Startgids: Betalen & Incasseren (SEPA)

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

Op 1 februari 2014 schakelen alle landen die lid zijn van de Europese Unie over op een nieuwe standaard voor girale betalingen via overschrijving en incasso.1 Deze nieuwe standaard is onderdeel van de introductie van SEPA (Single Euro Payments Area). Naar aanleiding van SEPA is er een aantal zaken veranderd binnen Reeleezee op het gebied van betalen en incasseren. In deze startgids wordt u stap voor stap uitgelegd hoe u SEPA betaal- en incasso-opdrachten aanmaakt.

Betalen

Instellingen voor betaalopdrachten

Indien u voorheen ClieOp betaalopdrachten aanmaakte in Reeleezee hoeft u geen aanpassingen te doen in uw instellingen om SEPA betaalopdrachten uit te kunnen voeren.

1. Algemene instellingen

Via [Instellingen > Algemene instellingen > Instellingen boekhouding] dient u in te stellen dat u vanuit Reeleezee betaal- en/of incasso-opdrachten wilt aanmaken:

startgids-sepa-betalingen-1

2. Bankinstelling:

Via [Kas & Bank > Instellingen Kas en Bank > Bankrekening, Kas & CreditCard] komt u in een overzicht waar u onder andere uw bankrekeningen kunt bekijken en bewerken. U klikt hier op de bankrekening waarvoor u SEPA betaalopdrachten wilt kunnen aanmaken. De bankkaart opent zich en bij de instelling voor ‘Betalen en incasseren’ zet u een vinkje bij ‘Deze rekening ondersteunt SEPA betaalopdrachten’. In het veld ‘Omschrijving betaling’ kunt u een korte tekst invullen die als omschrijving zal worden meegestuurd met de betalingen:

 

3. Leveranciersinstellingen: Betaalwijze

Via [Relaties > Leveranciers > Overzicht] komt u in een overzicht waar u al uw leveranciers kunt bekijken en bewerken. U klikt op een leverancier waarvoor u betalingen in een SEPA betaalopdracht wilt kunnen opnemen. De leverancierskaart opent zich en op het tabblad ‘Bankrekeningen’ vult u de gegevens in van de bankrekening(en) van de leverancier. Voert u een BBAN (regulier rekeningnummer) in en kiest u de juiste bank, dan genereert Reeleezee automatisch het correcte IBAN voor u. Zonder rekeningnummer is het niet mogelijk om een betaalopdracht voor deze leverancier aan te maken.

Inkoopfacturen kunnen alleen in een SEPA betaalopdracht worden opgenomen als op de boekingsbon de betaalwijze ‘Overschrijving’ of ‘Acceptgiro’ staat ingesteld. U kunt per leverancier instellen welke betaalwijze standaard op diens facturen moet worden gezet. U vindt deze instelling op het tabblad ‘Financieel’ van de leverancierskaart. Als u een nieuwe leverancier aanmaakt, staat betaalwijze standaard op ‘Overschrijving’ ingesteld en hoeft u dus niets te doen om voor deze leverancier betalingen te kunnen uitvoeren:

Betaalopdrachten aanmaken

Via [Kas & Bank > Betalen & incasseren > Betaalopdrachten] komt u in een overzicht met alle openstaande inkoopfacturen (en salarisbonnen en belastingaangiften). Vanuit dit overzicht is het mogelijk SEPA betaalopdrachten in het PAIN bestandsformaat aan te maken. Deze bestanden kunt u op uw computer opslaan en via telebankieren importeren bij uw bank (voor de Rabobank is er de mogelijkheid het bestand direct vanuit Reeleezee naar de bank te sturen). Op de volgende pagina’s wordt uitgelegd hoe het overzicht is opgebouwd en hoe u ermee kunt werken.

  1. De facturen staan in het overzicht gegroepeerd onder de bankrekening waarmee ze betaald zullen worden. De reden hiervoor is dat facturen die vanaf verschillende rekeningen betaald worden niet gecombineerd kunnen worden in een SEPA betaalopdracht.
  2. Door achter een bankrekening te klikken sluit u deze groep en verbergt u bijbehorende facturen.
  3. U kunt alleen posten van één bankrekening tegelijk aanvinken. Selecteert u een factuur bij bank A en vervolgens bij bank B, dan vervalt de selectie van de factuur van bank A.
  4. Met het selectievakje voor de naam van een bankrekening selecteert u alle openstaande facturen in de groep in een keer.
  5. Als u facturen heeft geselecteerd wordt onderaan het overzicht het huidig banksaldo, het totaal van de geselecteerde betaling(en) en het banksaldo na betalen van de selectie getoond.
  6. Facturen waarvan gegevens ontbreken kunnen niet geselecteerd worden. Er verschijnt een uitroepteken vooraan de regel. Beweegt u hier met de muis overheen, dan krijgt u te zien welke informatie mist.
  7. Facturen waarvan de vervaldatum verstreken is kleuren lichtrood en staan bovenaan. Facturen waarvan de vervaldatum nog niet verstreken is zijn lichtgroen.
  8. In de kolom ‘Specificatie’ kunt u klikken op de blauwe tekst. De inkoopfactuur opent zich nu en u kunt het document desgewenst aanpassen.
  9. In het overzicht worden standaard alleen de openstaande facturen getoond waarop staat ingesteld dat ze met betaalwijzen overschrijving of acceptgiro zullen worden betaald. Door op het filter ‘Betaalwijze’ te klikken kunt u ook facturen met andere betaalwijzen zichtbaar maken. Facturen met andere betaalwijzen dan overschrijving of acceptgiro zijn grijs gekleurd en kunt u niet selecteren.
  10. Openstaande facturen waarvan de betaling al onderweg is worden standaard niet getoond (u heeft de factuur bijvoorbeeld al met een eerdere betaalopdracht betaald). Via het knopje ‘Instellingen’ kunt u het filter ‘Toon betalingen onderweg’ activeren zodat ook de reeds betaalde facturen zichtbaar worden.
  11. Als u tevreden bent met uw selectie klikt u op de knop ‘Uitvoeren’; het venster ‘Uitvoeren opdrachten’ verschijnt. In de volgende paragraaf leest u meer over de verschillende opties in dit venster.
4. Betaalopdrachten uitvoeren

In het venster ‘Uitvoeren opdrachten’ bepaalt u de eigenschappen van de betaalopdracht die u bij uw bank gaat aanbieden. De instellingen die u kunt aanpassen zijn:

startgids-sepa-betalingen-5

  1. Verzendmethode | Voor de meeste banken is het noodzakelijk dat u de betaalopdracht eerst downloadt op uw computer en vervolgens uploadt in de telebankieromgeving van de bank. Als de optie ‘Opdrachten downloaden in een bestand en zelf bij bank aanbieden’ is gekozen, zal er een exportbestand in PAIN formaat worden aangemaakt dat u kunt downloaden en vervolgens bij uw bank kunt aanbieden. Alleen als u bankiert bij de Rabobank heeft u de mogelijkheid om de betaalopdracht rechtstreeks vanuit Reeleezee naar de bank te sturen. U dient hiervoor uw Rabobank rekening te koppelen met uw Reeleezee administratie (alleen voor Rabobank Professional pakket). Nadat u uw betaalrekening met Reeleezee heeft gekoppeld, zal de optie ‘Opdrachten automatisch naar bank verzenden’ beschikbaar worden. Let op: de betaalopdracht wordt pas door uw bank uitgevoerd nadat u deze in de telebankieromgeving heeft gefiatteerd met de Rabobank Random Reader.
  2. Formaat | Vanaf 1 februari 2014 zal het ClieOp formaat niet meer beschikbaar zijn. Kiest u hier voor SEPA, dan wordt de betaalopdracht geëxporteerd in het PAIN formaat.
  3. Betaaldatum | Kiest u voor ‘Alle betaalopdrachten uitvoeren op datum XX-XX-XXXX’, dan zal uw bank opdracht krijgen om alle facturen op de ingestelde datum te betalen. Kiest u voor ‘Betaling uitvoeren op betaaldatum per document’, dan zal de bank per factuur kijken naar de betaaldatum die staat ingesteld op het document. In veel gevallen zal de keuze voor deze opties ervoor zorgen dat de bank op verschillende dagen een opdracht voor u gaat uitvoeren, wat kan resulteren in hogere kosten. Op een boekingsbon bekijkt en verandert u de betaaldatum onderaan de bon, onder het knopje ‘meer op ties’:

startgids-sepa-betalingen-6

Incasseren

Door de nieuwe SEPA regelgeving verandert er op het gebied van incasseren het een en ander. Hieronder een aantal punten die uw administratie in Reeleezee zullen beïnvloeden:

Uw klanten dienen u te machtigen om geld van hun rekening te incasseren. U kunt hiervoor zelf een machtiging opstellen en deze laten ondertekenen door uw klanten. Reeds bestaande machtigingen die uw klanten hebben afgegeven voor Nederlandse automatische incasso zijn ook geldig als machtiging voor EURO incasso en hoeven niet te worden vernieuwd.2 De gegevens van de machtigingen dient u elektronisch vast te leggen. U kunt de gegevens in Reeleezee op de
klantkaarten registreren.

Indien u voorheen al incasseerde bij uw klanten, stuurt uw bank u een nieuw incassocontract dat het oude contract vervangt. De gegevens van dit contract kunt u in Reeleezee vastleggen.
Vanaf 1 februari 2014 dienen de incasso-opdrachten niet meer in ClieOp formaat maar in PAIN formaat naar de bank gestuurd te worden. Tot dat moment kunt u binnen Reeleezee zelf kiezen welk formaat u wilt gebruiken. Daarna worden alle incasoo-opdrachten standaard in PAIN formaat geëxporteerd.

In het PAIN exportbestand dient per incasso te worden aangegeven of het om een eerste, volgende of eenmalige incasso gaat. Reeleezee doet dit automatisch voor u.

Opdrachten voor eenmalige incasso’s en eerste incasso’s uit een reeks moeten minimaal 5 dagen van tevoren bij de bank worden aangeboden. Opdrachten voor vervolgincasso’s uit een reeks moeten minimaal 2 dagen van te voren bij de bank worden aangeboden.3 Reeleezee zorgt ervoor dat de voorgeschreven aanlevertermijnen in acht worden genomen.
Als u bij een klant gaat incasseren, dient u deze hier minimaal 14 dagen van tevoren over in te lichten.4 Vroeg in 2014 zal het mogelijk worden om deze vooraankondiging op uw Reeleezee facturen te vermelden.

Instellingen voor incasso-opdrachten

Of u al lange tijd incasso-opdrachten in Reeleezee aanmaakt of nieuwe klant bent maakt geen verschil. In beide gevallen zult u een aantal zaken moeten inrichten in uw administratie om SEPA incasso-opdrachten te kunnen genereren.

startgids-sepa-betalingen-7

1. Algemene instellingen

Via [Instellingen > Algemene instellingen > Instellingen boekhouding] dient u in te stellen dat u vanuit Reeleezee betaal- en/of incasso-opdrachten wilt aanmaken.

2. Bankinstelling: Incassocontract

Via [Kas & Bank > Instellingen Kas en Bank > Bankrekening, Kas & CreditCard] komt u in een overzicht waar u onder andere uw bankrekeningen kunt bekijken en bewerken. U klikt hier op de bankrekening waarvoor u SEPA incasso-opdrachten wilt kunnen aanmaken. De bankkaart opent zich en bij de instelling voor ‘Betalen en incasseren’ zet u een vinkje bij ‘Deze rekening ondersteunt SEPA incasso-opdrachten’. Dit vinkje ontsluit een kader waarin u de gegevens van het incassocontract dat u met uw bank heeft afgesloten kunt vastleggen:

startgids-sepa-betalingen-8

  1. Soort incassocontract | U kunt een incassocontract met uw bank afsluiten voor twee soorten incasso: EURO-incasso (B2C) en EURO bedrijven incasso (B2B). Afhankelijk van de keuze die u hier maakt wordt er in de incasso-opdracht die u vanuit Reeleezee aanmaakt de juiste typering meegegeven.
  2. Incassant ID | Op het incassocontract vindt u uw persoonlijke Incassant ID. Dit unieke nummer wordt meegestuurd in de incasso-opdrachten die u vanuit Reeleezee aanmaakt.
  3. Begrenzingen | Een aantal banken stelt grenzen aan de omvang van incasso-opdrachten. U kunt zelf bij uw bank nagaan of dergelijke begrenzingen van toepassing zijn. Als u een begrenzing overschrijdt bij het aanmaken van een incasso-opdracht in Reeleezee, dan krijgt u een waarschuwing te zien en kunt u de selectie te incasseren facturen aanpassen.
3. Klantinstellingen: Betaalwijze en Incassomachtiging

Via [Relaties > Klanten > Overzicht] komt u in een overzicht waar u al uw klanten kunt bekijken en bewerken. U klikt op een klant waarvan u betalingen met een SEPA incasso-opdracht wilt kunnen incasseren en kiest voor het tabblad ‘Financieel’. Op dit tabblad kunt u onder andere de standaard betaalwijze voor de klant kiezen. Verkoopfacturen kunnen alleen in een SEPA incasso-opdracht worden opgenomen als op de factuur of de boekingsbon de betaalwijze ‘Eenmalige incasso’ of ‘Automatische incasso’ (wordt binnenkort EURO incasso) staat ingesteld. Als u een nieuwe klant aanmaakt, staat betaalwijze standaard op ‘Overschrijving’ ingesteld. Wilt u bij de klant kunnen incasseren, dan dient de Betaalwijze dus te worden aangepast:

startgids-sepa-betalingen-9

In bovenstaande afbeelding is te zien dat er achter de betaalwijze een waarschuwing verschijnt: “Let op: Klantmachtiging ontbreekt op het tabblad ‘Bankrekeningen’!” Deze melding wijst u erop dat u alleen bij uw klant mag incasseren indien deze u daartoe gemachtigd heeft. Reeleezee biedt u de mogelijkheid de gegevens van de klantmachtiging op te slaan op het tabblad ‘Bankrekeningen’.

In het bovenste gedeelte van het tabblad ‘Bankrekeningen’ vult u de gegevens in van de bankrekening(en) van de klant. Voert u een BBAN (regulier rekeningnummer) in en kiest u de juiste bank, dan genereert Reeleezee automatisch het correcte IBAN voor u. Zonder rekeningnummer is het niet mogelijk om een incasso-opdracht voor deze klant aan te maken.

In het onderste gedeelte legt u de gegevens van de door de klant afgegeven incassomachtiging vast. Door het zetten van een vinkje bij ‘Voor deze rekening heeft de klant een incassomachtiging afgegeven’ ontsluit u een kader waarin u de gegevens van de klantmachtiging kunt registreren (zie afbeelding op volgende pagina).

startgids-sepa-betalingen-10

De gegevens die u kunt vastleggen zijn:

  1. Eigen rekening waarmee wordt geïncasseerd | Hier kiest u uit uw eigen rekening de rekening waarmee u de facturen van de betreffende klant wilt incasseren.
  2. Datum machtiging | Dit is de datum waarop de klant zijn machtiging aan u heeft afgegeven.
  3. Machtigingskenmerk | Dit is het unieke kenmerk dat zal worden meegestuurd in de incassoopdracht. Reeleezee genereert automatisch een kenmerk voor de klantmachtigingen. Dit bestaat uit een uniek klantnummer (kan afwijken van het zichtbare debiteurnummer) en een volgnummer voor iedere machtiging die de klant heeft afgegeven. Wilt u afwijken van het automatisch gegenereerde kenmerk, dan zet u een vinkje bij ‘Gebruik ander machtigingskenmerk’ en vult u het bijbehorende veld met een ander machtigingskenmerk.
  4. Soort machtiging | Uw klant kan u machtigen tot een eenmalige of een doorlopende incasso. Hier stelt u in welk van de twee situaties van toepassing is. De keuze die u hier maakt heeft invloed op de aanlevertermijn van de incasso-opdracht. Een eenmalige incasso of de eerste uit een doorlopende reeks moet langer van tevoren bij de bank worden aangeleverd dan
    vervolgincasso’s. Reeleezee bekijkt per incasso of het een eerste, eenmalig of vervolgincasso is en houdt automatisch rekening met bijbehorende aanlevertermijn.
  5. Begrenzing | Uw klant kan een maximum stellen aan het bedrag dat u per transactie van diens rekening mag incasseren. Dit maximum kunt u hier registreren.

Incasso-opdrachten vermaken

Via [Kas & Bank > Betalen & incasseren > Incasso-opdrachten] komt u in een overzicht met alle openstaande verkoopfacturen (en -boekingsbonnen). Vanuit dit overzicht is het mogelijk SEPA incasso-opdrachten in het PAIN bestandsformaat aan te maken. Deze bestanden kunt u op uw computer opslaan en via telebankieren importeren bij uw bank (voor de Rabobank is er de mogelijkheid het bestand direct vanuit Reeleezee naar de bank te sturen). Hieronder wordt uitgelegd hoe het overzicht is opgebouwd en hoe u ermee kunt werken.

startgids-sepa-betalingen-11

  1. De facturen staan in het overzicht gegroepeerd onder de bankrekening waarmee ze geïncasseerd zullen worden. De reden hiervoor is dat facturen die naar verschillende rekeningen geïncasseerd worden niet gecombineerd kunnen worden in een SEPA betaalopdracht.
  2. Door achter een bankrekening te klikken sluit u deze groep en verbergt u bijbehorende facturen.
  3. U kunt alleen posten van één bankrekening tegelijk aanvinken. Selecteert u een factuur bij bank A en vervolgens bij bank B, dan vervalt de selectie van de factuur van bank A.
  4. Met het selectievakje voor de naam van een bankrekening selecteert u alle openstaande facturen in de groep in een keer.
  5. Als u facturen heeft geselecteerd wordt onderaan het overzicht het huidig banksaldo, het totaal van de geselecteerde ontvangst(en) en het banksaldo na ontvangen van de selectie getoond.
  6. Facturen waarvan gegevens ontbreken kunnen niet geselecteerd worden. Er verschijnt een uitroepteken vooraan de regel. Beweegt u hier met de muis overheen, dan krijgt u te zien welke informatie mist.
  7. In de kolom ‘Specificatie’ kunt u klikken op de blauwe tekst. De verkoopfactuur opent zich nu en u kunt het document desgewenst aanpassen.
  8. In de kolom ‘Factuurdatum’ wordt de datum getoond die op de factuur staat.
  9. In de kolom ‘Aangekondigde incassodatum’ wordt de datum getoond die u aan uw klant heeft gemeld als datum waarop u de factuur zult incasseren. Deze datum kan komt overeen met de ‘Betaaldatum’ op de factuur. Verandert u de betaaldatum, dan verandert de aangekondigde incassodatum.
    Vroeg in 2014 zal het mogelijk worden om direct op uw factuur de voorgenomen incassodatum te vermelden. Tot die tijd kunt u uw klanten bijvoorbeeld per e-mail of telefoon op de hoogte brengen van het moment van incasseren.
  10. In de kolom ‘Eerst mogelijke incassodatum’ staat momenteel dezelfde datum als in de kolom ‘Aangekondigde incassodatum’.
    Vroeg in 2014 zal deze kolom de eerst mogelijke incassodatum gaan tonen. Deze datum reageert op de verplichte aanlevertermijnen voor incasso-opdrachten: minimaal 5 dagen van tevoren voor eerste en eenmalige incasso’s en minimaal 2 dagen van tevoren voor vervolgincasso’s (afwijkingen per bank mogelijk). Er zijn twee mogelijke scenario’s:
    Als de aangekondigde incassodatum na de datum waarop de minimale aanlevertermijn voor de incasso-opdracht verstreken is ligt, dan kunt u de factuur niet meer op de aangekondigde incassodatum incasseren. De regel kleurt rood. Reeleezee rekent voor u uit wat de eerst mogelijke incassodatum is. Het is aan u om de herziene incassodatum bij uw klant aan te kondigen.
    Als de aangekondigde incassodatum op of voor de datum waarop de minimale aanlevertermijn voor de incasso-opdracht verstreken is ligt, dan kunt u de factuur probleemloos op de aangekondigde incassodatum incasseren. In dit geval is de eerst mogelijke incassodatum gelijk aan de aangekondigde incassodatum. De regel kleurt groen.
  11. Facturen waarvan de aangekondigde incassodatum nog niet verstreken is kleuren lichtgroen en staan bovenaan. Facturen waarvan de aangekondigde incassodatum verstreken is kleuren lichtrood en staan onderaan. Vroeg in 2014 verandert de logica van de kleurcoderingen zoals te lezen onder punt 10.
  12. In het overzicht worden standaard alleen de openstaande facturen getoond waarop staat ingesteld dat ze met betaalwijzen eenmalige incasso of automatische incasso (wordt EURO incasso) zullen worden betaald. Door op het filter ‘Betaalwijze’ te klikken kunt u ook facturen met andere betaalwijzen zichtbaar maken. Facturen met andere betaalwijzen dan eenmalige incasso of EURO incasso zijn grijs gekleurd en kunt u niet selecteren.
  13. Openstaande facturen waarvan de betaling al onderweg is worden standaard niet getoond (u heeft de factuur bijvoorbeeld al met een eerdere incasso-opdracht geïncasseerd). Via het knopje ‘Instellingen’ kunt u het filter ‘Toon betalingen onderweg’ activeren zodat ook de reeds betaalde facturen zichtbaar worden.
  14. Als u tevreden bent met uw selectie klikt u op knop ‘Uitvoeren’; het venster ‘Uitvoeren opdrachten’ verschijnt. Op de pagina 4 leest u onder ‘3 Betaalopdrachten uitvoeren’ meer over de opties in dit venster.