De Urenmodule wordt vooral gebruikt bij het werken op projectbasis. Je kunt per medewerker je uren, materiaal en kilometers bijhouden. Je kunt bijvoorbeeld een specificatie op weekbasis maken en deze per maand omzetten in een factuur. Net wat jij afspreekt met je klant. 

Medewerkers kun je aan projecten toewijzen en eventueel zelf hun uren laten bijhouden. 

Om te beginnen met de Urenmodule stellen we het volgende in:

Voor welke medewerkers gaan we activiteiten bijhouden? Registreren ze dit zelf?

Welke activiteiten wil ik vastleggen?

 Voor het werken met de Urenmodule beschrijven we drie stappen: 

  • Het registreren van de activiteiten; 
  • Geregistreerde activiteiten toevoegen aan een specificatie; 
  • Een of meer specificaties omzetten in een factuur.

Een medewerker aanmaken en toegang geven 

We beginnen in de map ‘Relaties’ – > ‘Medewerkers’. Hier voeg je de medewerkers toe waarvoor je activiteiten wil registreren. 

Klik rechts bovenaan je scherm op het ‘+’-teken om een nieuwe medewerker aan te maken. Er opent nu een scherm waar je in ieder geval de naam van de medewerker aanmaakt en eventueel ook alvast andere gegevens invult. Scroll naar beneden en klik op ‘Opslaan’. 

Als je zelf de activiteiten van de medewerker wil registreren ben je nu klaar. Als je de medewerker zelf zijn activiteiten gaat registreren gaan we de medewerker daar nu toegang voor geven. 

Scroll nu weer naar boven. Een aantal tabbladen die lichtgrijs gekleurd waren, zijn nu donkergrijs. We gaan naar het tabblad ‘Toegang’. We geven de medewerker een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. 

Voor de veiligheid adviseren we een vinkje te zetten bij Verplicht wachtwoord wijzigen. De medewerker moet dan bij de eerste keer inloggen zijn eigen wachtwoord instellen. Als je het helemaal veilig wil doen, zet dan ook een vinkje bij Authenticator App. Klik hier

Als je bij Gebruikers rol kiest voor Rol tijdschrijver, staan de rechten standaard goed ingesteld. Door deze rol te kiezen krijgt de medewerker alleen toegang tot de map uren om zijn eigen uren te registreren.  

Het juist instellen van Uren en Projecten.

We gaan nu naar de map ‘Uren’. Hier maken we de map klaar voor easy gebruik. Dit doen we bij Uren -> Instellingen -> Algemeen.

Bij ‘Eenheid voor nieuwe activiteiten’ stel je in wat je standaard eenheid van je activiteiten is. Wil je bijvoorbeeld uren of dagdelen invoeren. Kies hier gewoon de eenheid die je het vaakst gebruikt.

De standaard aggregatie gaat over hoe je jouw activiteiten op de factuur wil zetten: wil je dat alle uren die je bijvoorbeeld per week invoert, apart op je uiteindelijke factuur komen te staan? Of moet Reeleezee alle totaal gewerkte uren bij elkaar optellen en ze als geheel factureren? Hier kun je instellen hoe je het standaard wil hebben.

Voor beide instellingen geldt dat je per factuur kunt afwijken van de standaard die je hier kiest. Als je hier niets invult, maak je per factuur de keuze.

Het aanmaken van activiteiten

Bij ‘Activiteiten’ stel je in welke activiteiten je wil registreren. Je kunt onder andere aangeven welke standaardprijs je wilt rekenen voor die activiteit, wat het voorkeurs BTW-percentage is en op welke grootboekrekening de omzet uit die activiteit moet worden gezet. Als je wilt mag je zelfs een plaatje van de activiteit invoeren.

Handig om te weten: activiteiten die je in de map Uren aanmaakt, vind je ook terug in de map Producten. Een item dat je aanmaakt in de map ‘Producten’ met het label ‘Dienst’ vind je ook in de map Uren als Activiteit

Het instellen van tarieven

Bij Uren -> Instellingen -> Tarieven kun je voor bepaalde klanten, die horen bij een bepaald project, specifieke activiteiten selecteren en hierbij ook een specifieke medewerker opgeven met een specifiek tarief. Als deze medewerker dan voor die klant of dat project uren schrijft, zal Reeleezee automatisch het ingestelde tarief rekenen. Handig als je met projecten werkt waar je een prijsafspraak over de activiteiten hebt gemaakt.

Last but not least: het aanmaken en het instellen van projecten

Bij Uren -> Instellingen -> Projecten maak je met het ‘+’-teken rechts bovenaan het scherm een nieuw project aan. Hier kun je voor elk project kiezen of deze bij een bepaalde klant hoort of zelfs bij een bepaalde medewerker, tot welke datum er activiteiten geregistreerd worden voor dit project (door het instellen van de begin- en einddatum), hoe vaak er gefactureerd gaat worden voor het project en hoeveel uur- en geld er is gebudgetteerd voor dat project. Vink het vakje ‘Facturabel’ aan als je wilt kunnen zien wat de daadwerkelijke inkomsten zijn voor het project versus wat er gebudgetteerd is.

Tijd voor het grote moment: het werken met de Urenmodule!

We werken binnen de Urenmodule van boven naar beneden. Je begint bij ‘Mijn tijd & kosten’. Hier kies je de medewerker waarvoor de uren moeten worden geregistreerd, de klant waarvoor de uren worden geregistreerd en eventueel ook het project.

Reeleezee staat automatisch op de huidige week  voor je. Je mag natuurlijk ook uren schrijven voor weken in het verleden of de toekomst. Als je drukt op ‘Klik om nieuwe regel toe te voegen’, dan kies je nogmaals dezelfde klant en hetzelfde project. Het belangrijkste hier is de Activiteit die je kiest en het aantal uren wat je per dag schrijft voor die activiteit voor dat project. Wil je een aangepast tarief voor deze periode? Als je op ‘Toon alle velden’ klikt, dan mag je hier een aangepast tarief voor deze week aangeven. Zo niet, dan mag je gewoon op ‘Opslaan’ klikken.

Nu de uren voor deze week zijn geregistreerd, gaan we naar de volgende sub-map: Beheer tijd & kosten.

Hier kunnen we zien welke medewerkers de afgelopen periode uren hebben geschreven voor bepaalde klanten, activiteiten, projecten en tegen welke tarieven. In deze sub-map kiezen we welke urenregels we willen gaan toevoegen aan een urenspecificatie. Factureer je per week? Dan hoef je alleen de uren van deze week te selecteren en op een specificatie te plaatsen door rechts bovenaan te kiezen voor ‘Toevoegen aan specificatie’.

Als je al eerder een Urenspecificatie hebt gemaakt, kun je deze uren daaraan toevoegen. Ook kun je een nieuwe specificatie aanmaken. Bij ‘Referentie’ kies je een naam voor de specificatie of een ander herkenningspunt, zoals bijvoorbeeld een combinatie van cijfers. Klik vervolgens op ‘Doorgaan’. De uren verdwijnen uit de ‘Beheer’-sectie, je kunt ze maar een keer aan een specificatie toevoegen.

Als je een vinkje zet bij Toon direct urenspecificatie, krijg je de specificatie meteen in beeld.

De laatste stappen staan in het overzicht ‘Specificaties tijd & kosten’

Hier staat een overzicht van de urenspecificaties die gemaakt zijn en eventueel ook gefactureerd zijn. Als we onze nieuwe urenspecificatie willen zien, dan klikken we die open.

Als je deze uren in rekening wil brengen bij je klant, dan zet je de muis op het icoon naast de knop Verzenden’, op het menu-icoon. Kies voor ‘Toevoegen aan factuur’. Je maakt hiermee een nieuwe concept-factuur aan. Heb je een bestaande concept-factuur en wil je daar de uren die je de afgelopen week hebt geschreven aan toevoegen? Dat kan ook. Dan kies je voor ‘Toevoegen aan bestaande concept-factuur’, en klik je op de factuur waar je deze uren aan wilt toevoegen.

Wil je de urenspecificatie als PDF toevoegen aan de factuur?  Je hoeft alleen het vakje maar aan te vinken. Je kunt zien dat Reeleezee ook de Standaard aggregatie die je in ‘Uren- Algemeen’ hebt gekozen, hier nu standaard meeneemt.

Kies nu voor ‘Doorgaan’. De concept-factuur wordt nu voor je klaargezet in de map Inkomsten -> Facturen. De concept-factuur kun je nog veranderen als je zou willen. Met de knop ‘Verzenden’ worden de uren naar de klant gefactureerd.

Rapportages

De map Rapportages -> Medewerkers kan je helpen met het inzicht in je bedrijf. Hier vind je informatie over de uren per klant, medewerker en de realisatie ten opzichte van de planning.