Startgids: Ontvangen facturen en bonnen invoeren

Geplaatst op Geplaatst in Startgidsen

Naast uw omzet en overige opbrengsten moet u ook de kosten die uw bedrijf maakt registreren. U heeft te maken met bijvoorbeeld telefoonkosten, benzinekosten, huur van uw kantoorpand, kosten van briefpapier e.d. Dit zijn allemaal kosten die u maakt ten behoeve van de normale bedrijfsvoering. Over deze kosten heeft u bovendien BTW betaald die u, als u BTW-plichtig bent, ook kunt terugvorderen bij de Belastingdienst. Deze bedrijfskosten kunt u in Reeleezee invoeren door het aanmaken van boekingsbonnen in de rode map ‘Uitgaven’.

Welk moment u kiest voor het aanmaken van de bonnen maakt niet uit. U kunt ze aanmaken op het moment dat u een factuur of bonnetje ontvangt, ongeacht deze al betaald is of niet. In deze Startgids laten we u zien hoe u boekingsbonnen vooraf aanmaakt. U kunt ze ook aanmaken op het moment dat u de bijbehorende betaling op uw bankafschrift ziet staan. Hoe u dat doet wordt beschreven in de startgids ‘Betalingen verwerken op bankafschriften’.

Reeleezee biedt ook de mogelijkheid om uw facturen en bonnen in te scannen en te boeken. U heeft dan meteen een digitale kopie van het originele document in uw administratie staan. Meer informatie hierover vindt u in de Startgids ‘Ontvangen facturen scannen’.

1Een nieuwe uitgavenbon maken

De facturen en bonnen die uw bedrijf krijgt, voert u in de rode map Uitgaven > Boekingsbonnen > Overzicht. Hier vindt u een overzicht van de reeds ingevoerde boekingsbonnen in uw administratie. Als u begint met uw administratie is het overzicht nog leeg. Om een nieuwe bon te maken klikt u op de knop ‘Nieuw’. De lege bon voor het boeken van de uitgaven verschijnt nu rechts in beeld.

startgids-ontvangen-facturen-en-bonnen-invoeren-2012-1

2De bon invullen

Relatie

startgids-ontvangen-facturen-en-bonnen-invoeren-2012-2

Op de bon kiest u allereerst de leverancier bij ‘Relatie’. U kunt een aantal letters van de naam intikken en dan wordt er gezocht naar een bestaande leverancier in uw administratie. Bestaat de leverancier nog niet dan voert u hier de gewenste gegevens in.

Na opslaan of boeken van de bon worden de gegevens toegevoegd aan uw leveranciersbestand in de map Relaties > Leveranciers.

Boeking

startgids-ontvangen-facturen-en-bonnen-invoeren-2012-3

Bij ‘Boeking’ selecteert u de specificatie of grootboekrekening waarop u de kosten wilt verantwoorden en registeren. Dit is in feite de eerste factuurregel waar u een zogenaamde kostenrekening, bijvoorbeeld ‘Telefoonkosten’ kiest. U voert bij het eerste datumveld de datum van de factuur in. Bij het tweede datumveld kunt u de boekdatum of rapportagedatum aanpassen. Dit is de datum waarop de kosten verwerkt moet worden op de Winst&Verlies rekening.
Bij referentie voert u het alfanumerieke factuurnummer dat op de inkoopfactuur of bon vermeld staat.

Via het blauwe linkje ‘Instellingen’ kunt u ‘Toon omschrijving’ activeren. Zo kunt u een omschrijving invoeren van deze factuur of bon. Deze omschrijving is van belang voor uw eventuele boekhouder of accountant ter controle van uw administratie.

Totaalbedrag

startgids-ontvangen-facturen-en-bonnen-invoeren-2012-4

Hier vult u het totaalbedrag van uw ontvangen factuur of bon in en kiest u het juiste BTW percentage dat daarop vermeld wordt. Door op het pijltje te klikken kunt u uit een lijst van BTW codes het juiste toegepaste percentage selecteren. Reeleezee rekent automatisch het BTW bedrag voor u uit.

Via het blauwe linkje ‘Instellingen’ kunt u aangeven dat u de valuta wilt tonen zodat u een andere valuta dan de Euro kan kiezen.

Regels

startgids-ontvangen-facturen-en-bonnen-invoeren-2012-5

Als u meerdere regels wilt toevoegen omdat er verschillende soorten kosten op de factuur of bon staan, klikt u het blauwe pijltje in het blok ‘Regels’ aan. U treft hier de eerste regel met de eerder gekozen kostenrekening aan. Indien u meer regels wilt invoeren past u het bedrag excl. BTW aan, rechts naast het omschrijvingsveld.

U krijgt onderin de bon een melding te zien dat u nog wat moet invoeren. Vervolgens klikt u op de ‘+’ onder de eerste regel en er zal een tweede regel verschijnen waar u de benodigde gegevens kunt invoeren.

startgids-ontvangen-facturen-en-bonnen-invoeren-2012-6

Tip: Indien er sprake is van verschillende Nederlandse BTW-tarieven maar geen verschillende soorten kosten, kunt u dit invoeren met één regel. U kunt dan het BTW-tarief ‘NL, BTW-bedrag zelf specificeren’ kiezen. U bent dan vrij om zelf het BTW-bedrag in te tikken. Het gehele BTW-bedrag wordt vervolgens als voorbelasting op uw BTW-aangifte verwerkt.

Via het blauwe linkje ‘Instellingen’ kunt u velden activeren voor het kiezen van dimensies of kostenplaatsen. Dimensies kunt u gebruiken als u bijvoorbeeld een projectenadministratie wilt bijhouden. Reeleezee biedt de volgende dimensies als optie: Project, Medewerker, Product, Afdeling.

Als u de voorraadadministratie bijhoudt met Reeleezee Voorraad kunt u ‘Product’, ‘Aantal’ en ‘Prijs’ tonen op de bon zodat u deze kunt invullen.

Meer opties

startgids-ontvangen-facturen-en-bonnen-invoeren-2012-7

Onderin de bon wordt een linkje ‘Meer opties’ weergegeven. Door hier op te klikken activeert u het blokje ‘Betaling’. Door op de betaalgegevens te klikken kunt u gegevens invullen voor een betalingsopdracht die u vanuit Reeleezee naar uw bank verstuurt. Dit doet u alleen als u de factuur nog moet betalen aan de leverancier. Indien dit niet van toepassing is hoeft u de ‘Meer opties’ niet aan te klikken.

Let op: door de betalingsinformatie in het blokje ‘Betaling’ in te voeren geeft u de bon niet de status ‘Betaald’. De status ‘Betaald’ wordt automatisch gegeven als u in de map Kas & Bank een betaling, in de vorm van een afschriftregel, koppelt aan deze openstaande bon.

3De bon opslaan

Als u de gegevens heeft ingevuld klikt u op de knop ‘Boeken’. De boekingsbon wordt nu opgeslagen en krijgt de status ‘Openstaand’. De bon verschijnt automatisch in het overzicht van de ingevoerde bonnen. Bovenin het overzicht staan diverse filter- en groeperingsopties waarmee u het overzicht naar eigen wens kan weergeven.

startgids-ontvangen-facturen-en-bonnen-invoeren-2012-8

4De bon wijzigen of verwijderen

Eenmaal geboekte bonnen kunt u altijd weer wijzigen of verwijderen, zolang de BTW niet al is verwerkt op een verstuurde BTW-aangifte. Hiertoe klikt u in het overzicht op de boekingsbon die u wilt aanpassen of verwijderen. U kunt dan met de knop ‘Bewerken’ de boekingsbon aanpassen en met de knop ‘Verwijderen’ de boekingsbon verwijderen.