Reeleezee en Robotic Accounting

Geplaatst op Geplaatst in Blog

Inleiding

De term Robotic Accounting ben je de laatste tijd wel vaker tegengekomen. Geen enkel zakelijk proces wordt op dit moment zo gedomineerd door robotisering als de financiële administratie. Toch is enige nuance op zijn plaats. Robotisering van de boekhouding is immers helemaal niet nieuw. Met introductie van de PC in de jaren tachtig werd reeds de term ‘computer boekhouden’ geïntroduceerd. En dat betekende feitelijk niets anders dan het vervangen van de handmatig gevoerde boekhouding op papier door een geautomatiseerd proces op de computer. Robotic Accounting dus. Echter, het belangrijkste verschil tussen toen en nu is het Internet!

Reeleezee is een pionier van online boekhouden en op de markt sinds 2002.

Zonder valse bescheidenheid kunnen we constateren dat het boekhouden via Internet een van de eerste grootschalige zakelijke toepassingen is geweest die massaal hun weg naar het Internet hebben gevonden. Boekhouden via Internet, Online boekhouden of Cloud boekhouden genoemd, is tegenwoordig de norm en heeft de traditionele lokaal geïnstalleerde software grotendeels vervangen. Reeleezee is een pionier van online boekhouden en op de markt sinds 2002.

Online boekhouden en Robotic Accounting

Het Internet heeft ervoor gezorgd dat de uitwisseling van gegevens tussen computers op een wereldwijde schaal mogelijk werd. Een van de eerste praktische toepassingen van deze connectiviteit in relatie tot de boekhouding is de mogelijkheid die banken gingen bieden om afschriftinformatie te kunnen downloaden vanuit de online bankomgeving. Dat betekende dat het mogelijk werd om een bestandje te downloaden en te importeren in de boekhouding. En daarmee was in één klap het handmatig invoeren van bankafschriften overbodig en ouderwets geworden. Nog iets later in de tijd introduceerde Reeleezee als eerste leverancier de mogelijkheid om de bankrekening bij ABN AMRO automatisch aan de boekhouding te koppelen. Daardoor werd zelfs het downloaden en uploaden van bankbestanden overbodig en werd de bankinformatie in de boekhouding elke dag volledig automatisch bijgewerkt. En daarmee was in feite de eerste stap gezet op het pad van geautomatiseerd en intelligent boekhouden ofwel Robotic Accounting 2.0.

Dat betekende dat het mogelijk werd om een bestandje te downloaden en te importeren in de boekhouding. En daarmee was in één klap het handmatig invoeren van bankafschriften overbodig en ouderwets geworden.

Wat verstaan we anno 2019 onder Robotic Accounting en wat biedt Reeleezee?

Robotic Accounting is niets meer of niets minder dan de term voor geautomatiseerd en intelligent boekhouden. Dankzij het gebruik van internettechnologie en kunstmatige intelligentie zijn we tegenwoordig niet alleen in staat om de meeste boekhoudkundige werkzaamheden te automatiseren, maar ook om bepaalde keuzes al voor je te maken als je dat wilt. Om een voorbeeld te noemen, als je hebt getankt en je het bonnetje gaat vastleggen in je boekhouding, dan hoef je alleen nog maar een foto te maken van het bonnetje. Het bedrag en de btw worden automatisch herkend en de software ‘weet’ zelfs al dat je hebt getankt bij de Esso en dat het in je boekhouding onder het kopje ‘autokosten’ moet worden vastgelegd. Dit is maar één voorbeeld van hoe Robotic Accounting je kan helpen bij het doen van je boekhouding. Robotic Accounting heeft nog veel meer aspecten. Deze werken we verderop in dit document voor je uit!

Onderdelen van Robotic Accounting in Reeleezee

Geautomatiseerde en intelligentie verwerking van je boekhouding vind je in diverse onderdelen van Reeleezee.

Verkoopfacturen
Verwerking van kas en bank
Inkoopfacturen
Verwerking van kas en bank
Rapportages (winst en verlies, balans, etc.)
Btw-aangifte

Verkoopfacturen

Bij het maken van verkoopfacturen kan Reeleezee je een aantal werkzaamheden uit handen nemen of aanzienlijk vereenvoudigen:

  • Periodiek factureren

Als je regelmatig dezelfde facturen naar je klanten stuurt, bijvoorbeeld omdat je hen maandelijks een vast bedrag voor een abonnement in rekening brengt, kan je gebruik maken van periodiek factureren. Alle herhalende facturen worden volledig automatisch voor je klaargezet op het door jou ingestelde tijdstip en voor de door jou bepaalde periode.

  • Scan&Herken

Maak je facturen met een ander systeem dan Reeleezee, maar wil je ze eenvoudig verwerken in je boekhouding, mail ze dan naar de inbox van je boekhouding. Reeleezee herkent de facturen en zet automatisch een boekingsvoorstel voor je klaar.

  • Vreemde valuta

Factureer je ook in vreemde valuta, maak dan gebruik van de standaard aanwezige vreemde valuta module. Door een automatische koppeling met de Centrale Europese Bank (ECB) wordt dagelijks de actuele koersinformatie opgehaald en worden je facturen tegen de juiste koers omgerekend naar euro’s.

  • Versturen van facturen via email

Stel voor al je klanten in op welke wijze zij hun facturen willen ontvangen. In de meeste gevallen zal dit per email zijn. Reeleezee stuurt je verkoopfacturen automatisch naar één of meer ingestelde emailadressen en voorziet de email automatisch van een door jou ingestelde tekst. Uiteraard wordt je factuur als pdf-bijlage aan de email toegevoegd.

  • UBL

Hoewel pdf als het meest gangbare formaat wordt gezien voor het uitwisselen van elektronische facturen biedt Reeleezee ook de mogelijkheid om je verkoopfactuur als UBL-bestand naar je klant te sturen. UBL, ofwel Universal Business Language, is een Europese standaard voor elektronische facturen en heeft als voordeel dat veel boekhoudpakketten dit bestand zonder verdere bewerkingen kunnen boeken. Je maakt het je klant hiermee nog makkelijker om jouw factuur te verwerken én te betalen!

  • Elektronisch factureren naar de overheid

De Rijksoverheid verplicht ondernemers tegenwoordig om elektronisch te factureren en deze facturen ook elektronisch aan te leveren op het digitale loket van de overheid. Deze verplichting zal op korte termijn ook worden ingevoerd door de provinciale en lokale overheden. Deze elektronische facturen dienen in het UBL-formaat te worden opgemaakt. Met Reeleezee beschik je standaard over een aansluiting op het digitale overheidsloket (Digipoort) en kan je facturen met één druk op de knop elektronisch aanleveren bij de overheid.

Inkoopfacturen

De toepassing van Robotic Accounting was het eerst zichtbaar bij de verwerking van inkoopfacturen. Scan&Herken is een van de bekendste toepassingen ervan. Maar de boekhoudrobots bieden je ondertussen nog veel meer gebruiksgemak.

  • Scan&Herken

Veel facturen worden tegenwoordig in pdf-formaat uitgewisseld. Reeleezee beschikt standaard over een inbox waar je pdf-facturen naartoe kan mailen, waarna deze volledig automatisch worden herkend en omgezet in een boekingsvoorstel. Als je facturen ontvangt op papier, dan kan je er zelf pdf-documenten van maken door ze in te scannen en daarna naar de inbox te mailen. Ook in dat geval zullen de facturen automatisch worden herkend en verwerkt. Voor het verwerken van lastige kassabonnetjes die zich niet makkelijk laten scannen, kan je gebruik maken van de gratis Scan2Reeleezee app waarmee je direct na het afrekenen het bonnetje kan fotograferen en uploaden naar je inbox. Meer informatie over de werking van Scan&Herken vind je in het kader hieronder.

Hoe werkt Scan&Herken in Reeleezee?
Scan&Herken is een van de bekendste onderdelen van Robotic Accounting. Zodra wij een pdf-bestand van een factuur hebben ontvangen in de inbox van je administratie, wordt automatisch de afbeelding van de factuur uit de pdf gehaald. Vervolgens wordt er nog beeldverbetering toegepast om eventuele onvolkomenheden in een scan of een foto te verbeteren. In de volgende stap wordt weer automatisch de afbeelding omgezet in tekst. Dit proces heet OCR en dat staat voor Optical Character Recognition.

Alle belangrijke onderdelen van de factuur worden herkend. Denk hierbij uiteraard aan de bedragen, en de btw, maar ook aan het factuurnummer, de factuurdatum en de omschrijving. En natuurlijk de naam van de leverancier! Deze herkennen we aan de hand van het KvK-nummer, IBAN-nummer of het btw-nummer. Doordat we de naam van de leverancier herkennen, weten we op welke manier je facturen van deze leverancier het liefst wil boeken. Reeleezee leert je voorkeuren te herkennen en automatisch toe te passen op alle volgende facturen van dezelfde leverancier. Ben je overtuigd dat Reeleezee de facturen van een bepaalde leverancier altijd goed herkent en boekt, dan kan je er zelfs voor kiezen om deze facturen zonder controle achteraf automatisch in te boeken.

Scan&Herken volledig automatisch of…?
Reeleezee heeft ervoor gekozen om van Scan&Herken een volledig gerobotiseerd proces te maken. Dat betekent dat er geen mensenhanden aan te pas komen om van een pdf-factuur een boekingsvoorstel te maken. De Scan&Herken robot is in staat om in ruim 90% van de gevallen een correct en volledig boekingsvoorstel te maken. Het voordeel van deze aanpak is dat we Scan&Herken zonder meerprijs kunnen aanbieden in al onze modules. Bovendien kunnen we het resultaat van Scan&Herken in realtime aan je presenteren. Vanaf het moment dat je een pdf hebt gemaild naar je inbox, zal het boekingsvoorstel vrijwel direct voor je klaar staan.

Er zijn ook leveranciers die ervoor hebben gekozen om menselijke controle aan het Scan&Herken proces toe te voegen. In dat geval wordt het resultaat van Scan&Herken door medewerkers van de leverancier achteraf beoordeeld en indien noodzakelijk gecorrigeerd. Voordeel is dat het percentage boekingsvoorstellen meestal iets hoger zal zijn, maar het nadeel is dat handmatige nabewerking een hogere prijs per scan tot gevolg zal hebben en dat het resultaat niet in realtime beschikbaar is.

  • AutoCollect

Een groeiend aantal, voornamelijk grote bedrijven, stuurt geen facturen meer, maar biedt de mogelijkheid deze te downloaden vanuit hun klantenportalen. Denk hierbij aan de grote energie- en telecomleveranciers en groothandels. Voor ondernemers betekent dit extra werk! Om de btw op een inkoopfactuur te mogen terugvorderen, moet de factuur in de administratie aanwezig te zijn.  En dat betekent dat je niet mag vergeten om maandelijks bij al je leveranciers in te loggen om de factuur te downloaden en daarna te uploaden naar je inbox. Reeleezee AutoCollect neemt je al dat werk uit handen. In de AutoCollect functie kan je kiezen om van meer dan 400 bedrijven de facturen automatisch door Reeleezee te laten ophalen en in de inbox van je boekhouding te plaatsen. Zo hoef je nooit meer na te denken of je een factuur wel hebt gedownload en hoef je de factuur ook niet meer zelf naar de inbox te sturen.

Reeleezee AutoCollect neemt je al dat werk uit handen. In de AutoCollect functie kan je kiezen om van meer dan 400 bedrijven de facturen automatisch door Reeleezee te laten ophalen en in de inbox van je boekhouding te plaatsen.

  • UBL

Ontvang je van je leveranciers ook een UBL-bestand van hun facturen, dan kan je deze eenvoudig e-mailen naar je inbox. Reeleezee verwerkt UBL-facturen automatisch, zonder dat hiervoor Scan&Herken nodig is. Ontvang je naast een UBL-factuur ook een pdf, dan worden deze automatisch samengevoegd.

Bank

De in- en uitgaande betalingen via je bankrekening vormen het hart van je boekhouding. Goed om te weten dat veel processen via de bank ook volledig automatisch kunnen verlopen.

  • Automatische bankkoppelingen (ABN AMRO, Rabobank, ING Bank en Knab)

Door het automatisch koppelen van je rekening bij een van de grote banken, worden dagelijks de mutaties van de vorige dag in je boekhouding gezet. Dat betekent dat je nooit meer afschriftregels met de hand hoeft in te voeren en dat je bankboekingen altijd volledig en correct in je boekhouding staan, inclusief de uitgebreide omschrijvingen zoals je die ook in de online omgeving van je bank kan zien.

  • Automatisch koppelen van betalingen aan boekingen

Uitgaande en inkomende betalingen via de bank moeten worden gekoppeld aan de onderliggende facturen. Als je gebruik maakt van Scan&Herken zijn deze facturen al aanwezig in je boekhouding. Door gebruik te maken van automatische herkenning in Reeleezee kan je betalingen automatisch koppelen aan de facturen.

  • Aanmaken SEPA betaalopdrachten en incasso’s

Als je je inkoopfacturen via Scan&Herken in Reeleezee hebt geplaatst kan je gebruik maken van de mogelijkheid om deze facturen te selecteren voor betaling. Reeleezee maakt dan automatisch een betaalopdracht aan voor je bank die je alleen nog maar hoeft te uploaden en te autoriseren met je bankapp. Bankier je bij de Rabobank, dan gaat zelfs het uploaden automatisch. Dit scheelt je veel dubbel werk doordat je niet alle betalingen dubbel hoeft in te voeren in de online omgeving van je bank. Bovendien is er veel minder kans op fouten. Maak je gebruik van automatische incasso’s om je openstaande verkoopfacturen te incasseren, dan kan dit ook volledig automatisch vanuit je Reeleezee boekhouding gebeuren. En het verwerken van storno’s is een kwestie van één druk op de knop!

Btw-aangifte

De btw-aangifte die je elk kwartaal, of soms zelfs maandelijks moet doen, is een kwelling voor veel ondernemers. Velen kiezen ervoor om deze klus uit te besteden aan hun accountant of boekhouder. Steeds meer ondernemers ontdekken het gemak van het doen van de btw-aangifte direct uit de Reeleezee boekhouding.

  • Realtime bijgewerkte btw-aangifte

Elke verkoop- en inkoopfactuur die je via de inbox vastlegt in je boekhouding wordt automatisch verwerkt in een concept btw-aangifte over de betreffende periode. Ook als je factureert naar het buitenland en/of afnemers in de EU, wordt de btw daarvan automatisch verwerkt in de juiste rubriek van de aangifte. En voor leveringen binnen de EU wordt zelfs automatisch een ICP-opgaaf aangemaakt. Het enige dat jij hoeft te doen is ervoor zorgen dat al je facturen in boekhouding zijn verwerkt. De btw-aangifte staat dan al automatisch voor je klaar.

  • Elektronisch versturen van de btw-aangifte naar de Belastingdienst

Als je ervoor kiest om zelf btw-aangifte te doen, en waarom zou je dat niet doen, dan is het aangeven zelf een kwestie van één druk op de knop. Reeleezee stuurt je aangifte automatisch door naar het elektronische loket van de Belastingdienst, zonder dat je daarvoor nog hoeft in te loggen op de website van de Belastingdienst. Het bespaart je veel tijd en bovendien is de kans op fouten minimaal.

  • Btw betalen via iDEAL

Moet je btw betalen bij een aangifte dan kan je met Reeleezee de betaling direct na het doen van de aangifte betalen via iDEAL. Een aparte betaalopdracht invoeren via je bank is niet meer nodig. Zo betaal je zonder moeite altijd op tijd !

Rapportages

Moest je in het verleden al je facturen en bonnetjes netjes in een map opbergen, in de huidige tijd helpt Reeleezee je met het digitaal archiveren ervan. Sla pdf’s of foto’s van al je facturen op in de inbox van je boekhouding en koppel deze automatisch aan een boeking. Zo is het terugvinden van een factuur een (digitale) peulenschil en kan je accountant of boekhouder ook altijd bij je facturen.

API

API staat voor Application Programming Interface. Het is een technologie die moderne online software gebruikt om gegevens automatisch uit jouw boekhouding op te halen of in je boekhouding af te leveren. Met behulp van API’s is het mogelijk dat webshops volautomatisch alle transacties synchroniseren met je boekhouding en kan zelfs je voorraad automatisch worden bijgewerkt. Heb je personeel in dienst, dan is het mogelijk dat zelfs de salarisadministratie direct aan je boekhouding wordt gekoppeld. En de ultieme vorm van robotisering op dit gebied is dat je kassa’s direct met je boekhouding zijn verbonden.

Toekomst van online boekhouden

Het is niet eenvoudig om in de kristallen bol te kijken en te voorspellen waar we over 5 of 10 jaar zullen staan met online boekhouden. Een ding is zeker, je boekhouding zal in de nabije toekomst steeds verder worden gerobotiseerd en het is waarschijnlijk dat er steeds minder handwerk aan te pas zal komen. Een paar ontwikkelingen die je zult tegenkomen in de nabije toekomst:

  • Elektronisch factureren

Het uitwisselen van papieren facturen en bonnetjes zal de komende jaren echt verdwijnen. Je online boekhouding zal de komende jaren op diverse nationale en internationale factuurnetwerken worden aangesloten. Dat betekent dat jouw in- en uitgaande facturen volledig elektronisch zullen worden verstuurd en uitgewisseld. Het scannen van papieren facturen en het uploaden of e-mailen naar je boekhouding zal verdwijnen

  • Automatisch boeken

Het boeken van facturen is een kwestie van rubriceren. Brandstofbonnen bij de autokosten en je energienota bij huisvestingskosten. Reeleezee neemt je nu al veel van dit werk uit handen door intelligent gebruik te maken van eerder gemaakte boekingsvoorkeuren. Maar het gebruik van ‘big data’ is ook al ongemerkt in je boekhouding geslopen doordat wij boekingsvoorstellen maken gebaseerd op boekingservaringen van je collega-ondernemers.

  • PSD2

PSD2 is een nieuwe Europese wet die het mogelijk maakt dat derden, nadat je toestemming geeft, toegang kunnen krijgen tot je online betaalrekening. Dat betekent dat de bankkoppelingen zoals we die nu kennen zullen veranderen en dat veel meer banken dan nu het geval is gekoppeld kunnen worden.