De rijksoverheid is per 1 januari 2017 overgestapt op e-factureren Het kabinet heeft met het bedrijfsleven afgesproken dat per 1 januari 2017 alle leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen als e-factuur. Een e-factuur is een systematisch opgebouwd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd.

Met Reeleezee kun je e-facturen versturen. Een e-factuur kent een bepaalde opbouw waaraan voldaan moet worden. Daartoe moeten de volgende gegevens zijn vastgelegd:

  •  Productgegevens
    Selecteer een product of dienst uit de map Producten en plaats die op een factuurregel. Dit product/deze dienst moet voorzien zijn van een productcode, omschrijving en verkoopprijs:
  • Klantgegevens
    De overheidsinstantie waar je aan levert moet zijn aangemaakt als een klant in de map Relaties. Bij deze klant moeten ten minste de volgende gegevens zijn ingevoerd:
    – Een vestigingsadres op de tab Contactgegevens.
    – Een OverheidsIdentificatieNummer (OIN) nummer op de tab Financieel. Naast het veld waar het OIN nummer ingevoerd kan worden vind je een link naar een website waar je OIN nummers op kunt zoeken.

  • Jouw gegevens
    Je eigen gegevens worden ook opgenomen in de e-factuur. Je bedrijfsnaam en KvK-nummer moeten daarom zijn ingevoerd in de map Instellingen > Algemene Instellingen.

  • Ook moet er een (geldige) IBAN zijn ingevoerd in de map Kas & Bank:
  •  Verzenden van een e-factuur:

Als je een nieuwe factuur maakt en daarop een klant en product(en) of dienst(en) selecteert die ten minste de hierboven genoemde gegevens hebben, krijg je na de klik op “Verzenden” een extra optie e-Factureren in de dialoog:

 

De e-factuur zal dan via Digipoort bij de juiste overheidsinstantie worden afgeleverd.