekeningen en een eventuele zakelijke kas, de waarde van de voorraad en de waarde van de bedrijfsmiddelen zoals computers, software of meubilair. Voor al deze bezittingen voeg je een aparte regel toe. De waarde voer je in bij Debet in.

Stel dat je computers bezit met een totale waarde van €3500,-. Bij Rekening selecteert je de post ICT apparatuur. Als je het nummer van de grootboekrekening hebt (0111 in de afbeelding hieronder), dan mag je deze ook intikken. Het bedrag van €3500,- voer je in bij Debet.

Door op Opslaan te klikken, wordt de regel opgeslagen.

De beginsaldi van je zakelijke bankrekeningen kun je rechtstreeks op de beginbalans invoeren. Bij rekening kies je de grootboekrekening van de bankrekening. Je kunt deze zoeken door de naam van de bank of het rekeningnummer van de bank in te typen.

Een positief saldo vul je in bij Debet en een negatief saldo bij Credit. Je kunt de saldi van je bankrekeningen ook invoeren bij de instellingen van de bankrekeningen zelf, in de map Kas & Bank > Instellingen Kas en Bank > Bankrekening, Kas & Creditcard. Als je de saldi daar invoert zullen die ook zichtbaar worden op de beginbalans.

Openstaande facturen invoeren

Bij de vorderingen horen o.a. de verstuurde verkoopfacturen die op de datum van de beginbalans nog niet betaald waren. Bij je schulden horen o.a. de ontvangen inkoopfacturen die op die datum nog niet betaald waren. Het toevoegen van deze posten op de beginbalans is belangrijk, want bij het verwerken van je bankafschriften kom je betalingen tegen van deze facturen, uit een ander boekjaar en wellicht ander boekhoudsysteem, die je wel wil kunnen boeken.

Een verstuurde verkoopfactuur die nog niet betaald was, voeg je toe door op de regel de rekening 1200 – Debiteuren te kiezen en het openstaande factuurbedrag bij Debet in te voeren. Om straks de betaling van zo’n openstaande factuur in de map Kas & Bank correct te kunnen verwerken is het belangrijk dat je een vinkje zet bij Openstaande posten. Daarmee wordt deze factuur in de lijst openstaande posten in je administratie opgenomen en kun je deze opvragen als je de betaling op een afschrift of kasblad ziet staan.

Bij Relatietype kies je voor Klant en bij het veld Relatie selecteer je de klantnaam. Bij referentie kun je het factuurnummer en/of een korte omschrijving invullen.

Je kunt voor elke openstaande verkoopfactuur een aparte regel toe te voegen. Je houdt dan het overzicht over welke facturen wel/niet betaald zijn. Hiervoor kun je het rapport Totaal openstaande posten per klant gebruiken, die je in de map Rapporten in de categorie Klanten kunt terugvinden.

Een openstaande inkoopfactuur voer je op soortgelijke wijze in. Je neemt hiervoor de rekening Crediteuren en vult het bedrag Credit in. Bij de overige opties kiest je voor relatietype Leverancier en selecteert de naam van de leverancier. Ook voor de openstaande inkoopfacturen is het handig om deze per factuur in te voeren. Je houdt dan het overzicht over welke facturen wel/niet betaald zijn. Hiervoor kunt je het rapport Totaal openstaande posten per leverancier gebruiken, die je in de map Rapporten in de Categorie Leveranciers kan terugvinden.

Tip: Je kunt voor de openstaande facturen op je beginbalans, die van een vorig boekjaar zijn en in een ander systeem staan, ook een nieuwe grootboekrekening aanmaken bijvoorbeeld Debiteuren vorig boekjaar en Crediteuren vorig boekjaar om je balans overzichtelijker te houden. Je kunt ook alle openstaande facturen bij elkaar optellen en onder een fictieve klant op de beginbalans zetten, bijvoorbeeld Debiteuren Oud en Crediteuren Oud.

Overige schulden en vorderingen

Misschien had je op de startdatum van je boekhouding in Reeleezee naast openstaande facturen nog meer vorderingen en schulden. Denk hierbij aan uitstaande leningen of nog te betalen of ontvangen BTW, loonbelasting of vennootschapsbelasting. Deze posten horen allemaal op de beginbalans te staan. Mogelijk had je accountant ook een reservering opgenomen op de eindbalans van de voorgaande periode. Ook deze zet je op de beginbalans.

Het toevoegen van deze posten kun je ook je accountant of boekhouder laten doen.

Eigen vermogen

Als je al je bezittingen, schulden en vorderingen op de beginbalans heb opgenomen rest nog het eigen vermogen van je bedrijf. Als je een eenmanszaak hebt, dan neem je een post Bedrijfskapitaal op. Bij een vof neemt je hiervoor meerdere posten Bedrijfskapitaal op per vennoot. Bij een BV worden de rekeningen Geplaatst aandelenkapitaal en een van de Reserve rekeningen gebruikt.

Het toevoegen van deze posten kun je ook door je accountant of boekhouder laten doen.

Posten verwijderen

Als je per ongeluk een verkeerde post op je beginbalans hebt gezet, kun je deze verwijderen en opnieuw toevoegen. Je kunt een vinkje zetten voor de regel die je wil verwijderen. In het menu kies je daarna voor Verwijderen.

 

De beginbalans bekijken

Als je nog niet alle posten op de beginbalans heb opgenomen, zul je zien dat er automatisch een extra regel wordt toegevoegd op de grootboekrekening Tegenrekening balansposten. Daarmee wordt de beginbalans in balans gehouden. Dit geeft je de mogelijkheid om pas later de missende posten toe te voegen en in de tussentijd verder te gaan met je administratie. Zodra alle posten op de beginbalans zijn toegevoegd en deze met elkaar in balans zijn, zult je zien dat de genoemde extra regel verdwenen is.

Op de beginbalans wordt een stempel met daarin de status getoond. Indien er Openstaand staat, zijn er nog openstaande posten of facturen op de beginbalans die nog niet als Betaald zijn verwerkt. Zodra dat wel gedaan is zal het stempel Geboekt aangeven. Op deze manier kun je makkelijk controleren wat de status is van de posten op de beginbalans.