De meeste kosten voor je bedrijf verreken je direct met je winst. Voor grotere bedrijfsmiddelen die je meerdere jaren gebruikt, mag dit niet van de Belastingdienst. Denk bijvoorbeeld aan een auto of inventaris voor je kantoor maar ook bijvoorbeeld vergunningen. De waarde van deze bedrijfsmiddelen zet je op je bedrijfsbalans. Aan het eind van elk boekjaar mag je een deel van de waarde afschrijven en als kosten rekenen. De afschrijvingen moet je over meerdere jaren verdelen. De Belastingdienst bepaalt hoeveel jaren je daar minimaal voor moet nemen.

Met de Vaste Activa Module, schrijft Reeleezee die middelen automatisch voor je af.

Voor investeringen die je doet, voer je de inkoopfactuur in. Het makkelijkst doe je dit via de inbox. Zie de volgende uitleg over hoe je kunt werken met inkoopfacturen in de inbox:
We leggen ook uit hoe je bedrijfsmiddelen kunt invoeren die je al eerder hebt aangeschaft.
Daarna bepaal je over welke termijn de bedrijfsmiddelen moeten worden afgeschreven en welke restwaarde je hanteert.
In deze startgids wordt de aanschaf en afschrijving van een telefoon als voorbeeld beschreven. De telefoon heeft € 709.92,- (excl. BTW) gekost en de waarde ervan wordt in 5 jaar afgeschreven.

Module activeren

Vaste Activa is een add-on op de Administratie Module. Deze add-on kun je zelf activeren in de Map Instellingen > Mijn abonnement > Abonnementsgegevens.
Kom je er niet uit? Neem gerust contact op met Team Reeleezee op 0346 25 80 86.

Afschrijvingen instellen

We gaan naar de grijze map Financieel > Instellingen > Onderhoud grootboekrekeningen. Hier kies je de grootboekrekening waarop je het activum wilt registreren, dus in dit voorbeeld grootboekrekening 0111.
Daar gaan we naar de tab ‘Uitgebreid’, waar je aanklikt dat je deze rekening wilt gebruiken voor vaste activa. De afschrijvingsmethode is 5 jaar in dit geval, de kosten ervan boeken we op grootboekrekening 4705- afschrijvingskosten ICT-apparatuur. De waardevermindering boeken we op de rekening waar we ook het activum registreren: grootboekrekening 0111.

De aankoop registreren

Je voert nu de inkoopfactuur in. Je boekt de factuur op de juiste grootboekrekening. In dit geval is dat grootboekrekening 0111 – ICT-apparatuur (computers e.d.). Je krijgt nu de melding dat je een nieuw vast activum aanmaakt.

Als alle informatie klopt, druk je op ‘Boek’. De inkoop is dan goed geregistreerd.

Een bestaand bedrijfsmiddel registreren

Een bestaand bedrijfsmiddel voeg je toe in de map Vaste activa > Overzicht. Klik op het ‘plus’-teken rechtsboven en kies voor ‘Bestaand bedrijfsmiddel’. Je krijgt nu een pop-up waar je alle informatie over het bedrijfsmiddel in kunt voeren. Klik op ‘Ok’ als je alles hebt ingevuld.

Afschrijven

In de map Vaste Activa -> Overzicht stel je de afschrijving van de computer in. Je ziet hem daar staan met de status Concept. Druk op de regel die je net hebt aangemaakt. Alle gegevens over het activum openen dan. Let op: op dit punt kun je nog gegevens wijzigen aan het activum. Hierna is dat niet meer mogelijk. Geef bijvoorbeeld in het tabblad Vaste activa gegevens in welke restwaarde je wil hanteren.


Klik nu op de knop ‘Afschrijven’.
Er wordt gevraagd tot wanneer je vooralsnog de afschrijvingen wilt verwerken. Als je de juiste datum hebt ingevuld, druk je op ‘ok’.


Door op ‘Ok’ te drukken worden de afschrijvingskosten tot de opgegeven datum geboekt. Het activum krijgt nu de status ‘In gebruik’. Je hebt hiermee de aanschaf van de computer en de eerste afschrijvingen verwerkt.

  • Verkopen

Als je een bedrijfsmiddel verkoopt verwerk je dit ook in het overzicht van de vaste activa. Je kunt in dit voorbeeld de telefoon aanklikken en in het menu kiezen voor Verkopen


Je krijgt nu een bon waar je de verkoop kan verwerken.
Kies bij de boeking grootboekrekening 8107 – Opbrengst verkoop activa, vul de overige gegevens en druk op Boek.
Door het verkopen van een bedrijfsmiddel worden alle geboekte bedragen, zoals de waarde en de afschrijvingen weer tegen geboekt.
De status is nu Afgevoerd. De verkoop vind je terug op het tabblad Mutaties.

Corrigeren

Je kunt de verkoop van vaste activa weer terugdraaien door de knop Corrigeren te gebruiken. Deze knop is alleen beschikbaar bij vaste activa met de status Afgevoerd.